Como Aproveitar Com Sucesso a Sua Lista de E-Mail Para a Sua Causa

Por Susannah Vila

Colecionar endereços de e-mail e usá-los para mobilizar seus colaboradores é uma das tarefas mais simples apesar de ser uma das táticas mais importantes de organização online.

Como diria Ricken Patel, “Alguém operarando a partir de seu quarto pode fazer isso melhor do que uma organização multimilionária com uma equipe enorme.”

Antes de mais nada, leia essas dicas para transformar uma lista de contatos de e-mail em uma ferramenta poderosa de ativismo político.

Passo 1.

Você está se comunicando com as pessoas online, a fim de servi-las, e não a você e a sua organização, então comece a perguntar aos seus associados com o que eles se preocupam mais. Por que eles apoiam a sua causa? Quais são os seus objetivos e idéias de sucesso em relação a causa?

Só envie um e-mail após compreender as necessidades dos seus associados.

Dica!

Pergunte às pessoas em redes sociais, utilize serviços de pesquisa gratuitos como o Survey Monkey, ou use telefones celulares.

Passo 2.

Escreva o seu primeiro e-mail. Se você estiver com sorte, as pessoas lerão o assunto e a primeira sentença, então coloque o máximo de coisas importantes que você puder nesse espaço — prossiga com um fato ou uma reportagem recente que provoque emoções — e certifique-se de que o link esteja imediatamente visível.

Dica!

Os nomes anexados ao seu e-mail devem ser considerados autênticos e confiáveis pelos seus associados. Considere ter o e-mail do diretor da organização para contato ao invés do nome da sua organização.

Passo 3.

Que ações você deseja obter a partir do seu e-mail? Cada e-mail enviado deve estar associado a uma ação.

 

Você quer que o destinatário clique em um link? Então inclua-o duas ou três vezes dentro do e-mail, e certifique-se de que cada link leve o leitor para a mesma página.

Você está divulgando um evento? Lembre-se de incluir todas as informações pertinentes incluindo hora, local, e ponto de referência.

Passo 4.

Mantenha o seu e-mail curto e objetivo. Assim que você conseguir a atenção das pessoas com o assunto do e-mail, você deve ser capaz de passar a sua mensagem no curto espaço de tempo que os destinatários tem para lê-la.

Dica!

Alterne; varie os pedidos que você faz as pessoas.

Passo 5.

Decida quando e com que frequência, você enviará e-mails. Procure estipular um calendário de e-mail, por exemplo, uma mensagem por semana, e cumpra-a. A única exceção é se a sua causa virar manchete nos noticiários ou se surge uma ação urgente. Neste caso, você deve alterar seu calendário e enviar e-mails com mais frequência. As pessoas serão mais receptivas a seus e-mails se o problema que você estiver abordando esteja no noticiário.

Envie os e-mail na parte da manhã quando as pessoas estão mais propensas a olhar a caixa de entrada. Evite as sextas-feiras!

Dica!

Parece óbvio, mas deve ser enfatizado: Não envie muitos e-mails!

Dica!

Todo mundo quer fazer a diferença. Seu trabalho é dar-lhes a história certa, que é verdadeira e verossímel, para convencê-los de que seus anseios podem ser realizados caso eles se empenhem nesse sentido. Gaste pouco tempo se for falar de um problema sem oferecer uma solução.

Passo 6.

Faça enquetes e confira os resultados. Volte a conferir os resultados com os seus colaboradores.

Passo 7.

Defina metas para as suas campanhas de e-mail e use o Google Analytics para medir o seu sucesso em relação a esses objetivos. Quantas pessoas clicaram no link que você colocou no e-mail? Se você enviou um e-mail às 10:00 horas e outro às 16:00, qual deles foi aberto e clicado com maior frequência?

Passo 8.

Desenvolva relações entre o remetente e os destinatários. Um pessoa real com um nome em vez de uma organização muitas vezes faz um trabalho melhor em chamar a atenção das pessoas.

Se houver poucas pessoas com a sua disponibilidade e você tem funções diferentes dentro do seu grupo ou organização, considere a criação de “e-mail relationships,” com seus associados para que os e-mails sobre um determinado tema sempre venham endereçados para João B. enquanto e-mails sobre outro assunto sejam encaminhados para Suzy S.

Dica!

Certifique-se de que seu e-mail se pareça com uma conversa [formal ou informal]. O e-mail vem de uma pessoa real, assim faça-a soar como uma conversa real! Não tenha medo de usar um estilo ou personalidade específica.

Passo 9.

Acompanhe. Se alguém se inscrever em sua lista de e-mail, isso significa que está pelo menos levemente interessado pelo seu trabalho. Se alguém toma a atitude sugerida no e-mail, isso significa que está bastante interessado — aproveite essa oportunidade. Peça-lhes imediatamente para ajudar com alguma outra coisa. Por exemplo, peça ao seu colaborador para contar a um amigo sobre sua causa, para segui-lo no Twitter, ou para participar de um evento.

Escreva uma lista de atividades que você vai pedir em sua lista de e-mail. Você deve escolher uma atividade para os cadastrados a bastante tempo e uma outra atividade para aqueles recém cadastrados que cumpriram a atividade proposta no primeiro e-mail que receberam, e assim por diante...

Passo 10.

Existe um e-mail para o qual os destinatários podem entrar em contato com você? Certifique-se de que eles podem clicar em “responder,” após receberem um e-mail seu, e se comunicar com uma pessoa real em um endereço de e-mail funcional.

Passo 11.

Você publica um resumo semanal de notícias ou um boletim mensal? Envie esta informação à sua lista de e-mail!

Passo 12.

Quando você receber novas inscrições por e-mail, faça algo além de colocá-los na lista regular. Envie-lhes um e-mail de boas-vindas que descreve a campanha e/ou a organização e o que se deve esperar. Sem este contexto, os e-mails regulares que você enviar não serão tão poderosos ou convincentes.

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Como Recrutar e Gerenciar Voluntários

Por Susanna Vila

Parte da construção do seu sucesso significa alcançar uma maior visibilidade para obter novos recursos, incluindo voluntários. Se as ações que você concluiu ganharam notoriedade, as chances são que você tem uma oportunidade de atrair mais pessoas para a sua campanha. Comece recrutando voluntários, mas lembre-se o quão importante é ter um plano de gestão dos mesmos.

Recrutando…

Passo 1.

Em primeiro lugar, levará algum tempo para avaliar as necessidades de sua organização e de como você pode utilizar a ajuda de voluntários. Que tipo de suporte você está procurando?

A prestação de serviços diretos através do voluntariado envolve a participação ativa em serviços administrativos no geral, serviços de tradução, apoio na organização de eventos, e solicitação de doações.

Voluntariado de serviços especializados gratuitos são associações ou indivíduos exercendo suas habilidades profissionais como web design, contabilidade, e marketing.

Passo 2.

Que tipo de compromisso você espera dos voluntários? Prestação de serviço temporário ou efetivo? Elabore um texto de convocação e envie-o por e-mail para recrutar voluntários, e inclua uma descrição da sua organização ou campanha e quais seriam as responsabilidades do voluntário, assim como as habilidades específicas e disponibilidade de horário necessária. Você pode divulgar este anúncio em várias plataformas e mídias sociais para recrutar voluntários.

Passo 3.

Confira as diferentes ferramentas e plataformas disponíveis para a divulgação de oportunidades de voluntariado:

- Adicione a sua organização no Idealist e em listas de classificados para oportunidades de voluntariado. Idealist é uma plataforma de renome e respeitada “onde as pessoas e as organizações podem trocar recursos e idéias, encontrar oportunidades e colaboradores, e tomar medidas para realizar mudanças significativas.

- Crie um perfil no Jumo, onde qualquer um pode adicionar uma organização, desde que tenha um EIN (Employer Identification Number), então verifique e certifique-se que algum colaborador ainda não tenha adicionado o seu grupo.

- Se você está nos Estados Unidos, faça um perfil no VolunteerMatch

- Outros sites que podem ser úteis:

- Causecast

- Sparked

- Care2

- Do Something 

- Changents

- All For Good

Pesquise por aí e descubra quais os sites são fáceis de se usar e mais úteis a sua organização.

Dica!

Quando for adicionar informação pertinente ao seu anúncio, é muito importante adicionar palavras-chave porque é por elas que os interessados em oportunidades encontrarão o seu anúncio.

Passo 4.

Antes de se inscrever em diversas plataformas de mídias sociais para postar oportunidades, olhe nas suas redes existentes, presença online e estratégia na web.

- Pergunte aos seus amigos e conhecidos. Pedidos feitos pessoalmente são muito mais eficazes do que qualquer outro meio.

- Aproveite as suas contas no Twitter e no Facebook para satisfazer às suas necessidades.

Seus anúncios devem ser diretos e claros sobre o tipo de ajuda voluntária que você precisa, como “Procuro por voluntários para nos ajudar em nosso próximo evento no dia [data do evento]. Você pode ajudar? Envie um e-mail para [endereço de e-mail]” ou “Você pode nos ajudar na divulgação de nossa petição?”

Dica!

Aproveite o contato de networks como grupos de igreja, associações e etc para saber se eles desejam fazer o mesmo que você.

Passo 5.

Lembre-se que bombardear a caixa de entrada dos simpatizantes da sua causa é um ótimo jeito de conseguir voluntários. Leia Como Aproveitar Com Sucesso a Sua Lista de E-Mail Para a Sua Causa. Lembre-se de escrever no campo de assunto e no corpo do e-mail de forma clara e use uma linguagem que encoraje os destinatários a partir para a ação (e se voluntariar). Deixe claro que você não está solicitando doações, mas sim que você está procurando ajuda e experiência dos seus simpatizantes.

Passo 6.

Felizmente, as pessoas verão as suas postagens e responderão que elas gostariam de prestar um serviço voluntário para o seu grupo. Responda prontamente aos pedidos de voluntariado e forneça informações adicionais e detalhes. A qualquer momento que alguém se prontificar a ajudar, pergunte se possuem amigos que poderiam se juntar a causa também.

Passo 7.

Reserve um pouco do seu tempo para entrevistar e examinar cuidadosamente os possíveis voluntários.

Voluntários ocupam muito da disponibilidade de tempo dos coordenadores, então faça um processo de triagem cauteloso para ajudar a eliminar os que não forem suscetíveis de permanecer na causa por muito tempo. Se alguém quiser ser voluntário, comece por reunir-se de 15 a 30 minutos com o candidato a voluntário para falar sobre a organização, descobrir que tipos de coisas o candidato está interessado em fazer, e determinar se existe um serviço adequado. A entrevista também lhe dá uma oportunidade para avaliar as necessidades do voluntário, e se os transtornos que ele poderia causar não compensam as contribuições que ele possa dar.

Após a reunião, libere o entrevistado depois que você fornecer o material informativo e peça-o para entrar em contato em breve, se ele ainda estiver interessado na vaga. Isto pode ajudar a excluir as pessoas desqualificadas do processo seletivo.

Gerenciando…

Passo 8.

Uma vez que você já tenha selecionado os voluntários:

-É uma boa idéia explicar-lhes a visão, os planos e como eles se tornarão parte da equipe.

-É uma ótima idéia dar aos voluntários novas atividades e maiores responsabilidades conforme eles venham apresentando resultados ao longo do tempo.

-Importantíssimo: tenha um plano estabelecido de como se dará o treinamento dos voluntários novatos.

Passo 9.

Elabore um plano para a pessoa responsável pela supervisão e retenção de voluntários. Este cargo é chamado geralmente de Coordenador de Voluntários. Invista também em seus melhores voluntários (capazes e fiéis) recompensando-os com quantidades extras de treinamento.

Seja firme ao pedir a alguém para se retirar do grupo quando os transtornos que causam forem maiores que as contribuições que prestam.

Passo 10.

Uma habilidade fundamental para qualquer organização nova é a de gerir uma alta rotatividade de voluntários. Isto resume-se essencialmente a uma boa organização e arquivamento.

Muitas ONGs têm a sorte de ter um escritório composto por voluntários, mantenha algum tipo de registro na recepção ou na mesa do voluntário. O registro é usado como um histórico de quem telefonou, que procedimento foi feito, e que medidas foram tomadas. Ele também é usado para fazer anotações sobre outros trabalhos em andamento, e o que ainda precisa ser feito. Você pode fazer isso usando o Google Docs.

Certifique-se de incluir uma coluna indicando quem fará o quê, e outra para marcar quando um trabalho foi concluído. Junto com o histórico, você também deve manter um manual para os voluntários, com uma série de descrições de trabalhos voluntários relevantes.

As comunicações escritas e as boa práticas de manutenção de registros são essenciais para manter cada voluntário informado sobre as últimas realizações, e guiá-los na direção certa quando se perguntarem o que precisa ser feito.

Passo 11.

É uma boa idéia designar cada voluntário a uma equipe específica e a um papel claramente definido. As descrições de trabalho devem incluir, no mínimo, o seguinte:

-Cargo

-Propósito

-Responsabilidades (incluindo a apresentação de relatórios)

-Habilidades e conhecimento necessários

-Disponibilidade de tempo requerida por semana ou por mês, localização, benefícios e uma boa descrição das atividades do trabalho.

Às vezes, é recomendado anexar informações adicionais a descrição do trabalho, tais como mapa de localização, scripts de mensagens, etc.

Passo 12.

Organize eventos e encontros para os seus voluntários. Desta forma, eles se encontram com os outros, fazem amizades e se sentem parte de uma grande equipe.

Faça uma reunião, juntando um grupo de voluntários para aprender um conjunto específico de habilidades. Para seu próprio bem, tente agendar o treinamento dos voluntários em conjunto e não individualmente. Claro, alguns voluntários desempenham um papel muito específico na organização e isso exigirá uma atenção indvidualizada.

Faça um evento para a equipe de trabalho, semelhante a uma reunião dos voluntários, exceto que o objetivo é realizar uma determinada tarefa. Esta é uma ótima maneira de entreter as pessoas que se preocupam com as mesmas coisas e que realizam as tarefas propostas.

Passo 13.

Uma vez que eles não são pagos por suas valiosas contribuições, reconhecimento e recompensas são um aspecto importante do voluntariado para a maioria das pessoas. Qualquer um quer saber que o que está fazendo é importante, um componente crítico das metas organizacionais gerais, e é função do coordenador deixá-los a par de seu desempenho. Sempre agradeça seus voluntários. Elogie-os quando eles fizerem um bom trabalho. Mande notas de agradecimento para eles. Sempre que possível, agradeça-os publicamente em seu boletim informativo, em seu site, durante seus eventos. Dê títulos aos voluntários. Eles tem liberdade, eles transmitem informações sobre o papel do voluntário, e podem ser uma fonte de orgulho para muitos outros voluntários.

Recompense seus voluntários sempre que possível com pequenas coisas como passagens de ônibus, dinheiro para o estacionamento, belos cartazes, camisetas, presentes e eventos sociais ou festas.

Passo 14.

Recrutamento é um trabalho contínuo para o coordenador de voluntários - sempre que alguém manifestar interesse pelo seu trabalho, é uma oportunidade para recrutar um voluntário.

Outros bons lugares para recrutar voluntários estão em murais, comícios, eventos educacionais, reuniões e qualquer hora que você esteja falando.

A folha de inscrição é uma ferramenta útil de se usar, e deve incluir pelo menos campos para o nome, números de telefone, endereço de email e interesses.

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Como Denunciar uma Página do Facebook

Passo #1: O que não fazer.

- Não denuncie a página inteira. Isso nunca funciona. Os moderadores do facebook simplesmente apagam essas denúncias do histórico de notificações deles ou as marcam como “nenhuma evidência encontrada...” Isso provavelmente ocorre porque eles não estão dispostos a peneirar uma página inteira e por não possuírem um olhar clínico para detectar fraudes e outras esquerdices intoleráveis.

- Não deixe mensagens na página denunciada. Também não envie mensagens pessoais a eles. Eles sabem que estão sendo incovenientes, e esse é o ponto principal. Tudo o que se consegue mandando mensagens pessoais é se colocar na mira da página denunciada e você não deseja perder seu perfil do facebook nessas guerras ridículas. Por isso é vantagem ter mais de um único perfil no facebook.

- Não disponibilize o link da página que você quer denunciar. Você quer dar o mínimo de visitas possível, além disso às vezes é possível rastrear um link. Ao invés de fazer isso, diga as pessoas como elas podem encontrar as páginas falsas e/ou esquerdosas.

Passo #2: Denuncie efetivamente.

- Denuncie imagens individuais da página. Denunciar uma imagem é mais rápido e imagens denunciadas em grande número não são examinadas minuciosamente. Elas são apagadas por precaução, especialmente se forem denunciadas como pornografia. O facebook parece ser alérgico a conteúdo pornográfico. Denunciar uma imagem tem o bônus de bloquear do facebook um ou dois administradores da página por vez. Se eles forem bloqueados repetidamente o bloqueio pode chegar a durar até mesmo 30 dias. Em alguns casos todos os administradores são banidos, tenham eles postado as imagens ou não.

- Tenha paciência. Leva meses para uma página ser desativada. Eventualmente alguém do facebook irá tomar a decisão de desativar uma página se ela der muitos problemas.

- Denúncie todas as imagens como “pornografia.” Se a imagem tem ou não conteúdo pornográfico é irrelevante. No entanto para tornar suas denúncias mais efetivas misture suas denúncias com “discurso de ódio,” “violação de propriedade intelectual,” etc.

Passo #3: Crie um exército

- Convoque seus amigos. É praticamente impossível derrubar uma página sozinho. Isso requer muitas denúncias feitas durante um período longo de tempo. Isso pode levar meses, talvez um ano, mas no final valerá o esforço.

- Crie perfis fakes. Nessa guerra o facebook pode decidir que o problema é você e banir o seu perfil ou lhe bloquear algumas vezes por tempo determinado. Tenha sempre um reforço ou faça todas as denúncias a partir de um perfil fake. Ter muitos perfis aumentam as chances de denunciar o conteúdo de uma página.

- Crie contas verossímeis. Às vezes novos perfis são denunciados como falsos mais rápido do que o esperado. Nesse caso o facebook irá pedir um número de telefone e você não fará isso sob nenhuma circunstância, especialmente por causa da nova filtragem da politica de privacidade em vigor.

Afim de criar um conta crível você precisa enviar pedidos de amizade, mas não muitos. Não mande mais que um punhado por vez e espere até que todos sejam aceitos, caso contrário apague os convites em aberto, antes de enviar novos pedidos de amizade.

Use uma foto de perfil, mas não use uma sua e seja cuidadoso ao escolher a imagem para isso. Se você for acusado de violar direitos de propriedade intelectual ou se o seu perfil for denunciado como fake, em questão de dias, você perderá seu perfil instantaneamente.

Curta o que for conveniente, como filmes famosos, atores, músicas, esportes, etc.

E por último, crie alguns status no seu perfil fake e peça que seus amigos deixem comentários. Isso fará seu perfil parecer real.

Faça mais de um perfil fake e faça-os tanto do sexo masculino quanto do sexo feminino, veja qual dos perfis tem mais credibilidade com os moderadores do facebook e a partir deste faça os ajustes necessários nos perfis restantes.

Passo #4: Bônus

- Esconda o seu IP. Há relatos de casos em que o facebook rastreou o IP de seus usuários, mas não há qualquer evidêcia que isso tenha ocorrido. De qualquer forma, se você deseja se previnir ao invés de remediar use uma VPN ou um PROXY como o TOR. TOR é um navegador de internet bem fácil de usar.