Como realizar um evento de sucesso

Por Susannah Vila

Eventos presenciais podem aumentar a conscientização sobre a sua causa, trazer novos participantes e fundos, e reforçar o papel da sua organização dentro da comunidade com a qual você trabalha.

Como já disse o CEO e co-fundador da Meetup, “aprender a usar a internet para tirar as pessoas da internet é a jogada.”

Aqui vão algumas dicas para levar a ação do mundo online para o real com êxito.

Passo 1.

Desenvolva um propósito e objetivo para seu evento. Enquanto você planeja, você deve considerar o que e como ele acrescentará à sua comunidade e à sua causa.

Passo 2.

Assegure-se de que o objetivo é tangível: defina o que você quer ver realizado no dia após este evento. Considere publicar este objetivo. Por exemplo, anuncie que você está tentando conseguir com que cem estudantes apareçam e apoiem sua causa.

• Não prometa em demasiado! Coloque um objetivo que seja ao mesmo tempo impressionante e possível.
• Você deve ter em mente objetivos orientados à ação: O que você quer que os cem estudantes que apareceram façam no próximo dia? Como você fará com que eles continuem envolvidos?
• Seus objetivos devem ter um perfil ESPERTO: Específicos Palpáveis Exequíveis Realistas e com um Tempo Objetivo a ser cumprido.

Passo 3.

Ponha-se na pele do público alvo. Se você quer mobilizar pessoas como você mesmo, que tipo de eventos você e seus amigos frequentam? Se é um público diferente, por que tipo de eventos este público pode ser atraído? O que importa para eles?

Passo 4.

Organize um time forte. Você deve ter pelo menos cinco pessoas trabalhando com você no evento, cada uma com tarefas diferentes que pode mudar dependendo da especificidade do evento. Exemplos de papéis podem incluir:

• Coordenador do Evento – O responsável por acompanhar cada um dos membros e manter a todos no caminho certo;
• Coordenador da Divulgação – O responsável por contactar as organizações locais e pedir a elas que promovam o evento. Pode também focar em tarefas de promoção como a panfletagem.
• Coordenador de Imprensa – O responsável por convocar ou coordenar qualquer veículo de mídia. Isso pode incluir tanto propagar palavras sobre o evento antecipadamente quanto garantir que as coisas funcionem bem para qualquer imprensa que compareça.
• Coordenador dos Porta-vozes – O responsável por coordenar quaisquer porta-vozes, assegurando que eles cheguem no horário combinado, e garantindo que todas as dúvidas que tenham sejam esclarecidas.
• Outros: Responsável pela Logística, Coordenador do Voluntariado, Coordenador das Inscrições, Divulgador na Internet, etc.

Passo 5.

Orçamento. Dê uma olhada nas finanças da sua equipe. Quanto dinheiro vocês têm e quanto dinheiro vocês vão precisar arrecadar para realizar o evento? Veja abaixo algumas coisas que devem ser consideradas ao angariar fundos:

• Seja realista quanto a suas metas de arrecadação. É muito melhor estimar pouco dinheiro deixando o restante para eventos futuros do que estimar muito e ficar com prejuízos.
• Tenha em mente que o seu planejamento orçamentário vai mudar na medida em que você for planejando o evento. Um planejamento flexível é adequado contanto que ele não exceda o montante final.
• Sempre inclua em suas estimativas uma margem para taxas, preços crescentes ou necessidades adicionais.
• Sempre mantenha na lista um item que consuma uma porcentagem de 10 a 15% para despesas eventuais. (Não mexa nisto até o dia do evento. É apenas para emergências!)
• Determine o quanto as necessidades irão custar. Exemplos de necessidades: panfletos, cartazes, ponto de encontro e hospedagem.

Passo 6.

Agora que você sabe quanto precisa ser gasto, comece a pedir doações dos membros da comunidade. Peça a empresas locais que doem espaço ou a restaurantes que doem comida. Ao pedir doações, é melhor fazê-lo por escrito (você pode mandar um e-mail!), compartilhar seu orçamento com o doador em potencial, e ainda listar um item com o qual ele poderia contribuir. Enfatize o quanto a doação beneficiará a comunidade local.

Dica!

Nunca se esqueça de perguntar a si mesmo como amplificar seus esforços do mundo real no mundo online e vice-versa. Sua organização online deve ser completamente integrada com seus eventos. (N. do T.: Um exemplo bem-sucedido disso seria o Instituto Mises Brasil, que sempre filma seus cursos e palestras presenciais e deixa os vídeos disponíveis na internet.)

Passo 7.

Promova. Use cada ferramenta online disponível para promover seu evento. E então, fora da internet, encoraje a comparecer participantes e membros que poderiam estar interessados. Ou faça isso em uma mídia diferente da internet.

Dica!

Tire proveito de cada parceria que você tenha feito, seja a com os doadores de comida, seja a com o empresário que lhe cedeu o espaço, seja a com organizações de fins similares da comunidade. Mesmo que você não tenha trabalhado com outras organizações de fins similares, peça a elas que ajudem a promover o evento. Quanto maior o número de pessoas com quem você se associar, maior o número de pessoas que estarão comprometidas com a causa, e que portanto ajudarão propagar a palavra.

Passo 8.

Colete informações dos participantes. O ideal é que isso seja feito no momento da inscrição e que seja utilizado para continuamente lembrar os inscritos de participar. Adicionalmente, se eles compareceram ao seu evento, significa que eles estão pelo menos um pouco interessados na causa e estarão mais receptivos a um e-mail ou ligação telefônica do que uma pessoa comum (em especial se eles se divertiram). Não se esqueça de ter no evento uma tabela de inscrições onde as pessoas informam se elas responderam ao convite feito ou simplesmente apareceram.

Dica!

Não escolha um local muito grande — um monte de espaços vazios não parecerá atraente. Não faça do seu evento algo muito longo, porque assim você pode acabar perdendo a atenção das pessoas. Sempre reserve o local para um tempo maior que o ocupado pelo evento, para que as pessoas possam chegar mais cedo e sair mais tarde — mas nunca forneça uma programação mais longa que duas horas. (N. do T.: Para os Estados Unidos, país no qual e para o qual o texto foi originalmente escrito, esta última dica é perfeita. No Brasil, onde o costume é chegar com atraso a eventos, não sabemos até onde isso se aplica.)

Passo 9.

Compartilhe seu evento com a imprensa. Divulgue a eles o horário em que o evento deverá atingir o seu auge — se os jornalistas forem, garanta que eles cheguem no melhor momento do evento.

Passo 10.

Escolha as ferramentas organizacionais corretas. Há ferramentas gratuitas disponíveis para ajudar você e sua equipe a planejar o evento. Eis aqui algumas:

Google Wave, Google Docs, e Google Calendar: Essas ferramentas colaborativas permitem que diferentes membros o que eles estão cumprindo de suas tarefas em tempo real, para que não haja nunca duas pessoas fazendo a mesma coisa ao mesmo tempo sem necessidade e o consequente desperdício de recursos.

Skype: Use o Skype para conferências e conversas sobre o planejamento do evento. A troca de ideias por vídeo ou áudio pode fazer com que o processo criativo seja muito mais fácil e rápido. O Gchat também é uma forma simples de realizar conversas em áudio e vídeo.

PB Works ou Mediawiki: Mediawiki (o software que roda o conteúdo da Wikipédia) permite que você e seus companheiros de organização compartilhem notas uns com os outros, editem informações, e organizem conteúdo. O PBworks também possui um serviço de notificações RSS e alguns outros aspectos mais.

Facebook: A função “Evento” do Facebook é uma boa forma de criar facilmente uma lista de convidados para seu evento e espalhar a palavra para pessoas diferentes. É útil principalmente se sua organização já está no Facebook como página. Essa base de pessoas que “curtiram” sua página pode ser aproveitada para promover o evento. Há vários prós e contras que devem ser pesados antes de decidir usar o Facebook para promover seu evento.

Prós:

• Fácil para pessoas dizerem se comparecerão;

• Fácil de promover;

• Permite que as pessoas vejam se seus amigos comparecerão — na medida em que as pessoas respondem ao convite afirmativamente, “histórias” começam a aparecer nas páginas iniciais de outras pessoas, o que ajuda a espalhar sobre o evento no boca a boca online.

Contras:

• Pessoas que respondem afirmativamente ao convite com o clique de um botão não se sentirão fortemente compelidas a aparecer de verdade;

• A função não permite que você colete informações de contato das pessoas que respondem afirmativamente. Avalie esta opção cuidadosamente antes de decidir se você a usará para promover o evento ou se o melhor para convidar pessoas não é fazer uma corrente de e-mail.

Anúncios no Facebook:

Ao fazer um orçamento para um evento, anúncios no Facebook devem ser levados em consideração. Esses anúncios são baratos (você pode tanto pagar por aparecimento quanto por cliques dados nele) e podem ganhar o benefício de que o Facebook é uma rede social. Por exemplo, anúncios podem ser mostrados apenas para pessoas que já têm um amigo que declarou que comparecerá ao evento. O fato de que o amigo vai também é mostrado junto com o anúncio. Isso então cria um incentivo social para que as pessoas confiram o evento ao qual os seus amigos comparecerão.

Uma nota sobre as respostas aos convites:

Mesmo que o Facebook não permita que você facilmente recolha informações de contato para pessoas listadas como “Sim” ou “Talvez”, certas medidas podem ser tomadas. Mensagens podem ser enviadas pela plataforma de conversa do Facebook pedindo às pessoas que respondam se irão ou não (se elas não responderam ao convite já enviado) ou as lembrando de ir (se elas disseram “Sim” ou “Talvez”).

Além disso, para eventos para os quais se espera menos de cem pessoas, é melhor gastar o tempo necessário para enviar mensagens individuais em privado do que usar o recurso padrão “Evento.” Já foi provado que isso aumenta dramaticamente a participação.

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Tradução: Mari Ferreiro