Por Mary McGhee
Declaração de Missão
Qual o
propósito de uma declaração de missão?
Uma
declaração de missão resume a razão de ser da sua organização.
Explica as suas intenções, prioridades e valores para as pessoas dentro e fora do grupo. Pode orientá-lo e ajudá-lo a manter o foco
nas coisas que são mais importantes para você. Caso tenha que
decidir entre assumir um projeto ou escolher um determinado curso de
ação, você pode consultar a sua declaração de missão e conferir se a proposta é compatível.
Como
elaborar uma declaração de missão?
Comece
com um brainstorming
entre os membros de seu grupo. Eles estão lá com que finalidade? O
que eles querem ver o grupo realizar? O que eles querem extrair do
grupo para si? Quais são os valores, normas e objetivos que eles
nunca querem perder de vista?
Anote
tudo o que as pessoas sugerem a princípio, sem debater as idéias.
Quando se esgotarem as novas idéias, veja se consegue encontrar
algumas que sejam semelhantes ou que tenham temas em comum. Procure chegar
a frases que resumem esses conceitos. Deixe que as pessoas discutam e
façam ajustes até que todos possam concordar, ou pelo menos não se
opor, com o que você escreveu.
Peça
a alguém para montar um proposta com base no que foi acordado, e
trazê-la de volta ao grupo para ajustes finais e aprovação.
E aí o que
fazemos com isso?
Sua declaração de
missão deve ser comunicada aos novos membros do seu grupo, e para
quem quiser saber do que se trata a sua organização. Você pode
querer publicá-lo em um folheto, ou colocá-lo em um site, ou
torná-lo disponível [de outra forma] para as pessoas lerem. É uma
boa idéia para todos os membros reverem a declaração de vez em
quando, para lembrarem-se do que vocês estão fazendo lá.
Sua
declaração de missão não precisa ser imutável. Com o tempo, as
experiências adquiridas pelo seu grupo, ou a entrada de novos
membros, pode haver revisões. A alteração de sua declaração de
missão deve ser feita com uma consideração meticulosa,
certificando-se de que todos os membros podem opinar sobre
o assunto, e finalizar usando o método usual de tomada de decisões
importantes do grupo.
Estatuto Social
O que deve ser incluído no
estatuto?
Você deve considerar incluir o seguinte em seu
estatuto, caso se aplique ao seu grupo:
- nome do grupo
- obrigações—o que as pessoas pagam,
quando e como elas pagam por isso
- reuniões
quando e com que frequência
vocês se encontram
definição
de um quorum (o número de membros que devem estar lá para assuntos
oficiais e tomar decisões - normalmente pelo menos a metade)
quem organizará o encontro, e
quanto tempo irá durar
Será utilizado o
procedimento parlamentar ou outra forma de procedimento para
conduzir os assuntos
qualquer
outra coisa que você queira fazer em cada reunião (ou seja, saudar
a bandeira, ler os Doze Passos, cantar uma música, etc)
- Como as decisões são feitas—serão
decididas por concenso, alguma variante de concenso ou por voto
majoritário?
- filiação
quem pode ser membro, o que
eles têm que fazer para se inscrever, e o que eles precisam fazer
para manter a adesão
como e por qual motivo um
membro pode ser expulso da organização
todos
os requisitos e restrições à participação de não-membros em
reuniões ou atividades do grupo
- Estrutura
Organizacional - diretores, comitês, etc.
títulos
e responsabilidades dos gestores
comitês—o que fazem, quem
faz parte deles
como e quando diretores,
coordenadores, presidentes de comitês e/ou membros do comitê são
selecionados, e como e por qual motivo um diretor, um coordenador,
um presidente da comissão, e/ou um membro da comissão pode ser
removido de seu cargo
como os cargos ociosos são
preenchidos
- como as finanças do grupo serão
administradas
quem mantém os recursos do
grupo
como
essa pessoa deverá informar ao grupo sobre o dinheiro que entra e
sai
como
os gastos são aprovados pelo grupo
- como
o estatuto, declaração de missão, e outros documentos
importantes podem ser alterados
Somos
todos amigos aqui. Somos pessoas responsáveis, e confiamos uns nos
outros. Nós nunca iremos discordar caso uma decisão seja tomada de
forma justa, e não precisaremos aliviar ninguém de suas funções,
ou expulsar do grupo. Por que precisamos incluir todas essas coisas
desagradáveis em nosso estatuto social?
Pessoas
honradas e com a melhor das intenções ainda podem discordar. Além
disso, o grupo pode não ter sempre os mesmos membros. Você conhece
as pessoas com quem trabalha agora, mas o que acontecerá com aqueles
que podem vir a se juntar mais tarde?
Se
as pessoas entendem e concordam com as regras básicas de antemão,
elas estão mais propensas a sentir que foram tratadas de forma justa e
que tiveram a oportunidade de serem ouvidas, mesmo que uma decisão
que o grupo faça não seja o que elas tenham escolhido. As pessoas
vão se sentir mais seguras se souberem que têm ao que recorrer no
caso de sentirem que algo foi feito de forma injusta ou inadequada.
Planos
de contingência para lidar com os problemas do grupo - um membro que
não está seguindo adiante com suas responsabilidades, ou está se
comportando de forma contrária aos interesses do grupo, valores ou
padrões éticos - funcionam muito melhor se eles são feitos com
antecedência, na abstração, antes que pessoas e situações
específicas estejam envolvidas. Se você esperar até o ponto de
decidir como lidar com um problema, torna-se algo personalizado e mais propenso a acusações de polarização injusta.
Se todos são pessoas
razoáveis, de confiança e que estão dispostas a colocar os principais interesses do grupo à frente dos seus interesses pessoais,
então, muito provavelmente, você pode jamais precisar utilizar estas
disposições do seu estatuto. Mas as pessoas que confiam e
respeitam-se mutuamente são capazes de fazer planos para lidar com o
conflito que todos acreditam ser algo justo e razoável e com o qual
se pode conviver.
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