Diretrizes para o desenvolvimento de uma Declaração de Missão e de um Estatuto Social

Por Mary McGhee

Declaração de Missão

Qual o propósito de uma declaração de missão? 

Uma declaração de missão resume a razão de ser da sua organização. Explica as suas intenções, prioridades e valores para as pessoas dentro e fora do grupo. Pode orientá-lo e ajudá-lo a manter o foco nas coisas que são mais importantes para você. Caso tenha que decidir entre assumir um projeto ou escolher um determinado curso de ação, você pode consultar a sua declaração de missão e conferir se a proposta é compatível.

Como elaborar uma declaração de missão? 

Comece com um brainstorming entre os membros de seu grupo. Eles estão lá com que finalidade? O que eles querem ver o grupo realizar? O que eles querem extrair do grupo para si? Quais são os valores, normas e objetivos que eles nunca querem perder de vista?

Anote tudo o que as pessoas sugerem a princípio, sem debater as idéias. Quando se esgotarem as novas idéias, veja se consegue encontrar algumas que sejam semelhantes ou que tenham temas em comum. Procure chegar a frases que resumem esses conceitos. Deixe que as pessoas discutam e façam ajustes até que todos possam concordar, ou pelo menos não se opor, com o que você escreveu.

Peça a alguém para montar um proposta com base no que foi acordado, e trazê-la de volta ao grupo para ajustes finais e aprovação.

E aí o que fazemos com isso? 

Sua declaração de missão deve ser comunicada aos novos membros do seu grupo, e para quem quiser saber do que se trata a sua organização. Você pode querer publicá-lo em um folheto, ou colocá-lo em um site, ou torná-lo disponível [de outra forma] para as pessoas lerem. É uma boa idéia para todos os membros reverem a declaração de vez em quando, para lembrarem-se do que vocês estão fazendo lá.

Sua declaração de missão não precisa ser imutável. Com o tempo, as experiências adquiridas pelo seu grupo, ou a entrada de novos membros, pode haver revisões. A alteração de sua declaração de missão deve ser feita com uma consideração meticulosa, certificando-se de que todos os membros podem opinar sobre o assunto, e finalizar usando o método usual de tomada de decisões importantes do grupo.

 

Estatuto Social

O que deve ser incluído no estatuto? 

Você deve considerar incluir o seguinte em seu estatuto, caso se aplique ao seu grupo:

• nome do grupo
  
• obrigações—o que as pessoas pagam, quando e como elas pagam por isso
  
• reuniões
  

• quando e com que frequência vocês se encontram

• definição de um quorum (o número de membros que devem estar lá para assuntos oficiais e tomar decisões - normalmente pelo menos a metade)

• quem organizará o encontro, e quanto tempo irá durar

• Será utilizado o procedimento parlamentar ou outra forma de procedimento para conduzir os assuntos

• qualquer outra coisa que você queira fazer em cada reunião (ou seja, saudar a bandeira, ler os Doze Passos, cantar uma música, etc)

• Como as decisões são feitas—serão decididas por concenso, alguma variante de concenso ou por voto majoritário?
  
• filiação
  

• quem pode ser membro, o que eles têm que fazer para se inscrever, e o que eles precisam fazer para manter a adesão

• como e por qual motivo um membro pode ser expulso da organização

• todos os requisitos e restrições à participação de não-membros em reuniões ou atividades do grupo

• Estrutura Organizacional - diretores, comitês, etc.
  

• títulos e responsabilidades dos gestores

• comitês—o que fazem, quem faz parte deles

• como e quando diretores, coordenadores, presidentes de comitês e/ou membros do comitê são selecionados, e como e por qual motivo um diretor, um coordenador, um presidente da comissão, e/ou um membro da comissão pode ser removido de seu cargo

• como os cargos ociosos são preenchidos

• como as finanças do grupo serão administradas
  

• quem mantém os recursos do grupo

• como essa pessoa deverá informar ao grupo sobre o dinheiro que entra e sai

• como os gastos são aprovados pelo grupo

• como o estatuto, declaração de missão, e outros documentos importantes podem ser alterados
  

Somos todos amigos aqui. Somos pessoas responsáveis, e confiamos uns nos outros. Nós nunca iremos discordar caso uma decisão seja tomada de forma justa, e não precisaremos aliviar ninguém de suas funções, ou expulsar do grupo. Por que precisamos incluir todas essas coisas desagradáveis em nosso estatuto social?

 
Pessoas honradas e com a melhor das intenções ainda podem discordar. Além disso, o grupo pode não ter sempre os mesmos membros. Você conhece as pessoas com quem trabalha agora, mas o que acontecerá com aqueles que podem vir a se juntar mais tarde?

Se as pessoas entendem e concordam com as regras básicas de antemão, elas estão mais propensas a sentir que foram tratadas de forma justa e que tiveram a oportunidade de serem ouvidas, mesmo que uma decisão que o grupo faça não seja o que elas tenham escolhido. As pessoas vão se sentir mais seguras se souberem que têm ao que recorrer no caso de sentirem que algo foi feito de forma injusta ou inadequada.

Planos de contingência para lidar com os problemas do grupo - um membro que não está seguindo adiante com suas responsabilidades, ou está se comportando de forma contrária aos interesses do grupo, valores ou padrões éticos - funcionam muito melhor se eles são feitos com antecedência, na abstração, antes que pessoas e situações específicas estejam envolvidas. Se você esperar até o ponto de decidir como lidar com um problema, torna-se algo personalizado e mais propenso a acusações de polarização injusta.

Se todos são pessoas razoáveis, de confiança e que estão dispostas a colocar os principais interesses do grupo à frente dos seus interesses pessoais, então, muito provavelmente, você pode jamais precisar utilizar estas disposições do seu estatuto. Mas as pessoas que confiam e respeitam-se mutuamente são capazes de fazer planos para lidar com o conflito que todos acreditam ser algo justo e razoável e com o qual se pode conviver.

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