Como se Tornar um Palestrante Requisitado

Por Andy Goodman

Esse artigo por si só não irá lhe tornar um palestrante melhor. Você deve colocar as dicas contidas aqui em prática para conseguir tal feito, adaptá-las ao seu estilo pessoal e talvez inventar novas ferramentas por conta própria. Resumidamente, cabe a você colocar o que é descrito aqui em prática. O presente texto apenas lhe apontará o caminho correto a seguir.

Os erros fatais mais comuns

1. Ler os slides. Existe alguma justificativa plausível para um palestrante ler slides em voz alta uma vez que o espectador pode fazer isso por conta própria? Qual a razão de fazer isso já que o conteúdo se encontra no material informativo que foi distribuído previamente para o público?

2. Excesso de informação. Quem disse que quantidade é sinônimo de qualidade? Se uma apresentação é entediante, dez minutos já parecem uma eternidade. O público quer encontrar relevância e aplicação prática do conteúdo que lhe é transmitido.

3. Falta de interação. Falar ininterruptamente por 30, 40 ou mesmo 60 minutos é um tédio para o espectador e pode levá-lo ao sono. Lembre-se de que muitos ouvintes tem uma vida e uma experiência profissional que desejam compartilhar com os outros, cabe ao palestrante explorar, direcionar e facilitar o compartilhamento desses relatos entre o público.

4. Apresentadores apáticos. Palestrantes que falam de forma monótona, parecem ter falta de interesse pelo tema que abordam e levam o público à dispersão rápidamente. Em poucos minutos o espectador estará entretido olhando para algo mais interessante que a palestra ou pensando sobre o que poderia fazer caso estivesse em outro lugar.

5. Problemas técnicos. Projetores que não funcionam, ar condicionado muito frio, aparelho de som muito baixo, alto ou com chiado – enfim, toda a sorte de problemas técnicos que se possa imaginar. Problemas desse tipo muitas das vezes são inevitáveis ao longo de muitas apresentações, alguns podem ser previnidos e aqueles que não podem ser evitados jamais poderão arruinar a sua apresentação. Geralmente esse tipo de problema acontece com quem não tem um plano B ou não antecipa o que pode dar errado.

Como atingir a excelência

1. Interação. Apresentações interativas criam oportunidades para que os ouvintes trabalhem em conjunto e assimilem o conteúdo rapidamente.

2. Objetividade. Seja conciso e objetivo ao tratar dos três ou quatro pontos principais que deseja cristalizar na lembrança do público, ilustre-os usando metáforas/anedotas para ser mais eficaz.

3. Entusiasmo. Demonstre entusiasmo sobre o seu tema e transmita esse interesse ao público.

Obs: Outros pontos desejáveis são: humor, uso de histórias, relevância e slides visualmente bem elaborados.

Qual o diferencial dos Palestrantes muito requisitados?

Primeiro, eles são capazes de sintetizar e arranjar grandes quantidades de informação em algo inteligível e dentro do tempo estipulado para a apresentação, garantindo que o público seja capaz de assimilar e compreender os pontos principais.

Segundo, a não ser que tenham ajuda de terceiros, apresentadores qualificados criam seus próprios slides, transparências, gráficos ou outros recursos visuais de apoio os quais podem ajudar o público absorver o conteúdo facilmente. E quando eles trabalham sem recursos visuais, sabem como criar um discurso que pode prender a atenção do público por seus próprios méritos.

E, finalmente, os apresentadores habilidosos sabem como apresentar, o que significa envolver uma sala cheia de pessoas que podem estar: distraídas; hipnotizadas pelos seus BlackBerrys; apenas vagamente interessadas no assunto; completamente hostis; ou todas as possibilidades anteriores. Eles aprenderam o suficiente sobre o público com antecedência, para adequar os seus discursos à platéia, e eles desenvolveram a presença de palco ao ponto de estarem completamente confortáveis no podium, não importando quantos pares de olhos estão olhando para eles.

Sintetizar pilhas de informações em alguns pontos compreensíveis e de fácil memorização pode demorar várias horas ou mesmo dias. Criar slides ou outros elementos gráficos que suportam o apresentador (ao invés de simplesmente duplicar o seu conteúdo) leva mais tempo. E chegar a um nível de conforto com o tema que permita ao apresentador se concentrar no público (e se eles estão ou não compreendendo a explicação) em vez de tentar lembrar o próximo ponto – pode levar horas de ensaio ou mesmo várias apresentações seguidas (no caso da palestra ser ministrada mais de uma vez).

Existe uma crença de que imprimir e distribuir uma apresentação de PowerPoint préviamente (1) ajuda o público a tomar notas mais facilmente e (2) fornece um sumário da apresentação para os inscritos que não puderem comparecer a palestra. E muitas entidades quando convidam um palestrante pedem que eles enviem suas apresentações antecipadamente.

Quando lhe pedirem tal coisa, recuse o pedido. Primeiro porque capturar a atenção do público e mantê-la é um desafio. As pessoas se distraem facilmente e qualquer material informativo distribuído antes da palestra é um convite à dispersão do público. Assim que o espectador ficar entediado ou confuso, ele invariávelmente começará a folhear o material informativo a procura de algo mais interessante ou para ver o que vem a seguir. E nessa situação o apresentador terá um trabalho muito mais ingrato para ganhar a atenção do ouvinte novamente. Enfim, qual a necessidade de ajudar o espectador a ignorá-lo?

Segundo, o PowerPoint é elaborado para ilustrar a sua fala e não para duplicá-la. Enquanto alguns slides podem fazer sentido por si só, outros estarão incompletos sem a narrativa que os acompanham e isso confundirá qualquer um que perca a explicação que acompanha-os. E por último, se você utiliza o humor em suas apresentações e alguns slides fazem parte do componente humorístico da sua palestra, não faria o menor sentido disponibilizar a sua apresentação antecipadamente. Um comediante que distribuisse préviamente um texto com suas piadas usadas no show não teria mais um emprego.

Por fim, mesmo que o seu anfitrião lhe peça para “fazer uma exceção” mantenha-se irredutível até que ele ceda. Se for para distibuir o material informativo, faça isso você mesmo e na hora que considerar conveniente.

* * * * *
Se você teve problemas para preparar sua palestra, então é importante assegurar que as pessoas continuem acordadas. Você deve pensar como tornar seu discurso atraente e vívido. Tenha respeito pela platéia e presenteie-os com uma palestra boa, interessante e memorável.

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Por Andy Goodman

Use as imagens para se comunicar (através da visão) com o lado direito do cérebro dos espectadores, e use a sua voz para se comunicar (através da audição) com o lado esquerdo do cérebro dos espectadores.

Finalidade do PowerPoint

Uma apresentação de PowerPoint é completamente diferente de um documento textual. Brochuras, memorandos, relatórios ou qualquer outro tipo de material impresso pode fazer o trabalho árduo de transmitir a informação de você para o público. Sua apresentação – independente de ter 10 minutos ou duas horas de duração – deve ser algo completamente diferente de um material impresso (resenha, resumo ou artigo). Caso você precise de um resumo para ajudá-lo a se lembrar dos pontos principais do seu tema carregue consigo cartões de índice.

O seu tempo no podium é uma oportunidade de transmitir a essência da sua proposta, dar ênfase aos pontos principais de um relato, ou contar histórias que ilustrem o seu ponto. O propósito central do PowerPoint é prover elementos visuais que demonstrem de forma clara, retratem dramaticamente e enfatizem emocionalmente cada ponto que você deseje abordar.

Os espectadores tem dois canais para processar informação: o visual e o auditivo. Esses canais trabalham simultaneamente, por isso o público é perfeitamente capaz de olhar para um slide, ouvir o palestrante e processar a informação recebida por ambos os canais. Essas mesmas pessoas podem se atrapalhar quando tem que processar muita informação de uma só vez.

Quando as pessoas lêem o texto que é projetado na tela ao mesmo tempo em que o orador recita o mesmo texto em voz alta, a tendência do público é procurar por divergências [entre os dois] para determinar se o texto projetado na tela e as palavras ditas pelo palestrante, são de fato, as mesmas. E isso tudo significa que a última coisa que o espectador está fazendo é se focar no conteúdo!

Aposente a caixa de texto

Maioria das apresentaçãoes de PowerPoint que se vêem por aí usam o background branco [que é padrão] para cada slide. Isso projeta a manjada caixa branca, fazendo muitas apresentações serem mais do mesmo. Mesmo quando os palestrantes descobrem como selecionar outras cores de background (ou usar os templates), suas imagens e textos parecem estar presas dentro de uma caixa.

No entanto quando você usa o preto como background o projetor de LCD coloca apenas as imagens e o texto que você escolheu. Isso permite que você elabore slides sem qualquer borda aparente fazendo o espectador focar sua atenção precisamente onde você quer que esteja.

O melhor de tudo, colocando o background preto, o texto e a imagem se tornam os únicos itens na tela, e os olhos irão gravitar naturalmente entre eles.

Transmita conteúdo

Identidade

Use um texto claro e conciso e imagens com um forte apelo emocional [para retratar e reforçar visualmente o texto]. Prefira sempre imagens em preto e branco (mesmo quando a versão em cores estiver disponível), pois estas ajudam os espectadores a exergar a história na imagem ao invés de se distrairem devido a uma gama de cores. Use o plano de fundo [backgroud] preto. Se pautando por essas referências você sera capaz de direcionar a atenção do público a se focar nos elementos importantes.

Estrutura

Sua meta deve ser a clareza portanto seu material deve ser simples. Uma visualização estruturada, uso de imagens fortes e o uso limitado de texto será o diferencial.

Use animação para controlar o fluxo de informação e transmitir significado

Controle o fluxo de informação

Quando um slide com mais de um tópico aparece na tela, os espectadores irão ler todos os tópicos automaticamente, mesmo que o palestrante ainda esteja a falar do primeiro tópico da lista. Isso cria problemas na transmissão da informação do orador para o ouvinte. Quando os espectadores lêem o que ainda será dito perdem invariavelmente o que está sendo explicado do ítem anterior, consequentemente perdendo informações fundamentais logo de início. E como eles já sabem o que o apresentador irá falar nos ítens subsequentes se dispersarão até que o slide seguinte apareça.

A animação evita esse problema. Mostrando cada ítem por vez, e o público só irá ver na tela o que o palestrante desejar. Os tópicos subsequentes permanecerão ocultos até que a explicação tenha terminado. Retire da platéia todas as possibilidades que tenham para se distrair.

Apresente informações complexas gradualmente

Haverá ocasiões em que você usará imagens gráficas que concentram muita informação em um único slide. Mostrar a imagem completa de uma só vez pode sobrecarregar o espectador e mesmo que você tente explicar qual o significado de cada elemento, você corre o mesmo risco do apresentador que mostra todos os tópicos de uma só vez. Enquanto você tenta explicar o gráfico a mente do público divaga tentando desvendar o sentido da imagem por conta própria. Use o efeito de animação para trazer cada elemento do gráfico gradualmente.

Transmita significado

Deve haver uma razão válida para um texto se mover em um slide. Uma boa razão para isso é ao usar citações de livros, revistas websites ou outras fontes. Use a animação para enfatizar a fonte da qual foi retirada a citação.

Use o comando PEEK IN FROM LEFT para fazer uma citação emergir de uma imagem de uma capa de livro situado a esquerda do seu slide até se estabilizar a direita da capa do livro. Quando fizer isso de um tempo de dois segundos aproximadamente para que leiam o título e quando a citação surgir fique em silêncio para que a platéia possa lê-la sem ficar sobrecarregada de informação.

Crie uma hierarquia visual

Assim como uma peça publicitária impressa ou um outdoor, um slide de PowerPoint deve capturar a atenção e direcioná-la como uma placa de trânsito. Geralmente os slides de uma apresentação mediana possuem os requisitos minimos aceitáveis – um título, tópicos, imagens e legendas – mas o design não diz ao espectador onde olhar primeiro e em que ordem. Há uma confusão visual. E como resultado os olhos e a mente vagueiam sem destino dispersando a atenção do espectador.

Desordem e confusão são falhas de design e não necessariamente de quantidade de informação. Portanto em muitos casos rearranjar e priorizar os mesmos elementos, podem transformar um slide mal estruturado em algo de uma beleza estonteante.

Evite o uso de templates do PowerPoint, pois eles agregam pouco valor a sua apresentação ao mesmo tempo em que negam espaço aos elementos que legitimamente o requerem.

Atalhos

Para direcionar a atenção do público de volta ao podium:

Dada a oportunidade de escolha entre olhar para o orador ou para um slide, o público geralmente preferirá o slide. Conforme-se, se eles podem lhe ouvir, não se sentirão obrigados a lhe olhar. Porém as vezes você precisará que eles se foquem completamente em você. Para isso aperte a tecla B do teclado quando o PowerPoint estiver no modo de exibição, a tela ficará preta, e todos os olhares irão se virar para você. Aperte B novamente para o seu slide reaparecer – e todas as cabeças se virarão para a tela. (Você pode conseguir o mesmo efeito apertando a tecla W – que faz a tela ficar branca – porém as pessoas se distrairão com isso pois ficarão na expectativa de que pode aparecer algo dentro do fundo branco.)

Mostrar um slide a qualquer momento:

Inevitávelmente em algum momento da apresentação pode ser que surja a necessidade de voltar a um slide anterior. Isso além de desperdiçar tempo entedia o público. Então como fazer isso sem voltar slide por slide?

Para ir diretamente a qualquer slide, digite o número do slide [no teclado numérico] que você deseja exibir e aperte ENTER. Para retornar ao último slide exibido antes do salto, digite seu número e aperte ENTER. Obviamente você necessitará de uma lista numerada de todos os seus slides a mão, mas com esse pequeno esforço extra, você terá a liberdade de poder se mover para qualquer ponto da sua apresentação de PowerPoint facilmente.

Acessando slides bônus:

Quando você tiver slides que pareçam opcionais, coloque-os no final da sua apresentação [como slides de bônus]. Inclua-os na sua lista numerada e – usando as instruções acima – você poderá acessá-los rápidamente voltando onde estava anteriormente.

Esse tipo de planejamento pode auxiliá-lo durante a parte na qual o público lhe faz perguntas. Se você já ministrou a mesma palestra diversas vezes, já em ideia de quais questões irão surgir. Então crie slides para servirem de apoio visual na hora de esclarecer tais questões. Se as questões previstas surgirem, você parecerá excepcionalmente preparado. E caso não apareçam, paciência.

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