Como Manter Seu Movimento Organizado

Por Susannah Vila

Você mobilizou várias pessoas que não foram acionadas anteriormente, o que todavia de forma alguma significa que estejam treinadas. Cabe a você, e a ninguém mais, conduzi-las à organização. Você estará disposto a entrar em contato com os novos membros hoje e, se necessário, nas próximas semanas?

Passo 1.

A essência de uma organização eficiente são suas pessoas. É crucial uma boa gestão de contatos, e vale a pena gastar seu tempo para organizar seus contatos meticulosamente e mantê-los atualizados.

Isso significa, no mínimo, manter uma lista geral completa com nome, e-mail, telefone celular, Twitter e/ou Facebook.

Melhor ainda, também inclua profissão, habilidades, interesses de voluntariado e um histórico de suas contribuições.

Dica!

Não deixe que qualquer voluntário administre essa lista pra você. Tenha a certeza de que o gestor da lista é confiável e preciso.

Passo 2.

Crie cópias de tudo que seja importante – sua lista deve estar disponível em diversos HDs e em inúmeros serviços de armazenamento de dados online (servidores de nuvem). A lista de contatos de uma organização é o seu bem mais precioso. Ela deve ser protegida e também considerada confidencial. Faça BACK UP da sua lista de contatos regularmente!

I.E...

Organizadores devem salvar os nomes e as informações para contato de cada um no Google Docs e também Offline [*] para o caso de perderem acesso ao Facebook ou a internet. Saiba como agir em caso da perda de acesso à internet.

Passo 3.

Colete e-mails de todos que você puder, telefone para alguém para atualizar seus dados caso o e-mail antigo não funcione mais, e faça backup da lista freqüentemente.

Passo 4.

Faça listas diferentes para propósitos diferentes. Por exemplo, uma lista para adesões, outra lista para o comitê de direção, outra para as pessoas interessadas no seu trabalho.

Passo 5.

Correntes telefônicas são uma forma extremamente prática de transmitir informações complicadas, alcançar aqueles sem e-mail, e rapidamente reunir as tropas. No entanto isso requer que alguém seja o coordenador da corrente telefônica.

Uma corrente telefônica é uma estrutura piramidal que se inicia com um coordenador chamando vários outros, e fornecendo-lhes as informações para passar adiante. Por sua vez, eles ligam para os telefones de suas listas, que passam a ligação adiante, e assim sucessivamente, até que a lista completa tenha sido convocada.

Cada integrante normalmente é capaz de contatar de 3 a 10 pessoas. Enquanto as ramificações prosseguem, e cada membro ativo passa a mensagem adiante, o número de pessoas que pode ser alcançada cresce exponencialmente – em outras palavras, muito rápido!

Dica!

Considere usar uma ferramenta como o Frontline SMS para armazenar e administrar todos os números telefônicos dos membros do grupo.

Passo 6.

Gerenciamento do tempo – “ativistas” são chamados assim por uma razão. Porque tendem a ser incrivelmente ativos ao fazer trabalhos considerados fundamentais nessa vida. O gerenciamento do tempo é a arte de tratar do que é importante e urgente, e saber o que deixar para depois. Gerenciamento do tempo é também a arte de planejar seus projetos, incluindo cronogramas, recursos necessários e hierarquia de tarefas – em outras palavras, que tarefas dependem da conclusão de outras para que sejam concluídas?

[*] O termo “offline” quer dizer que foi feito um backup do material, independentemente da necessidade de conexão com a internet.

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