Como Planejar uma Palestra

Por Andy Goodman

Ao planejar uma palestra foque-se nos ouvintes, fatos e provas científicas por si só são insuficientes para mudar a impressão das pessoas em relação a um determinado tema que você esteja empenhado em abordar, portanto descubra o que é importante para elas e a partir dessa perspectiva apresente seus argumentos, fatos, provas científicas e estatísticas.

A é o que eles pensam e sentem sobre o assunto quando entram no auditório. B é o que você quer que eles pensem e sintam sobre o assunto ao sair do auditório.

Para conduzir os ouvintes de A para B, você deve conhecer algo sobre o público que irá lhe ouvir. Isso requer uma entrevista com o organizador da conferência que agendou a sua sessão/palestra. Se você está lidando com uma única organização, isso significa encontrar alguém de dentro (da organização) que possa lhe dar uma pista sobre o tipo de participantes que lhe aguardam no evento. Seja lá qual for as circunstâncias, sempre haverá alguém que conhecerá o público que lhe aguarda melhor que você.

Ao encontrá-los, pergunte-os tudo o que puder e tome nota à medida que forem lhe respondendo:

Quem estará no auditório?

Uma das formas de entediar o público é falar acima ou abaixo de seu nível de conhecimento ou fora de suas vivências profissionais. Conhecer seus cargos, funções, atividades e aprender o máximo que puder sobre os interesses deles e dominar o tema que você irá abordar lhe ajudará a calibrar seu discurso ao nível do seu público. Um meio de ajustar o seu discurso ao público em cima da hora é começar a palestra perguntando a platéia: “O que vocês querem aprender sobre o assunto a ser abordado hoje? E qual é o aspecto desse tema que despertou o interesse de vocês?”

O que eles sabem ou acreditam que pode servir para fundamentar meu discurso?

Raramente você irá se deparar com uma platéia que seja como uma folha em branco. Eles estão propensos a terem alguma impressão sobre seu tema, e você quer estimular o interesse ou apoio que houver.

Se você estiver propondo a manutenção do armamento civil – contra as propostas de desarmamento –, por exemplo, você pode acabar constatando que algumas pessoas são resistentes à ideia de a população se armar em massa. Mas você também provavelmente descobrirá que estas mesmas pessoas se sentem incomodadas com uma legislação que, na prática, desarmaria apenas os cidadãos de bem, enquanto os bandidos continuariam infringindo a lei neste ponto também, e isso lhe dará a chance de ter um ponto melhor com o qual começar.

(De fato, foi isso o que ocorreu no referendo de 2005 no qual se propôs o desarmamento civil: as pessoas no início das campanhas estavam a favor do desarmamento, e as pesquisas todas apontavam para uma vitória do "Sim". No entanto, com a argumentação de que com a nova legislação o cidadão de bem iria se desarmar, mas os bandidos não, os apoiadores do "Não" reverteram dramaticamente o quadro de intenções e acabaram vencendo.)

Quais objeções/empecilhos que o público pode apresentar?

Ninguém deseja cair em uma armadilha. Se a palestra estiver cheia de pessoas hostis ou que tenham alguma razão para se opor a você, saber disso antecipadamente irá lhe ajudar a formular argumentos que desfaçam qualquer uma das objeções que lhe apresentem. Logo comece sua palestra apontando todas as possíveis objeções ao seu ponto de vista sobre o tema e refute-os um por um. Somente após essa medida você estará livre para prosseguir para a conclusão da sua meta relacionada ao seu tema em questão.

Ao fim da palestra, o que você deseja que o público aprenda?

Em uma palestra típica de uma hora de duração, o público se lembrará apenas de alguns pontos. Então quando for planejar seu discurso, pergunte a si mesmo: Quais são os 3 ou 4 pontos fundamentais que eu quero que o público leve consigo no caso de não se lembrarem de mais nada do que foi dito?

Ao fim da palestra, que impressão você quer que eles tenham sobre o tema?

Seres humanos são criaturas emocionais por natureza. Se você apresenta informações sem se quer despertar suas emoções, o resultado final será sempre um público que dirá, “Até que a palestra foi legalzinha,” e então retornarão prontamente as suas respectivas rotinas e se esquecerão de tudo o que você falou. Se você quer que o público sinta indignação, esperança, curiosidade, raiva, ou inspiração, você deve passar essas emoções na sua fala [a questão se trata de uma combinação precisa do que e como você fala], então saiba antecipadamente como você irá se expressar.

Observação:

Palestrantes experientes que apresentam o mesmo tema inúmeras vezes fazem essas perguntas préviamente para poder adaptar o seu material a sua nova audiência. Uma boa prática antes de ministrar uma palestra é pedir aos seus anfitriões para preencher um questionário que lhe fornecerá os detalhes pertinentes para elaborar o seu discurso.

Duração: Menos é mais

Quando o tempo de sua palestra já está préviamente fixado

Maioria dos encontros, conferências e palestras duram uma hora. A expectativa geral entre os planejadores da sessão é que 45-50 minutos serão destinados a apresentação e os 10-15 minutos restantes ficarão para responder as perguntas do auditório. (Quando o tempo da palestra é de 30 minutos se espera que 20-25 minutos sejam destinados a apresentação e os 5-10 minutos restantes sejam para responder as perguntas do auditório.)

Se você considera que precisa de mais tempo para transmitir seu conhecimento de maneira que o público o assimile, então você tem duas escolhas: (1) pedir um tempo maior, ou (2) adaptar a sua palestra ao tempo proposto e abordar apenas os pontos mais importantes. Caso isso deixe a platéia sedenta por mais – o que é uma boa coisa – você sempre pode entregar-lhes um material informativo que cobrirá os outros pontos que você não teve tempo de comentar, se oferecer para ficar depois do tempo combinado para sanar qualquer dúvida a mais que possa ter surgido, ou deixar seu e-mail para qualquer esclarecimento. A única atitude irresponsável que um palestrante pode ter nesse caso é despejar toneladas de informação sobre o público independente do tempo disponível para realizar tal façanha.

Enquanto alguns palestrantes imaginam que essa abordagem dá ao público “mais informação pelo tempo e dinheiro investido,” isso na verdade presta um grande desserviço. Uma apresentação concisa permite ao ouvinte focar nos pontos chaves e organizá-los mentalmente de uma maneira que faça sentido. Resumidamente estudantes aprendem e assimilam muito mais quando poucas informações são apresentadas.

Haverá ocasiões em que irão lhe dar mais tempo do que você precisa para transmitir o seu conteúdo. Nessas circunstancias, é desnecessário preencher o tempo restante. Ou seja se lhe pedirem para fazer uma apresentação de mais de uma hora e meia pergunte o porque disso, mesmo que lhe paguem mais pelo tempo extra! Menos é mais, é melhor deixar o público com o gosto de quero mais e ter a possibilidade de fazer uma outra palestra [de mesma duração e em uma outra ocasião] do que saturá-los despejando toneladas de informação de uma só vez. Seu objetivo é que assimilem e/ou apliquem o conteúdo.

Quando o tempo da palestra é flexível

Se a duração da palestra depender apenas da sua vontade, pense no tempo que você levará para (a) transmitir o seu conhecimento, (b) aplicar exercícios para assimilação do conteúdo, e (c) deixá-los aptos para aplicar o que acabaram de aprender ou empregar a habilidade que acabaram de adquirir.

Quando planejar uma sessão de mais de uma hora, é necessário estipular um intervalo. Depois de vinte minutos de fala ininterruptos, há uma queda nos níveis de atenção e/ou atividade mental, logo uma pausa é mais do que necessária. É como se as pessoas precisassem esvaziar a mente para que possam voltar a absorver mais informações.

Quando a duração da palestra é determinada por você, estipule o tempo que lhe for necessário. Porém tenha em mente que durante uma hora de palestra, as pessoas se lembrarão apenas de uma coisa ou outra que foi dita. Provavelmente se lembrarão apenas de três coisas. Portanto escolha três coisas, ilustre-as com exemplos, e repita. Estatísticas, raciocínio dedutivo, relatos, fatos históricos, argumentos filosóficos, exercícios interativos, anedotas e estímulos sensoriais podem ser usados para reforçar o seu ponto. Se lhe faltar uma boa história ou analogia para ilustrar o seu ponto é melhor deixá-lo de lado, pois se não há elementos suficientes para convencer o público do seu ponto qual seria a finalidade de mantê-lo em seu discurso?

Uma vez que você tenha decidido quais os pontos são essenciais para a sua palestra, organize o seu material de forma que seja capaz de encontrar informações, imagens, histórias e outros elementos que irão reforçar cada ponto chave – e deixe o resto de lado. Reduza as informações e imagens ao essencial, o excesso só serve para confundir e sobrecarregar o público. Então na dúvida se algo fica ou não, descarte. Lembre-se: menos é mais.

Invista na interatividade

Há três bons motivos para incorporar exercicíos interativos em qualquer apresentação após os primeiros 10 ou 15 minutos:

Primeiro, o público anseia por isso. Eles querem interagir com o palestrante e/ou outros membros da platéia e são raras as palestras que dão essa oportunidade.

Segundo, isso ajuda a quebrar o fluxo de informação de mão única. A duração de tempo que uma pessoa pode se concentrar mentalmente em uma atividade é curta, e há inúmeras oportunidades para que as pessoas se distraiam [desde cadeiras desconfortáveis até a temperatura do ambiente é motivo para se distrair]. Os seres humanos tem um certo limite para absorver informações ininterruptamente, passando desse limite eles irão se distrair e vão começar a mexer no celular entre outras coisas. Um exercício interativo aumenta o fluxo sanguíneo quando as pessoas se levantam ao mesmo tempo em que deixa suas mentes ativas.

Terceiro, exercícios interativos aceleram o aprendizado. O aprendizado é um processo de três passos. No primeiro passo, você adquire informação – nesse caso comparecendo a palestra. No segundo passo, você interpreta a informação para determinar como isso se aplica a sua vida ou profissão. E no terceiro passo você aplica a nova informação, colocando-a em prática de alguma forma. Exercícios interativos permitem aos ouvintes aplicar o que acabaram de aprender, completando assim o processo de aprendizado.

Observação: A forma mais simples de interação é abrir a sessão para perguntas no final da palestra, porém essa forma de interação é insuficiente para atender as necessidades do público. É aconselhável que o palestrante procure verificar o nível de compreensão do público sobre o tema periódicamente ao decorrer da palestra. Pequenas sessões de aberturas para perguntas durante a palestra são capazes de quebrar o fluxo de informação de mão única, dar aos ouvintes tempo de digerir o que eles acabaram de escutar, e previnir que alguns participantes fiquem completamente perdidos.

Outra alternativa é exibir vídeo-clips para quebrar exposição e dar a oportunidade do público de conversar entre si. Também pode ser feito um exercício em que as pessoas fazem uma lista de coisas ao seu respeito e então escolhem apenas três itens para utilizar ao se apresentar a pessoa do seu lado.

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