Por Andy Goodman
Mesmo tendo uma
apresentação que foi feita sob medida para uma audiência e estando
preparado para apresentá-la com entusiasmo e proficiência, você
pode por tudo a perder por causa de alguns detalhes que possam passar
despercebidos.
Alguns requisitos minímos a serem cumpridos são
que consigam ouvir a sua voz, ver os seus slides sem ter que forçar
a vista. Caso o público tenha que fazer anotações, se espera no
minímo uma prancheta para tal. E as pessoas preferem que a
temperatura do ambiente não esteja nem quente e nem fria demais.
Já que os equipamentos audiovisuais, tipos de
auditórios, e a sagacidade de planejar eventos de seus anfitriões
irão variar de local para local, cabe a você acertar préviamente
todos os detalhes que irão garantir uma apresentação agradável e
profissional.
Layout do auditório
Se você quer que os ouvintes fiquem em mesas e virados
para frente, peça por algo ao “estilo sala de aula.” Se você
planeja dividir os ouvintes em grupos menores de discussão, mesas
redondas são a escolha certa, e essas possuem suporte para se fazer
anotações. E se fazer anotações não for essencial e caso
prefira ter os ouvintes em um local com uma atmosfera mais informal,
então peça por algo ao “estilo teatro.” (isto é, fileiras
paralelas compostas somente por cadeiras.)
Luz e Som
Ambientes com um sistema de iluminação que não pode
ser controlado ou janelas sem persianas podem arruinar uma
apresentação que se baseia em projeções visuais. Se você usa o
PowerPoint, pergunte ao organizador se (a) o projetor LCD é potente
o suficiente para sobressair a qualquer nível de luz, ou (b) se as
luzes podem ser diminuídas para viabilizar o uso do PowerPoint.
Ao Perguntar antecipadamente, você dá ao organizador tempo hábil
para mudar o local da sua apresentação, se necessário, ou
assegurar que o equipamento correto esteja disponível.
Da mesma forma, quando for pedir um aparelho de som,
especifique antecipadamente (a) se você quer um microfone com
pedestal ou um microfone de lapela, (b) se você precisa de um
microfone para as perguntas do auditório, e (c) se os organizadores
possuem alguma alternativa caso os microfones principais parem de
funcionar ou dêem algum tipo de problema.
Plano B
Tenha sempre um plano B a disposição,
especialmente se for usar o PowerPoint. Se você estiver levando a
apresentação no seu notebook, tenha uma cópia em CD ou em um
pendrive. Se você enviou a sua apresentação
antecipadamente, ainda assim é válido levar consigo uma cópia
extra para se precaver caso a cópia seja corrompida durante a
tranferência ou caso haja alguma incompatibilidade com o sistema
disponível.
Em um evento que
ocorra um total colapso tecnológico esteja preparado para prosseguir
sem qualquer apoio de slides. Lembre-se: O público foi para ver
você, e não os seus slides, quando uma lampada queima de repente ou
um computador pifa, o show deve continuar!
Saiba o essencial
sobre os projetores LCD
Depois de gastar horas montando sua apresentação de
PowerPoint, você quer imagens claras e nítidas na tela na hora da
apresentação. Mesmo quando as luzes do auditório permanecerem
acesas ou a luz do dia estiver entrando no recinto, um projetor
potente pode produzir as imagens que você deseja.
Nos projetores LCD, a potência é medida em lumens
(i.e., saída de luz). O projetor típico que a maioria das
organizações utiliza tem em torno de 1,200 lumens, o qual é
adequado para um público de 30 a 40 pessoas. Quando você estiver se
apresentando para uma platéia de 100 pessoas ou mais será preciso
um projetor de no minímo 2,500 lumens e uma tela de 3 metros de
altura por 3 metros de largura.
Locais como hotéis e centros de conferências,
muitas vezes têm projetores com mais de 2,500 lumens, geralmente
eles possuem configurações de dupla afixação para ambientes
projetados para grandes audiências. Não é raro, porém, encontrar
situações em que um palestrante leve o seu próprio projetor
portátil para se apresentar em um grande hotel e não ter que pagar
a taxa de aluguel do equipamento. Não deixe esse detalhe ao acaso:
Antes de chegar no local, fale com o organizador do evento e
verifique se você tem a quantidade certa de lumens disponível para
você.
Como você é apresentado
Sua introdução é o início de tudo. E não deve
ser um elemento a parte completamene fora do seu controle. Isso
tendo em vista que os primeiros segundos da sua exposição são
fundamentais para capturar a atenção da platéia, e que a última
coisa que você deseja é gastar o seu tempo para esclarecer o que o
apresentador disse sobre você.
Então gaste alguns minutos para escrever uma introdução
de 30 segundos que possa ser lida na íntegra ou rapidamente ajustada
para qualquer situação. Esse pequeno investimento do seu tempo pode
lhe poupar da situação de ter que corrigir a forma de pronunciar o
seu nome, o seu título (bacharel, mestre, doutor, PhD etc.) ou
repudiar qualquer uma das inúmeras coisas que os apresentadores
podem ter entendido de maneira errada.
Material Informativo
A duração, complexidade, e a qualidade do material
informativo geralmente depende das apresentações que as acompanham,
tanto quanto o tempo (e dinheiro) que o palestrante teve para
elaborá-los.
Dê a alguém um material informativo e esse alguém irá
lê-lo – se não for logo no momento em que lhe foi entregue será
no momento em que começar a se sentir entediado. Mesmo que você
ateste explicitamente, “é desnecessário ler este folheto nas
próximas horas,” é certo que ninguém estará prestando atenção
as suas instruções por já estarem lendo o material préviamente
distribuído. Isso é da natureza humana e não há nada que se possa
fazer para mudar isso.
Então sempre que possível, distribua o material
informativo apenas no fim da palestra, e os elabore para servirem de
sumário dos pontos principais. Proceder dessa forma o ajuda a manter
o foco da platéia em você e fornece a eles poucas chances de se
distraírem. Se lhe perguntarem se haverá distribuição de material
informativo durante a sua palestra, distribua-a o mais tarde
possível. E caso os organizadores insistam para que você envie o
material informativo com antecedência para que possam
disponibilizá-los nos notebooks da conferência, apenas diga, “Pode
deixar, eu mesmo me encarrego disso.”
Se Preparando para Painéis
Quando os organizadores agendam conferências, na
maioria das vezes eles fazem um mero exercicío de preencher espaços
vazios. Pegam um assunto, encontram três especialistas com pontos de
vista distintos, e escolhem um mediador/coordenador para manter o foco no
assunto principal além de manter o trem nos trilhos. Organizadores
mais experientes irão combinar com os mediadores/coordenadores e
painelistas para tratarem entre si do planejamento da sessão, mas
não é difícil para um painelista entrar em um encontro sabendo
apenas o nome da sessão e de outras pessoas que irão dividir o
palco.
Apresentadores experientes, no entanto, serão
pró-ativos e farão as ligações telefônicas necessárias aos
responsáveis pela conferência para garantir um nível aceitável de
preparação.
Jamais deixe a preparação ao acaso, sempre fale com os
outros painelistas para ter certeza que eu não estará duplicando o
material deles. E caso lhe peçam para enviar um resumo de seus
comentários e observações para sua aparição no painél seguinte,
diga: “Eu não posso lhe enviar nenhuma resenha até saber onde
você quer chegar e o que deseja.”
Caso lhe subtraíam quinze minutos para os quais você
se preparou cuidadosamente lhe restando apenas 5 minutos [porque o
painelista anterior a sua vez ultrapassou o tempo estipulado], e o
mediador lhe peça gentilmente para ser breve e ajudar para que a
sessão cumpra o horário programado. O que você faz?
Uma saída é reajustar o tempo que você iria gastar em
cada ponto chave, isso pode ser feito diminuindo a quantidade de
detalhe usado para descrever cada ponto chave. Assim você consegue
se livrar da solução mais óbvia que seria escolher um único ponto
em detrimento dos demais.
Avaliações
Nada irá melhorar sua performance mais do que o
feedback, e formulários de avaliação são as ferramentas mais
comuns entre palestrantes. Muitas organizações que lhe convidam
para palestrar irão providenciar formulários para o público, e
nesses casos, está por sua conta pedir uma cópia dos resultados
para os organizadores depois do evento. (É improvável que um
organizador de conferência se recuse a compartilhá-lhas, e em
muitos casos eles providenciarão antes mesmo que você peça.)
Quando os organizadores não cobrirem esse aspecto –
uma pergunta a ser incluída na sua sondagem do evento – leve seu
próprio formulário de avaliação. O público é notávelmente
impaciente com formulários longos, especialmente quando desejam sair
para outra sessão, logo mantenha o questionário curto.
Providencie questões de multipla escolha que possam ser
marcadas rapidamente, e também inclua uma questão aberta (Como essa
apresentação pode melhorar?) que irá permiti-los oferecer um
feedback que não foi previsto na multipla escolha. Distribua o
formulário no início da palestra. Isso reforça a mensagem que você
está interessado na opinião do seu público, condicione os membros
da platéia a pensar criticamente sobre a sua apresentação, e
prepare-os para dispor de alguns minutos no final para que coloquem seus
pensamentos no papel. Não dói nem um pouco para o público saber que você
tem confiança o suficiente para saber da opinião deles a respeito do seu
trabalho.
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