quarta-feira, 18 de março de 2015

Atas de Reunião

Por Mary McGhee

Atas de reunião formam um registro histórico do trabalho do seu grupo. Elas servem como registro e detalhamento das decisões quando a memória das pessoas falha ou quando há discordância. As atas relembram as pessoas dos compromissos que assumiram e os prazos de entrega. Atas informam aqueles que não puderam comparecer a reunião o que aconteceu e/ou foi decidido. Elas dão aos futuros membros do grupo uma forma de se inspirar nos sucessos passados e evitar ter de reinventar a roda.

Alguns grupos designam alguém como responsável pela confecção das atas de todas as reuniões; outros fazem a rotatividade desse trabalho. Escolha o que for melhor para o seu grupo, desde de que a informação seja registrada e preservada em algum lugar.

Na ata deve constar o seguinte (caso se aplique ao seu grupo e a sua reunião):
  • data, hora e local da reunião
  • lista dos presentes e dos ausentes.
  • hora que a reunião foi marcada
  • aprovação das atas anteriores e quais alterações foram feitas
  • resenha de relatórios, anúncios e outras informações compartilhadas
  • propostas, resoluções, moções, emendas, um resumo da discussão e disposição final (se você estiver usando o procedimento parlamentar formal, registre quem fez a moção e quem endossou-a)
  • tempo de intervalo
  • data, hora e local da próxima reunião
  • nome do redator da ata de reunião
Propostas e resoluções devem ser registradas na íntegra e relidas durante a reunião para os participantes certificarem-se de que estas foram transcritas de forma precisa.

Resuma a discussão, capturando pontos-chave e decisões tomadas. Quando alguém assume uma tarefa, uma previsão de entrega, ou se outros acordos importantes são feitos, certifique-se de documentá-los. Isso servirá como um lembrete quando as atas forem lidas posteriormente.

Separar o fato da opinião. Os fatos são objetivos e indiscutíveis; as opiniões são subjetivas. Leia esta frase: “O baixo comparecimento para o evento poderia ser devido à má publicidade.” De quem é esta ideia? Indique a origem das opiniões (por exemplo, “Joana sugeriu que...” ou “O grupo concluiu que...”)

Às vezes, pode ser útil distribuir as atas antes da próxima reunião. Isto dá às pessoas um lembrete de tarefas e prazos a cumprir, bem como de quando e onde será a próxima reunião.

Distribua cópias e leia as atas nos primeiros minutos da próxima reunião. Correções ou adições devem ser registradas na ata da reunião. O grupo deve então aprovar a ata, o que significa que eles concordam que essa está correta e na íntegra, tal como está escrita ou conforme foi alterada.

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