Por
Mary McGhee
Atas de
reunião formam um registro histórico do trabalho do seu grupo. Elas
servem como registro e detalhamento das decisões quando a memória
das pessoas falha ou quando há discordância. As atas relembram as
pessoas dos compromissos que assumiram e os prazos de entrega. Atas
informam aqueles que não puderam comparecer a reunião o que
aconteceu e/ou foi decidido. Elas dão aos futuros membros do grupo
uma forma de se inspirar nos sucessos passados e evitar ter de
reinventar a roda.
Alguns
grupos designam alguém como responsável pela confecção das atas
de todas as reuniões; outros fazem a rotatividade desse trabalho.
Escolha o que for melhor para o seu grupo, desde de que a informação
seja registrada e preservada em algum lugar.
Na ata
deve constar o seguinte (caso se aplique ao seu grupo e a sua
reunião):
- data, hora e local da reunião
- lista dos presentes e dos ausentes.
- hora que a reunião foi marcada
- aprovação das atas anteriores e quais alterações foram feitas
- resenha de relatórios, anúncios e outras informações compartilhadas
- tempo de intervalo
- data, hora e local da próxima reunião
- nome
do redator da ata de reunião
Propostas
e resoluções devem ser registradas na íntegra e relidas
durante a reunião para os participantes certificarem-se de que estas
foram transcritas de forma precisa.
Resuma
a discussão, capturando pontos-chave e decisões tomadas. Quando
alguém assume uma tarefa, uma previsão de entrega, ou se outros acordos
importantes são feitos, certifique-se de documentá-los. Isso
servirá como um lembrete quando as atas forem lidas posteriormente.
Separar o fato da opinião. Os fatos são objetivos e indiscutíveis; as
opiniões são subjetivas. Leia esta frase: “O baixo comparecimento
para o evento poderia ser devido à má publicidade.” De quem é
esta ideia? Indique a origem das opiniões (por exemplo, “Joana sugeriu que...” ou “O grupo concluiu que...”)
Às
vezes, pode ser útil distribuir as atas antes da próxima reunião.
Isto dá às pessoas um lembrete de tarefas e prazos a cumprir, bem como de
quando e onde será a próxima reunião.
Distribua
cópias e leia as atas nos primeiros minutos da próxima reunião.
Correções ou adições devem ser registradas na ata da reunião. O
grupo deve então aprovar a ata, o que significa que eles concordam
que essa está correta e na íntegra, tal como está escrita ou conforme
foi alterada.
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