quarta-feira, 20 de agosto de 2014

Como se Tornar um Palestrante Requisitado


Por Andy Goodman

Esse artigo por si só não irá lhe tornar um palestrante melhor. Você deve colocar as dicas contidas aqui em prática para conseguir tal feito, adaptá-las ao seu estilo pessoal e talvez inventar novas ferramentas por conta própria. Resumidamente, cabe a você colocar o que é descrito aqui em prática. O presente texto apenas lhe apontará o caminho correto a seguir.

Os erros fatais mais comuns

1. Ler os slides. Existe alguma justificativa plausível para um palestrante ler slides em voz alta uma vez que o espectador pode fazer isso por conta própria? Qual a razão de fazer isso já que o conteúdo se encontra no material informativo que foi distribuído previamente para o público?

2. Excesso de informação. Quem disse que quantidade é sinônimo de qualidade? Se uma apresentação é entediante, dez minutos já parecem uma eternidade. O público quer encontrar relevância e aplicação prática do conteúdo que lhe é transmitido.

3. Falta de interação. Falar ininterruptamente por 30, 40 ou mesmo 60 minutos é um tédio para o espectador e pode levá-lo ao sono. Lembre-se de que muitos ouvintes tem uma vida e uma experiência profissional que desejam compartilhar com os outros, cabe ao palestrante explorar, direcionar e facilitar o compartilhamento desses relatos entre o público.

4. Apresentadores apáticos. Palestrantes que falam de forma monótona, parecem ter falta de interesse pelo tema que abordam e levam o público à dispersão rápidamente. Em poucos minutos o espectador estará entretido olhando para algo mais interessante que a palestra ou pensando sobre o que poderia fazer caso estivesse em outro lugar.

5. Problemas técnicos. Projetores que não funcionam, ar condicionado muito frio, aparelho de som muito baixo, alto ou com chiado – enfim, toda a sorte de problemas técnicos que se possa imaginar. Problemas desse tipo muitas das vezes são inevitáveis ao longo de muitas apresentações, alguns podem ser previnidos e aqueles que não podem ser evitados jamais poderão arruinar a sua apresentação. Geralmente esse tipo de problema acontece com quem não tem um plano B ou não antecipa o que pode dar errado.

Como atingir a excelência

1. Interação. Apresentações interativas criam oportunidades para que os ouvintes trabalhem em conjunto e assimilem o conteúdo rapidamente.

2. Objetividade. Seja conciso e objetivo ao tratar dos três ou quatro pontos principais que deseja cristalizar na lembrança do público, ilustre-os usando metáforas/anedotas para ser mais eficaz.

3. Entusiasmo. Demonstre entusiasmo sobre o seu tema e transmita esse interesse ao público.

Obs: Outros pontos desejáveis são: humor, uso de histórias, relevância e slides visualmente bem elaborados.

Qual o diferencial dos Palestrantes muito requisitados?

Primeiro, eles são capazes de sintetizar e arranjar grandes quantidades de informação em algo inteligível e dentro do tempo estipulado para a apresentação, garantindo que o público seja capaz de assimilar e compreender os pontos principais.

Segundo, a não ser que tenham ajuda de terceiros, apresentadores qualificados criam seus próprios slides, transparências, gráficos ou outros recursos visuais de apoio os quais podem ajudar o público absorver o conteúdo facilmente. E quando eles trabalham sem recursos visuais, sabem como criar um discurso que pode prender a atenção do público por seus próprios méritos.

E, finalmente, os apresentadores habilidosos sabem como apresentar, o que significa envolver uma sala cheia de pessoas que podem estar: distraídas; hipnotizadas pelos seus BlackBerrys; apenas vagamente interessadas no assunto; completamente hostis; ou todas as possibilidades anteriores. Eles aprenderam o suficiente sobre o público com antecedência, para adequar os seus discursos à platéia, e eles desenvolveram a presença de palco ao ponto de estarem completamente confortáveis no podium, não importando quantos pares de olhos estão olhando para eles.

Sintetizar pilhas de informações em alguns pontos compreensíveis e de fácil memorização pode demorar várias horas ou mesmo dias. Criar slides ou outros elementos gráficos que suportam o apresentador (ao invés de simplesmente duplicar o seu conteúdo) leva mais tempo. E chegar a um nível de conforto com o tema que permita ao apresentador se concentrar no público (e se eles estão ou não compreendendo a explicação) em vez de tentar lembrar o próximo ponto pode levar horas de ensaio ou mesmo várias apresentações seguidas (no caso da palestra ser ministrada mais de uma vez).

Existe uma crença de que imprimir e distribuir uma apresentação de PowerPoint préviamente (1) ajuda o público a tomar notas mais facilmente e (2) fornece um sumário da apresentação para os inscritos que não puderem comparecer a palestra. E muitas entidades quando convidam um palestrante pedem que eles enviem suas apresentações antecipadamente.

Quando lhe pedirem tal coisa, recuse o pedido. Primeiro porque capturar a atenção do público e mantê-la é um desafio. As pessoas se distraem facilmente e qualquer material informativo distribuído antes da palestra é um convite à dispersão do público. Assim que o espectador ficar entediado ou confuso, ele invariávelmente começará a folhear o material informativo a procura de algo mais interessante ou para ver o que vem a seguir. E nessa situação o apresentador terá um trabalho muito mais ingrato para ganhar a atenção do ouvinte novamente. Enfim, qual a necessidade de ajudar o espectador a ignorá-lo?

Segundo, o PowerPoint é elaborado para ilustrar a sua fala e não para duplicá-la. Enquanto alguns slides podem fazer sentido por si só, outros estarão incompletos sem a narrativa que os acompanham e isso confundirá qualquer um que perca a explicação que acompanha-os. E por último, se você utiliza o humor em suas apresentações e alguns slides fazem parte do componente humorístico da sua palestra, não faria o menor sentido disponibilizar a sua apresentação antecipadamente. Um comediante que distribuisse préviamente um texto com suas piadas usadas no show não teria mais um emprego.

Por fim, mesmo que o seu anfitrião lhe peça para “fazer uma exceção” mantenha-se irredutível até que ele ceda. Se for para distibuir o material informativo, faça isso você mesmo e na hora que considerar conveniente.

* * * * *
Se você teve problemas para preparar sua palestra, então é importante assegurar que as pessoas continuem acordadas. Você deve pensar como tornar seu discurso atraente e vívido. Tenha respeito pela platéia e presenteie-os com uma palestra boa, interessante e memorável.

Leia também:

Como Fazer uma Apresentação de PowerPoint


Por Andy Goodman

Use as imagens para se comunicar (através da visão) com o lado direito do cérebro dos espectadores, e use a sua voz para se comunicar (através da audição) com o lado esquerdo do cérebro dos espectadores.

Finalidade do PowerPoint

Uma apresentação de PowerPoint é completamente diferente de um documento textual. Brochuras, memorandos, relatórios ou qualquer outro tipo de material impresso pode fazer o trabalho árduo de transmitir a informação de você para o público. Sua apresentação – independente de ter 10 minutos ou duas horas de duração – deve ser algo completamente diferente de um material impresso (resenha, resumo ou artigo). Caso você precise de um resumo para ajudá-lo a se lembrar dos pontos principais do seu tema carregue consigo cartões de índice.

O seu tempo no podium é uma oportunidade de transmitir a essência da sua proposta, dar ênfase aos pontos principais de um relato, ou contar histórias que ilustrem o seu ponto. O propósito central do PowerPoint é prover elementos visuais que demonstrem de forma clara, retratem dramaticamente e enfatizem emocionalmente cada ponto que você deseje abordar.

Os espectadores tem dois canais para processar informação: o visual e o auditivo. Esses canais trabalham simultaneamente, por isso o público é perfeitamente capaz de olhar para um slide, ouvir o palestrante e processar a informação recebida por ambos os canais. Essas mesmas pessoas podem se atrapalhar quando tem que processar muita informação de uma só vez.

Quando as pessoas lêem o texto que é projetado na tela ao mesmo tempo em que o orador recita o mesmo texto em voz alta, a tendência do público é procurar por divergências [entre os dois] para determinar se o texto projetado na tela e as palavras ditas pelo palestrante, são de fato, as mesmas. E isso tudo significa que a última coisa que o espectador está fazendo é se focar no conteúdo!

Aposente a caixa de texto

Maioria das apresentaçãoes de PowerPoint que se vêem por aí usam o background branco [que é padrão] para cada slide. Isso projeta a manjada caixa branca, fazendo muitas apresentações serem mais do mesmo. Mesmo quando os palestrantes descobrem como selecionar outras cores de background (ou usar os templates), suas imagens e textos parecem estar presas dentro de uma caixa.

No entanto quando você usa o preto como background o projetor de LCD coloca apenas as imagens e o texto que você escolheu. Isso permite que você elabore slides sem qualquer borda aparente fazendo o espectador focar sua atenção precisamente onde você quer que esteja.

O melhor de tudo, colocando o background preto, o texto e a imagem se tornam os únicos itens na tela, e os olhos irão gravitar naturalmente entre eles.

Transmita conteúdo

Identidade

Use um texto claro e conciso e imagens com um forte apelo emocional [para retratar e reforçar visualmente o texto]. Prefira sempre imagens em preto e branco (mesmo quando a versão em cores estiver disponível), pois estas ajudam os espectadores a exergar a história na imagem ao invés de se distrairem devido a uma gama de cores. Use o plano de fundo [backgroud] preto. Se pautando por essas referências você sera capaz de direcionar a atenção do público a se focar nos elementos importantes.

Estrutura

Sua meta deve ser a clareza portanto seu material deve ser simples. Uma visualização estruturada, uso de imagens fortes e o uso limitado de texto será o diferencial.

Use animação para controlar o fluxo de informação e transmitir significado

Controle o fluxo de informação

Quando um slide com mais de um tópico aparece na tela, os espectadores irão ler todos os tópicos automaticamente, mesmo que o palestrante ainda esteja a falar do primeiro tópico da lista. Isso cria problemas na transmissão da informação do orador para o ouvinte. Quando os espectadores lêem o que ainda será dito perdem invariavelmente o que está sendo explicado do ítem anterior, consequentemente perdendo informações fundamentais logo de início. E como eles já sabem o que o apresentador irá falar nos ítens subsequentes se dispersarão até que o slide seguinte apareça.

A animação evita esse problema. Mostrando cada ítem por vez, e o público só irá ver na tela o que o palestrante desejar. Os tópicos subsequentes permanecerão ocultos até que a explicação tenha terminado. Retire da platéia todas as possibilidades que tenham para se distrair.

Apresente informações complexas gradualmente

Haverá ocasiões em que você usará imagens gráficas que concentram muita informação em um único slide. Mostrar a imagem completa de uma só vez pode sobrecarregar o espectador e mesmo que você tente explicar qual o significado de cada elemento, você corre o mesmo risco do apresentador que mostra todos os tópicos de uma só vez. Enquanto você tenta explicar o gráfico a mente do público divaga tentando desvendar o sentido da imagem por conta própria. Use o efeito de animação para trazer cada elemento do gráfico gradualmente.

Transmita significado

Deve haver uma razão válida para um texto se mover em um slide. Uma boa razão para isso é ao usar citações de livros, revistas websites ou outras fontes. Use a animação para enfatizar a fonte da qual foi retirada a citação.

Use o comando PEEK IN FROM LEFT para fazer uma citação emergir de uma imagem de uma capa de livro situado a esquerda do seu slide até se estabilizar a direita da capa do livro. Quando fizer isso de um tempo de dois segundos aproximadamente para que leiam o título e quando a citação surgir fique em silêncio para que a platéia possa lê-la sem ficar sobrecarregada de informação.

Crie uma hierarquia visual

Assim como uma peça publicitária impressa ou um outdoor, um slide de PowerPoint deve capturar a atenção e direcioná-la como uma placa de trânsito. Geralmente os slides de uma apresentação mediana possuem os requisitos minimos aceitáveis – um título, tópicos, imagens e legendas – mas o design não diz ao espectador onde olhar primeiro e em que ordem. Há uma confusão visual. E como resultado os olhos e a mente vagueiam sem destino dispersando a atenção do espectador.

Desordem e confusão são falhas de design e não necessariamente de quantidade de informação. Portanto em muitos casos rearranjar e priorizar os mesmos elementos, podem transformar um slide mal estruturado em algo de uma beleza estonteante.

Evite o uso de templates do PowerPoint, pois eles agregam pouco valor a sua apresentação ao mesmo tempo em que negam espaço aos elementos que legitimamente o requerem.

Atalhos

Para direcionar a atenção do público de volta ao podium:

Dada a oportunidade de escolha entre olhar para o orador ou para um slide, o público geralmente preferirá o slide. Conforme-se, se eles podem lhe ouvir, não se sentirão obrigados a lhe olhar. Porém as vezes você precisará que eles se foquem completamente em você. Para isso aperte a tecla B do teclado quando o PowerPoint estiver no modo de exibição, a tela ficará preta, e todos os olhares irão se virar para você. Aperte B novamente para o seu slide reaparecer – e todas as cabeças se virarão para a tela. (Você pode conseguir o mesmo efeito apertando a tecla W – que faz a tela ficar branca – porém as pessoas se distrairão com isso pois ficarão na expectativa de que pode aparecer algo dentro do fundo branco.)

Mostrar um slide a qualquer momento:

Inevitávelmente em algum momento da apresentação pode ser que surja a necessidade de voltar a um slide anterior. Isso além de desperdiçar tempo entedia o público. Então como fazer isso sem voltar slide por slide?

Para ir diretamente a qualquer slide, digite o número do slide [no teclado numérico] que você deseja exibir e aperte ENTER. Para retornar ao último slide exibido antes do salto, digite seu número e aperte ENTER. Obviamente você necessitará de uma lista numerada de todos os seus slides a mão, mas com esse pequeno esforço extra, você terá a liberdade de poder se mover para qualquer ponto da sua apresentação de PowerPoint facilmente.

Acessando slides bônus:

Quando você tiver slides que pareçam opcionais, coloque-os no final da sua apresentação [como slides de bônus]. Inclua-os na sua lista numerada e – usando as instruções acima – você poderá acessá-los rápidamente voltando onde estava anteriormente.

Esse tipo de planejamento pode auxiliá-lo durante a parte na qual o público lhe faz perguntas. Se você já ministrou a mesma palestra diversas vezes, já em ideia de quais questões irão surgir. Então crie slides para servirem de apoio visual na hora de esclarecer tais questões. Se as questões previstas surgirem, você parecerá excepcionalmente preparado. E caso não apareçam, paciência.

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terça-feira, 12 de agosto de 2014

Como Manter a Atenção do Público Durante a Palestra


Por Andy Goodman


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O segredo é ser você mesmo, ou uma versão melhorada de si mesmo. Relaxar e deixar sua personalidade genuína fluir é um grande feito, no entanto um palestrante que está confortável consigo mesmo e não faz contato visual com o público, fala susurrando e fica plantado no podium dificilmente se destacará dos outros.

A palavra-chave é confiança. Quando você domina o seu material e sabe a melhor forma de transmitir o seu conhecimento para a platéia, é fácil relaxar e ser você mesmo. Adquirir presença de palco – isto é, contato visual, controle vocal, domínio de como se movimentar e se portar em cima de um palco – aumenta o seu nível de confiança, portanto é desejável estudar e praticar tudo o que puder até que se torne algo automático.

Contato Visual:

Contato visual é uma das ferramentas mais poderosas a disposição do orador. Usado adequadamente, isso pode lhe ajudar a se conectar com o público, reaver a atenção das pessoas que ficaram dispersas, e assegurar que os pontos principais do seu discurso sejam assimilados.

O segredo é pensar na platéia como um conjunto de indivíduos onde cada um deseja ter a sensação de que você está falando diretamente com ele. O contato visual passa essa sensação, e você quer que o máximo de pessoas possível tenham essa sensação. Esteja ciente de que um breve olhar de relance é insuficiente. Você precisa manter o contato visual com cada pessoa até completar uma sentença ou raciocínio, dando a cada pessoa tempo o suficiente de ter a sensação de conexão.

Caso possua dificuldade de olhar desconhecidos nos olhos, comece pelas pessoas mais simpáticas – aquelas que já estão sorrindo e balançando a cabeça. Além disso você pode conversar com alguns dos participantes antes do início da palestra, assim alguns deles já serão rostos familiares quando você subir ao palco.

Então se aprimore, olhe para cada pessoa por vez, e mostre o quanto você está interessado em suas reações. Em troca eles irão demonstrar um interesse ainda maior pelo que você tem a dizer. Se você estiver contando uma história de dois minutos, conte-a para dez pessoas diferentes [uma sentença para cada pessoa]. Ao invés de falar mirando o infinito, fale olhando nos olhos dos espectadores.

Dispersão

Quando o contato visual é negligenciado ao público, as pessoas se sentem livres do constrangimento de estarem sendo observadas. Então elas estarão liberadas para ler jornal, fazer um cafézinho, mexer no celular e jogar Candy Crush! Se o orador nunca mantém o contato visual [o público pensa que não pode ser visto pelo palestrante] ou estiver ausente [fisicamente] do auditório, a platéia irá relaxar e começar a fazer palavras cruzadas.

Controle Vocal:

Assim como o contato visual, sua voz é uma ferramenta que pode lhe auxiliar a transmitir significado e a segurar a atenção da platéia. Um erro grosseiro é pensar que a voz é um instrumento com apenas duas configurações: “Berrando igual a um bezerro desmamado,” para ser utilizado quando quiser a atenção do público, e “fala monótona e cansativa” para quaisquer explicações e observações feitas.

Volume

Amadores aumentam o volume da voz e batem no podium para conseguir atenção. Profissionais sabem que isso esgota a paciência da platéia, por isso eles variam suas técnicas vocais para chamar a atenção do público.

Velocidade

Desacelerar e colocar mais ênfase em cada palavra pode chamar a atenção para certas partes do seu discurso. (pare de falar de uma só vez e você pode ver as pessoas lhe obsevando atentamente.) Essa pode ser uma técnica mais poderosa do que aumentar o volume da voz pois é desnecessário berrar – as palavras se encarregam por si só da expressividade, e você está servindo-as um pouco mais deliberadamente apenas para garantir que todos compreendam o ponto principal.

Aumentar deliberadamente o ritmo da sua fala deixa o público ciente de que “ essa parte vale a pena escutar, mas não iremos nos alongar nela,” mas tenha cuidado: Falar rápido demais por muito tempo sem pausar tempo o suficiente para que o público possa digerir o que foi dito leva a sobrecarga de informação. Alta velocidade pode ser associada com o nervosismo, então use o acelerador com cautela.

Tom

Seriedade, sarcasmo, tédio, alegria – sua voz pode transmitir uma série de emoções. Mudar o tom de voz pode mudar drásticamente o significado de suas palavras. Por exemplo, considere a sentença: “Essa é uma boa ideia.” Dita de certa forma, isso pode significar, “Finalmente, alguém veio com uma boa sugestão.” Dita de outra maneira, pode significar, “Essa foi a coisa mais estúpida que eu já escutei na minha vida.” E falando em um tom neutro, pode levar o espectador a se indagar o que o palestrante está pensando ao dizer tal frase. Desde que você deseje que a platéia saiba precisamente o que você está pensando, tire um momento para se perguntar se o tom de voz que você usa transmite consistentemente o significado que quer.

Palestrantes que mantém o volume, velocidade e tom de voz constantes produzem uma fala monótona e cansativa que pode levar os espectadores gradativamente ao sono profundo, ou no mínimo fazer com que procurem desesperadamente por seus telefones celulares. É justamente a variação desses ítens [volume, velocidade e tom] que torna um discurso interessante, e o uso premeditado dessas variações é o diferencial dos palestrantes talentosos.

Linguagem Corporal:

Uso do Podium

O podium é um bom lugar para fixar o microfone, colocar suas anotações e um copo de água, mas ele também se torna uma barreira entre o orador e o espectador. A expressão corporal é um instrumento poderoso, e o podium diminui o poder de alcance dessa ferramenta. Então qual seria a finalidade de se esconder atrás de um podium ou permitir que ele comprometa a sua movimentação pelo palco? Usar um microfone de lapela ou sem fio pode lhe dar maior mobilidade pelo palco para falar diretamente com os espectadores, apontar para itens da projeção visual para uma maior ênfase, e se comunicar de maneira mais eficaz que o normal.

É claro que haverá ocasiões em que o tipo de formato do auditório ou o equipamento de áudio/visual requerem o uso do podium. E mesmo nessas ocasiões você pode utilizar o seu olhar e a sua voz para revigorar o seu discurso e atrair o público. Um meio de se fazer isso é variar entre o uso de gestos sutis e intensos, cujo o resultado é a projeção de movimento e vigor vindas de trás do podium. O público começa a lhe observar de outra forma quando você usa ambos [voz e gestos]. Você pode levantar as mãos ou simplesmente levantar uma sombrancelha e a platéia irá focar no seu rosto.

Expressão Corporal

Existe uma relação entre como as pessoas se portam no palco e a mensagem não verbal que elas projetam no público. Para maiores detalhes clique aqui. A ideia é ajustar sua linguagem corporal ao seu discurso, fazendo com que ela sirva de fundamento para as suas palavras e que passe a mensagem não-verbal correta.

Uma boa prática é identificar a emoção – raiva, empatia, frustração, esperança, indignação – central do seu discurso. E uma vez que tenha identificado isso faça as suas colocações dizendo exatamente o que sente, excluindo eufemismos ou o uso de linguagem diplomática do seu discurso.

Humor:




As pessoas adoram rir, logo o humor é uma ferramenta poderosa para um palestrante. Quando um orador demonstra que possui bom senso de humor (e está disposto a usá-lo), os espectadores o ouvirão mais atentos esperando a próxima chance de dar uma boa risada. O humor é um exelente instrumento para manter a atenção do público, use-o para ilustrar um ponto importante do seu discurso ao mesmo tempo em que mantém a platéia entretida.

O seu tema ou as circunstancias de sua apresentação podem definir os limites do que é apropriado. Então proceda com cautela. E se você considera que o uso de humor não combina com você, não se sinta obrigado a fazer isso só porque leu em algum lugar que o uso de comédia é tiro e queda em palestras. Caso você seja uma pessoa sem a veia artística da comédia poupe o público do constrangimento de ouvir alguma piada sem graça.

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segunda-feira, 11 de agosto de 2014

Como Planejar uma Palestra - Parte 2


Por Andy Goodman

Independente do número de pessoas para as quais você se apresenta, sejam 5 ou 500, um princípio sobre o público permanece constante: Os níveis de atenção estarão no seu ponto mais alto no ínicio e no fim da palestra.

No ínicio da palestra quando ocupamos nossos lugares na platéia estamos curiosos sobre o tema, o palestrante e se o tempo que estamos investindo ao comparecer a palestra terá valido a pena. E mesmo as pessoas morrendo de sono irão despertar e olhar para o palestrante quando ouvirem dele as seguintes palavras mágicas “Então para concluir...”

Uma vez que o conteúdo de sua apresentação já esteja definido e ordenado, concentre-se na introdução. Essa é a sua oportunidade de capturar a atenção do público, direcioná-la para o tema da palestra, e começar a pavimentar o caminho que levará todos a linha de chegada.

Introduções: Vá direto ao ponto

Algumas técnicas de introdução incluem:

Contar uma história que ilustra o tema de sua palestra.

Perguntar aos membros da platéia quais são as suas impressões sobre o tema que será abordado na palestra.

Mostrar uma estatística convincente.

Mostrar uma imagem que cumpre a promessa de “valer por mil palavras.”

Lembre-se no entanto de que ir direto ao ponto não lhe exime de cumprir as regras de etiqueta básica. Após ter capturado a atenção do público, é recomendável gastar uns minutos para agradecer as pessoas que lhe convidaram, avisar qualquer regra pré-estabelecida pela sessão (isto é, quando é apropriado fazer perguntas), e dar quaisquer informações extras que tenham sido omitidas caso a introdução tenha sido feita por terceiros. É bom frisar que mesmo isso sendo uma questão de boa etiqueta, você continua desfrutando da boa vontade do público conquistada graças a forma como você iniciou o seu discurso.

Observação:

Usar a seguinte frase acaba imediatamente com qualquer interesse prévio ou curiosidade do público: “Olá, meu nome é ___________, e hoje eu vou falar sobre ___________.”

Seja criativo, use frases que tenham algum impacto ou deixem o público atento, algo como: “Boa tarde a todos. Peguem um pedaço de papel e um lápis. Vocês terão muito o que anotar hoje.”

Diga ao público qual é o tempo de duração da palestra

Isso demonstra que você dá valor ao tempo que o público investiu para lhe prestigiar e que pretende usar esse tempo produtivamente.

Encerramento

O encerramento é a sua chance de consolidar o que o público aprendeu e inspirá-los a colocar o novo conhecimento adquirido em prática.

Com o aumento dos níveis de atenção do público no final da palestra é hora de (1) apresentar um sumário dos pontos principais, (2) fazer uma abertura para perguntas do auditório, e então (3) lançar as palavras finais para o encerramento, as quais se diferenciam distintamente do sumário.

1. O sumário

Se trata de uma breve recapitulação dos pontos principais e um reforço da sua mensagem central.

2. Perguntas do auditório

Ao final de uma sessão sempre se espera que haja perguntas feitas pelo público, nesse caso seguem algumas técnicas que podem tornar esse momento mais produtivo:

Aposente a frase “Alguém quer fazer alguma pergunta?” e seus similares. Essa é a pior frase que alguém pode proferir na ocasião, ao invés disso diga algo como: “Hoje eu ensinei a vocês algumas técnicas. Se vocês fossem aplicá-las amanhã, em que partes vocês teriam alguma insegurança ou dúvida? Que receios vocês tem” Isso estimula os participantes a falar, quebra o gelo, e inicia o fluxo de perguntas. Ter questões prontas para disparar na platéia [duas ou três perguntas provocativas] ajuda a motivá-los a falar.

Se prepare para as perguntas do público assim como se preparou para outras partes da palestra. Antecipe as perguntas que podem surgir e tenha uma resposta pronta para cada uma. Uma boa prática é saber o que dizer e como dizer. Escreva as respostas antecipando as prováveis perguntas. Não é necessário ter um script a mão, mas o processo da escrita lhe ajudará a encontrar a melhor forma de se expressar.

Ensine o público a formular melhor suas perguntas. As perguntas mais interessantes são aquelas cuja resposta pode beneficiar a maior parte da platéia, portanto generalize sua resposta caso necessário ou até mesmo reformule e/ou redirecione a pergunta que lhe foi feita para que atenda a esse princípio.

Reformule qualquer pergunta hostil que lhe façam. Caso você esteja ministrando uma palestra sobre a redução da maioridade penal e lhe perguntem “porque você odeia os pobres e negros?” você dirá [para o público], “Acabaram de me perguntar aqui porque eu me posiciono a favor das vitímas de homícidas ao invés de estimular a bandidagem e a razão para isso é (...)” Ouça a pergunta, ignore a provocação. O objetivo do provocador é arrancar uma reação emocional de você lhe tirando do sério, pois ele sabe que essa é a forma mais eficaz de lhe tirar a credibilidade.

E finalmente o mais importante de tudo, termine sua apresentação com uma frase de encerramento. Quem desobedece a essa máxima comete o erro de fechar a apresentação com as perguntas feitas pelo público, sendo que esta é a parte mais entediante de qualquer apresentação. Algumas pessoas irão perguntar coisas relevantes e outras não, até os palestrantes mais experientes conseguem perceber os níveis de atenção se esvaindo durante uma sessão de perguntas e respostas mal sucedida. E é por isso que é bom se preparar para uma frase de encerramento que será a última coisa que a platéia ouvirá do que ter o seguinte quadro: “Alguém tem mais alguma pergunta?” (Silêncio.) “Alguém tem mais alguma pergunta?” (Alguém tosse.) “Obrigado.” (Aplausos educados como prêmio de consolação.)

3. Encerramento: As palavras finais

O público deseja que você olhe fixamente nos olhos deles ao deixar sua mensagem final. Essa é a sua oportunidade de contar uma última história, reforçar a sua mensagem o mais eloquentemente possível (citar alguma personalidade admirável se for apropriado), ou contemplar uma visão de futuro inspiradora. Acima de tudo essa é a hora em que você dirá de forma assertiva o que espera que eles façam com toda a informação que acabaram de receber ou com as habilidades que adquiriram. Resumidamente, faça um apelo à ação para que se mobilizem em torno de algo.

Administre o Tempo

Uma hora bem elaborada é uma sequência planejada de elementos que capturam a atenção do público, destaca os pontos principais de maneira clara e de forma organizada, proporciona oportunidades de se engajar, aprender, sintetizar, reforçar o que foi dito, e enviar o público de forma apropriada – para a próxima palestra, a próxima sessão, ou para as suas respectivas rotinas diárias.

Essa não é a única forma de planejar a sua apresentação, porém esse esquema pode servir como um lembrete de todos os detalhes que você deve considerar ao elaborar a sua próxima apresentação e planejar como irá conduzir o público na jornada de A para B.

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Como Planejar uma Palestra

Por Andy Goodman

Ao planejar uma palestra foque-se nos ouvintes, fatos e provas científicas por si só são insuficientes para mudar a impressão das pessoas em relação a um determinado tema que você esteja empenhado em abordar, portanto descubra o que é importante para elas e a partir dessa perspectiva apresente seus argumentos, fatos, provas científicas e estatísticas.

A é o que eles pensam e sentem sobre o assunto quando entram no auditório. B é o que você quer que eles pensem e sintam sobre o assunto ao sair do auditório.

Para conduzir os ouvintes de A para B, você deve conhecer algo sobre o público que irá lhe ouvir. Isso requer uma entrevista com o organizador da conferência que agendou a sua sessão/palestra. Se você está lidando com uma única organização, isso significa encontrar alguém de dentro (da organização) que possa lhe dar uma pista sobre o tipo de participantes que lhe aguardam no evento. Seja lá qual for as circunstâncias, sempre haverá alguém que conhecerá o público que lhe aguarda melhor que você.

Ao encontrá-los, pergunte-os tudo o que puder e tome nota à medida que forem lhe respondendo:

Quem estará no auditório?

Uma das formas de entediar o público é falar acima ou abaixo de seu nível de conhecimento ou fora de suas vivências profissionais. Conhecer seus cargos, funções, atividades e aprender o máximo que puder sobre os interesses deles e dominar o tema que você irá abordar lhe ajudará a calibrar seu discurso ao nível do seu público. Um meio de ajustar o seu discurso ao público em cima da hora é começar a palestra perguntando a platéia: “O que vocês querem aprender sobre o assunto a ser abordado hoje? E qual é o aspecto desse tema que despertou o interesse de vocês?”

O que eles sabem ou acreditam que pode servir para fundamentar meu discurso?

Raramente você irá se deparar com uma platéia que seja como uma folha em branco. Eles estão propensos a terem alguma impressão sobre seu tema, e você quer estimular o interesse ou apoio que houver.

Se você estiver propondo a manutenção do armamento civil contra as propostas de desarmamento , por exemplo, você pode acabar constatando que algumas pessoas são resistentes à ideia de a população se armar em massa. Mas você também provavelmente descobrirá que estas mesmas pessoas se sentem incomodadas com uma legislação que, na prática, desarmaria apenas os cidadãos de bem, enquanto os bandidos continuariam infringindo a lei neste ponto também, e isso lhe dará a chance de ter um ponto melhor com o qual começar.

(De fato, foi isso o que ocorreu no referendo de 2005 no qual se propôs o desarmamento civil: as pessoas no início das campanhas estavam a favor do desarmamento, e as pesquisas todas apontavam para uma vitória do "Sim". No entanto, com a argumentação de que com a nova legislação o cidadão de bem iria se desarmar, mas os bandidos não, os apoiadores do "Não" reverteram dramaticamente o quadro de intenções e acabaram vencendo.)

Quais objeções/empecilhos que o público pode apresentar?

Ninguém deseja cair em uma armadilha. Se a palestra estiver cheia de pessoas hostis ou que tenham alguma razão para se opor a você, saber disso antecipadamente irá lhe ajudar a formular argumentos que desfaçam qualquer uma das objeções que lhe apresentem. Logo comece sua palestra apontando todas as possíveis objeções ao seu ponto de vista sobre o tema e refute-os um por um. Somente após essa medida você estará livre para prosseguir para a conclusão da sua meta relacionada ao seu tema em questão.

Ao fim da palestra, o que você deseja que o público aprenda?

Em uma palestra típica de uma hora de duração, o público se lembrará apenas de alguns pontos. Então quando for planejar seu discurso, pergunte a si mesmo: Quais são os 3 ou 4 pontos fundamentais que eu quero que o público leve consigo no caso de não se lembrarem de mais nada do que foi dito?

Ao fim da palestra, que impressão você quer que eles tenham sobre o tema?

Seres humanos são criaturas emocionais por natureza. Se você apresenta informações sem se quer despertar suas emoções, o resultado final será sempre um público que dirá, “Até que a palestra foi legalzinha,” e então retornarão prontamente as suas respectivas rotinas e se esquecerão de tudo o que você falou. Se você quer que o público sinta indignação, esperança, curiosidade, raiva, ou inspiração, você deve passar essas emoções na sua fala [a questão se trata de uma combinação precisa do que e como você fala], então saiba antecipadamente como você irá se expressar.

Observação:

Palestrantes experientes que apresentam o mesmo tema inúmeras vezes fazem essas perguntas préviamente para poder adaptar o seu material a sua nova audiência. Uma boa prática antes de ministrar uma palestra é pedir aos seus anfitriões para preencher um questionário que lhe fornecerá os detalhes pertinentes para elaborar o seu discurso.

Duração: Menos é mais

Quando o tempo de sua palestra já está préviamente fixado

Maioria dos encontros, conferências e palestras duram uma hora. A expectativa geral entre os planejadores da sessão é que 45-50 minutos serão destinados a apresentação e os 10-15 minutos restantes ficarão para responder as perguntas do auditório. (Quando o tempo da palestra é de 30 minutos se espera que 20-25 minutos sejam destinados a apresentação e os 5-10 minutos restantes sejam para responder as perguntas do auditório.)

Se você considera que precisa de mais tempo para transmitir seu conhecimento de maneira que o público o assimile, então você tem duas escolhas: (1) pedir um tempo maior, ou (2) adaptar a sua palestra ao tempo proposto e abordar apenas os pontos mais importantes. Caso isso deixe a platéia sedenta por mais – o que é uma boa coisa – você sempre pode entregar-lhes um material informativo que cobrirá os outros pontos que você não teve tempo de comentar, se oferecer para ficar depois do tempo combinado para sanar qualquer dúvida a mais que possa ter surgido, ou deixar seu e-mail para qualquer esclarecimento. A única atitude irresponsável que um palestrante pode ter nesse caso é despejar toneladas de informação sobre o público independente do tempo disponível para realizar tal façanha.

Enquanto alguns palestrantes imaginam que essa abordagem dá ao público “mais informação pelo tempo e dinheiro investido,” isso na verdade presta um grande desserviço. Uma apresentação concisa permite ao ouvinte focar nos pontos chaves e organizá-los mentalmente de uma maneira que faça sentido. Resumidamente estudantes aprendem e assimilam muito mais quando poucas informações são apresentadas.

Haverá ocasiões em que irão lhe dar mais tempo do que você precisa para transmitir o seu conteúdo. Nessas circunstancias, é desnecessário preencher o tempo restante. Ou seja se lhe pedirem para fazer uma apresentação de mais de uma hora e meia pergunte o porque disso, mesmo que lhe paguem mais pelo tempo extra! Menos é mais, é melhor deixar o público com o gosto de quero mais e ter a possibilidade de fazer uma outra palestra [de mesma duração e em uma outra ocasião] do que saturá-los despejando toneladas de informação de uma só vez. Seu objetivo é que assimilem e/ou apliquem o conteúdo.

Quando o tempo da palestra é flexível

Se a duração da palestra depender apenas da sua vontade, pense no tempo que você levará para (a) transmitir o seu conhecimento, (b) aplicar exercícios para assimilação do conteúdo, e (c) deixá-los aptos para aplicar o que acabaram de aprender ou empregar a habilidade que acabaram de adquirir.

Quando planejar uma sessão de mais de uma hora, é necessário estipular um intervalo. Depois de vinte minutos de fala ininterruptos, há uma queda nos níveis de atenção e/ou atividade mental, logo uma pausa é mais do que necessária. É como se as pessoas precisassem esvaziar a mente para que possam voltar a absorver mais informações.

Quando a duração da palestra é determinada por você, estipule o tempo que lhe for necessário. Porém tenha em mente que durante uma hora de palestra, as pessoas se lembrarão apenas de uma coisa ou outra que foi dita. Provavelmente se lembrarão apenas de três coisas. Portanto escolha três coisas, ilustre-as com exemplos, e repita. Estatísticas, raciocínio dedutivo, relatos, fatos históricos, argumentos filosóficos, exercícios interativos, anedotas e estímulos sensoriais podem ser usados para reforçar o seu ponto. Se lhe faltar uma boa história ou analogia para ilustrar o seu ponto é melhor deixá-lo de lado, pois se não há elementos suficientes para convencer o público do seu ponto qual seria a finalidade de mantê-lo em seu discurso?

Uma vez que você tenha decidido quais os pontos são essenciais para a sua palestra, organize o seu material de forma que seja capaz de encontrar informações, imagens, histórias e outros elementos que irão reforçar cada ponto chave – e deixe o resto de lado. Reduza as informações e imagens ao essencial, o excesso só serve para confundir e sobrecarregar o público. Então na dúvida se algo fica ou não, descarte. Lembre-se: menos é mais.

Invista na interatividade

Há três bons motivos para incorporar exercicíos interativos em qualquer apresentação após os primeiros 10 ou 15 minutos:

Primeiro, o público anseia por isso. Eles querem interagir com o palestrante e/ou outros membros da platéia e são raras as palestras que dão essa oportunidade.

Segundo, isso ajuda a quebrar o fluxo de informação de mão única. A duração de tempo que uma pessoa pode se concentrar mentalmente em uma atividade é curta, e há inúmeras oportunidades para que as pessoas se distraiam [desde cadeiras desconfortáveis até a temperatura do ambiente é motivo para se distrair]. Os seres humanos tem um certo limite para absorver informações ininterruptamente, passando desse limite eles irão se distrair e vão começar a mexer no celular entre outras coisas. Um exercício interativo aumenta o fluxo sanguíneo quando as pessoas se levantam ao mesmo tempo em que deixa suas mentes ativas.

Terceiro, exercícios interativos aceleram o aprendizado. O aprendizado é um processo de três passos. No primeiro passo, você adquire informação – nesse caso comparecendo a palestra. No segundo passo, você interpreta a informação para determinar como isso se aplica a sua vida ou profissão. E no terceiro passo você aplica a nova informação, colocando-a em prática de alguma forma. Exercícios interativos permitem aos ouvintes aplicar o que acabaram de aprender, completando assim o processo de aprendizado.

Observação: A forma mais simples de interação é abrir a sessão para perguntas no final da palestra, porém essa forma de interação é insuficiente para atender as necessidades do público. É aconselhável que o palestrante procure verificar o nível de compreensão do público sobre o tema periódicamente ao decorrer da palestra. Pequenas sessões de aberturas para perguntas durante a palestra são capazes de quebrar o fluxo de informação de mão única, dar aos ouvintes tempo de digerir o que eles acabaram de escutar, e previnir que alguns participantes fiquem completamente perdidos.

Outra alternativa é exibir vídeo-clips para quebrar exposição e dar a oportunidade do público de conversar entre si. Também pode ser feito um exercício em que as pessoas fazem uma lista de coisas ao seu respeito e então escolhem apenas três itens para utilizar ao se apresentar a pessoa do seu lado.

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