Colabore de Forma Efetiva e Organize uma Coalizão

Por Susannah Vila

Uma coalizão formal é um agrupamento de organizações e indivíduos em torno de uma questão ou campanha.

Formar uma coalizão significa aumentar os recursos que você possui e quantos mais recursos tiver, maior será sua influência e poder. Trabalhe com todos – com a população, grupos aliados, instituições públicas e privadas – e deixe-os contribuir com sua causa.

 

Passo 1.

A campanha [para a qual você está trazendo outros ativistas e organizações] deve ter visibilidade e objetivos claramente definidos. Eles precisam compreender o porquê de estarem juntando forças com você. Qual o resultado final que você almeja e quais são os procedimentos necessários para consegui-los?

 

Passo 2.

Qual é o seu cronograma? Dependendo da duração que a sua campanha terá, seja curta ou longa, você pode optar por criar um concílio temporário ao invés de uma coalizão.

 

Passo 3.

Ao pensar sobre isso, você poderá se surpreender com o número de aliados que encontrará pelo caminho. Grupos, instituições, organizações, empresas e indivíduos que compartilham os mesmos interesses que você são entidades com as quais você pode contar. Faça uma lista de possibilidades.

 

Passo 4.

Tendo identificado organizações que tenham objetivos similares, estude-as. Faça seu dever de casa. Saiba tudo a respeito das organizações que irá contatar antes mesmo de fazer o primeiro contato. Saiba em quais projetos estas entidades estão trabalhando, os projetos que já concluiram e como essas organizações podem contribuir para a sua causa.

 

Passo 5.

Não negligencie alianças incongruentes, ou pessoas das quais as visões politicas divergem das suas se os seus objetivos pelo menos estejam alinhados no curto prazo. É surpreendente a frequência com que grupos distintos podem se aliar em torno de uma única causa.

 

Dica!

A probabilidade de sucesso é maior quando um grupo de pessoas elaboram as táticas e estratégias tendo vivências distintas e possuem a capacidade de ter um ponto de vista sobre a situação completamente inédito e vir com uma solução criativa ou inesperada.

 

Passo 6.

Comuniquem-se. Usem todos os meios de comunicação disponíveis (uma visita, um telefonema, um e-mail) pense no que for mais apropriado baseando-se na acessibilidade do grupo e da fluência de cada um no uso das novas tecnologias.

Mencione o que você aprendeu em sua pesquisa e o motivo pelo qual você considera que os seus objetivos e de seus possíveis aliados convergem. Tendo definido os passos dos quais consistirão a sua campanha, mostre a eles como podem se encaixar no seu cronograma explicando isso de uma maneira clara e concisa.

 

Dica!

Uma coalizão pública e formal pode ser mais problemática do que o imaginado. Considere o trabalho conjunto com outras instituições de modo informal, [ou seja] de maneira implícita.

 

Passo 7.

Marque um encontro com todos os que se dispuseram a participar para que se conheçam. Permita a cada um falar de seus projetos pessoais e discorrer sobre como esta operação conjunta se dará.

 

Passo 8.

Acompanhe. Entre em contato com os grupos uma segunda vez para sintetizar o acordado e enfatizar os próximos passos.

 

Passo 9.

Crie um diretório central ou um comitê de coordenação composto por um pequeno núcleo de indivíduos capazes e dispostos a dedicar mais tempo e energia que os demais.

Se você é uma dessas pessoas, aceite sua posição de liderança. Caso esteja fora desse grupo, apoie-o onde, quando e como puder e ofereça seus melhores conselhos. Deixe-os tomar as decisões pelo grupo, assim seu trabalho irá progredir eficientemente.

 

Passo 10.

Confiem uns nos outros.

 

Passo 11.

Possibilite que a confiança se estabeleça, torne o ambiente propício para que todos sejam o mais transparente possível. Use as ferramentas que são úteis para a colaboração, como o Google documents (bom porque qualquer pessoa pode acessar o documento uma vez que esteja logado no Gmail).

 

Passo 12.

Criem o calendário em conjunto para os mais variados eventos e encontros de cada oraganização para que qualquer um possa comparecer às reuniões de outro alguém. Garanta que não haja eventos com datas e/ou horários conflitantes!

 

Dica!

O consenso é difícil de alcançar. Considere ampliar a definição disso – você pode combinar que o consenso é atingido mesmo quando uma porcentagem menor que 100% concorda? Talvez uma regra estabelecendo o consenso como a adesão de 2/3 dos presentes?

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Como Fazer um Observatório Eleitoral Colaborativo

Por Susannah Vila

Você pode encorajar os cidadãos a denúnciar crimes eleitorais praticados em suas zonas eleitorais e mapear esses crimes usando o Ushahidi. Para ser bem sucedido, crie uma estratégia para alimentar sua plataforma antes mesmo de instalá-la. Aqui vão algumas diretrizes para ajudá-lo com isso. Se você seguir todos esses passos, será capaz de documentar os crimes eleitorais e levá-los a julgamento na justiça ao mesmo tempo em que cria um grupo organizado de cidadãos ativos e civicamente engajados.

 

Passo 1.

Crie um cronograma. Quanto tempo falta até as próximas eleições? 2 anos? 4 anos? Quanto mais tempo melhor, mas independente de quanto tempo você tenha disponível, planeje antecipadamente. Inclua no seu cronograma:

-Metas a atingir por diferentes indicadores durante o processo eleitoral (veja o passo 2)

-Interação com públicos diferentes e quando isso pode ser feito (veja passo 3)

 

Passo 2.

Você quer registrar o máximo possível de denúncias na sua plataforma, mas para qual finalidade? Decida qual será sua meta principal e considere colocar esse objetivo de forma clara e bem localizada em seu site, por exemplo numa “caixa de diálogo” com o título “Sobre nós.”

 

Passo 3.

Identifique o público-alvo. Isso é importante na escolha das melhores mídias para atraí-los para sua causa e deixá-los a par da plataforma e de como esta funciona.

Aqui estão grupos diferentes que você terá de identificar e entrar em contato:

1. Parceiros Regionais/Distritais (ver passo 4 e 5)

2. Multidões (ver passo 6)

3. Voluntários ( ver passo 7)

 

Passo 4.

Descubra quem são seus aliados. Faça uma lista com o nome de todos os grupos que considere que podem lhe apoiar, e irão devotar seus recursos pela sua causa, por eleições livres e justas no Brasil. Isso inclui associações, empresas, categorias trabalhistas, ONGs sérias, cooperativas, instituições religiosas que podem não possuir a experiencia tecnológica do seu time e o contato com ativistas jovens e empenhados, mas que tem processos estabelecidos para monitorar as eleições. Você constrói sua própria estratégia em paralelo aos métodos já consagrados por essas intituições.

 

Dica!

Identifique e entre em contato com ativistas e projetos já existentes nessa linha, pois irão lhe ajudar a promover e apoiar o seu projeto, incluindo a certeza do armazenamento da informação coletada e de que a rede de pessoas engajadas com a causa sejam reaproveitadas nas próximas eleições ou outros eventos.

Passo 5.

Entre em contato com todos da sua lista. Considere convidá-los para uma reunião informal. Em seu primeiro encontro com esses grupos, decida a natureza da colaboração de cada um – vocês irão criar uma aliança que enviará todas as denúncias para a mesma plataforma, ou isso será suficiente para ter certeza de que estão compartilhando informações uns com os outros sobre seus esforços? Vocês estão incluindo o registro de eleitores em sua campanha? Você quer que as denúncias comecem antes da votação (com as evidências de compras de voto, por exemplo), e em caso positivo quanto tempo antes da votação propriamente dita? Como você saberá que os esforços empregados em sua empreitada divulgarão o sucesso (ou não) de sua plataforma?

 

Dica!

Quando se encontrar com os parceiros de sua região/destrito, enfatize que a mesma campanha pode ter multiplos resultados positivos. Podendo ir além da observação eleitoral colaborativa impactando em suas áreas de interesse primário, seja na formação dos eleitores, no registro eleitoral, no engajamento anti-corrupção e na educação cívica. Considere indicar líderes para defender essas bandeiras, gerentes de suas próprias sub-campanhas, com objetivos únicos.

 

Dica!

Quais são as maiores comunidades brasileiras no exterior e com quem você pode se comunicar no período das eleições? Se você não é um brasileiro nato, certifique-se de que há uma boa razão para você levar esse projeto a cabo (você tem certeza de que não há nenhum brasileiro vivendo em seu próprio país de origem que possa liderar essa iniciativa?) e comece a se comunicar o mais rápido possível com aliados que tenham relações com os cidadãos, ativistas e demais instituições atuantes. Nesse caso é muito importante identificar e se comunicar com os brasileiros que vivem fora do país.

 

Passo 6.

Divulgue para o máximo de pessoas possível. Aqui tem algumas ideias:

- panfletos, eventos, desenhos que motivem seu público alvo

- Consiga a atenção da mídia, seja fazendo [por exemplo] um evento musical ou uma competição que reúna uma multidão de jovens no mesmo local. Aproveite a exposição que você terá na mídia e divulgue a sua causa. Mire os formadores de opinião das redes sociais e blogs.

 

Passo 7.

Envolva os voluntários no seu plano geral de divulgação e publicidade. Torne sua equipe inicial disponível para as pessoas interessadas pelo seu projeto. Assim que começar a ter pessoas interessadas em cooperar, você precisará atribuir funções diferentes para cada participante e delegar responsabilidades, a começar pelo grupo principal. 

Por exemplo:

Coordenador de voluntários

Conselheiro técnico

Equipe de verificação (ou estratégica se você estiver customizando a plataforma do Ushahidi para incluir verificações automáticas das denúncias recebidas)

 

Passo 8.

Torne as coisas o mais simples possível para os parceiros e voluntários colaborarem. Defina as plataformas de colaboração. Exemplos:

Um chat público no skype

Um grupo no google

Um grupo no facebook

Uma hashtag ou nome de usuário do twitter

Se lembra das metas definidas no cronograma? Certifique-se que esse cronograma esteja em vários lugares – seja no topo das postagens do grupo do facebook, do grupo do google, etc.

 

Dica!

É aconselhável ter no mínimo dois grupos, um para o público em geral e outro para o seu grupo principal. Saiba diferenciar o conteúdo a ser publicado em cada grupo.

 

Passo 9.

Fontes de informação

Celulares – SMS – Você quer pegar um número de celular usando o Frontline SMS ou Clickatell, usar um código curto, ou ambos? O SMS é recomendado, mas lembre-se que você terá que arrumar um jeito de mapear essas denúncias feitas por mensagens de texto por conta própria, a não ser que você possa conseguir esses dados com a compania telefônica que lhe passou o código curto. Sua decisão deve levar em conta o nível de cooperação da compania telefônica, incluindo se já houve ou não um diálogo prévio com ela.

Email/Twitter/Outras redes sociais – Certifique-se de adquirir toda a informação necessária ao recolher as denúncias nessas plataformas. Considere a possibilidade de criar um formulário na internet para conectar as pessoas das mais diversas redes sociais e que peça todos os dados necessários: dados detalhados sobre a localização, categoria e multimidia.

Denúncias nos veículos de comunicação e jornalistas – Reúna as noticias envolvendo denúncias (você pode delegar essa tarefa a um grupo de voluntários).

 

Passo 10.

Equipe de verificação e estratégia. Recomenda-se ter um time de verificação capaz de receber alertas da plataforma sobre casos acontecidos nas zonas eleitorais e  preparado para descobrir o que esta acontecendo. Melhor ainda, peça a um grupo de voluntários residentes próximo ao local (lembre-se dos passos 4 e 5) ou jornalistas da região para fazerem isso. Você terá que decidir se todas as denúncias devem ser monitoradas, ou apenas aquelas de fontes suspeitas. Você pode configurar o Ushahidi para que as denúncias de fontes confiáveis sejam computadas automaticamente.

 

Passo 11.

Fechando o ciclo de informações. Como você irá mostrar as pessoas que lhe forneceram informações que você realmente as recebeu? Certifique-se de ter um sistema que diga aos colaboradores que as denúncias feitas foram recebidas e que você está disposto a ir até o fim nessa empreitada.

Qual atitude tomar com todos os dados em mãos? Como a documentação digital pode ser utilizada nos tribunais brasileiros? Certifique-se de preservar a documentação de fraude eleitoral recebida pela sua plataforma para que ela possa servir de prova para prender os responsáveis pelos crimes.

Como Planejar uma Campanha

Por Susannah Vila

Toda campanha, independente do tamanho e da sua perícia tecnológica, deve ser planejada antes de sair pra rua. Nesse guia você aprenderá a definir:

- Seus objetivos

- Os recursos que você possui e precisa para alcançar o seu objetivo

- Sua clientela

- Táticas, ações e meios de mobilizar as massas

- A teoria para a qual você criará a mudança que almeja

- Um cronograma para a sua campanha

- Dica! Qualquer campanha terá seus altos e baixos com períodos de maior empolgação e alguns nem tanto – como você irá criar um clima após uma vitória e manter os participantes engajados após uma calmaria?

Passo 1.

Defina sua visão de longo prazo. Procure simplificá-la ao máximo para assegurar o sucesso, ou uma série de sucessos, mas não tantos que tais sucessos sejam meramente simbólicos.

Passo 2.

Defina seus objetivos de curto prazo. Um Bom objetivo de curto prazo é...

ESPERTO: Específico Palpável Exequível Realista e com um Tempo Objetivo a ser cumprido.

Passo 3.

Comece a identificar os recursos disponíveis para lhe ajudar a atingir sua meta.

Por exemplo, com quem você pode trabalhar? Colaboração é essencial para obter sucesso, e duplicar esses esforços amplificam-no. Use seu tempo para descobrir quem mais está lutando pelos mesmos objetivos que você,e entre em contato com eles.

Passo 4.

Descubra quais são os seus colaboradores mais importantes identificando a clientela que você quer atingir. Quem você terá que contatar para colocar em curso as mudanças que deseja ver implantadas?

Você provavelmente direcionará a sua campanha a duas correntes principais:

- Sua clientela

Sua clientela consiste dos seus colaboradores – as pessoas que você quer recrutar para a sua causa e com as ações que você acredita que criarão as mudanças. Eles podem ser seus conhecidos (pessoas do seu colégio/faculdade) ou cidadãos no geral. O quanto mais você simplificar mais fácil será emplacar o discurso certo para a adesão deles! Antes mesmo de pensar em expandir o número de membros, garanta que o máximo de pessoas possível saibam sobre a causa que você defende.

- Seu público alvo

Essas são as pessoas que tem o poder de criar a mudança que você quer ver. Pode ser um presidente, um político ou uma bancada no congresso, acionistas de uma empresa, executivos de uma corporação, veículos de comunicação, ou outro grupo qualquer com poder decisório. Saiba tudo sobre o grupo alvo uma vez que o tenha identificado, pois você precisará saber o que os levam a tomar partido de algo para que você seja bem sucedido.

Passo 5.

Poder se trata do que você possui e com quais indivíduos/grupos/instituições com quem você se associa.

Como conseguir mais colaboradores – o suficiente para mudar o equilíbrio do poder, de certo modo, você e seus aliados e, por outro, seu público-alvo? O que você pode oferecer que eles precisam?

I.E...

Ativistas peritos no uso da internet podem usar seus recursos [contatos/colaboradores] para atrair suporte internacional, e ampliar sua influência de forma até mesmo a conseguir a adesão de personalidades e organizações internacionais. Esses colaboradores internacionais tem um grande poder de convencimento e de influência sobre as decisões políticas de um país, e são capazes de voltar os olhares internacionais para injustiças como a prisão de Leopoldo López.

Passo 6.

Transforme esse brainstorm em uma teoria para que as ações postas em prática dêem o resultado esperado.

Antes de começar a planejar um monte de táticas responda a essa pergunta:

Como será que as escolhas tomadas desse ponto em diante criarão as mudanças desejadas?

Passo 7.

Para ser capaz de entender quais ações se aplicam melhor a sua teoria de como a mudança se dará, primeiro tenha certeza que você compreende o sistema que você procura influenciar. Fale com quantas pessoas puder que estejam dentro desse sistema. O que os leva a tomar decisões? Quais são suas fontes de receita? Há divergências entre os líderes? Há alguém irritado com a forma com que as coisas tem sido feitas?

Passo 8.

Coloque no papel as táticas que irá utilizar. Na maioria dos casos, as táticas são planejadas previamente em um cronograma que cria um ambiente propício durante os meses. Mas de certa forma eles também criam uma dinâmica para tirar vantagem das situações que surgem.

Vale a pena estar constantemente ciente da mudança do quadro político e estar preparado para mudar as estratégias e táticas de acordo com o momento.

I.E...

Uma insurreição contra um governo totalitário é precedida por anos de trabalho duro e planejamento. Porém uma mudança repentina no cenário internacional ou alguma outra eventualidade podem criar a oportunidade de expansão do escopo do projeto e até mesmo de execução imediata do plano inicial.

Dica!

Uma tática pode repelir aqueles que estão com as rédeas do poder [uma ocupação ou protesto, por exemplo], ou pode tirar os recursos financeiros deles, como um boicote ou greve.

Passo 9.

Ao definir sua campanha, tenha em mente que haverão altos e baixos, pequenos sucessos ao atingir objetivos de curto prazo, momentos de calmaria e pequenos fracassos. Após o qual você terá que reavaliar os pormenores [como recursos, táticas e público-alvo], fazer uma autocritica e prosseguir.

No que os altos e baixos afetam a sua campanha? Como você irá capitalizar em cima de uma ação bem sucedida e manter os colaboradores engajados durante ou depois da calmaria?

Passo 10.

Delegue responsabilidades. Quem irá liderar?

Confira no diagrama abaixo que não há apenas um líder tomando todas as decisões e as comunicando aos demais. Ao invés disso há vários líderes. E ainda assim estão todos conectados uns aos outros de uma forma estruturada e claramente definida.

As pessoas no meio podem liderar pequenos times encarregados de certas responsabilidades. Todos são líderes, mas todos são orientados e operam baseados num propósito e estratégia de aceitação geral entre os participantes.

Dica!

Escolha as lideranças baseado nas diferentes habilidades das pessoas. Dê as pessoas funções específicas (você é bom em x, então vou te colocar no comando de x!), para definir objetivamente como vocês irão se comunicar e para rever a propósito que os unem frequentemente.

Passo 11.

Parabéns! Agora que você tem um plano para influenciar as pessoas certas que podem agilizar o processo de mudança. As decisões feitas por você enquanto segue os passos aqui descritos evoluem com o tempo, assim como os seus recursos mudam, logo continue consultando-os durante sua campanha e reajuste o que for necessário!

* * * * * *
Leia também:

Como Garantir que o seu Movimento se Fortaleça com o Passar do Tempo

Como Manter Seu Movimento Organizado

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Como Recrutar e Gerenciar Voluntários

Diretrizes para o desenvolvimento de uma Declaração de Missão e de um Estatuto Social

Colabore de Forma Efetiva e Organize uma Coalizão

Como Usar o Facebook para Captar Recursos

Como Usar o Facebook para Captar Recursos

Por Susannah Vila

Com o uso das redes sociais, levantar fundos se tornou mais fácil e prático. E isso requer fazer as coisas da forma correta. Pense nisso como uma oportunidade de criar uma relação duradoura e de duas vias entre você e os seus colaboradores em potencial. Ao invés de entrar em contato com eles regularmente para deixá-los a par do que as doações deles lhe permitiram concretizar, utilize as redes sociais como um mostruário e expositor das atividades do seu grupo – em outras palavras, qual foi o impacto das doações recebidas.

Passo 1.

Crie uma página no Facebook.

Passo 2.

Coloque aplicativos de captação de recursos na sua página. Alguns que facilitam a doação sem pedir ao colaborador para sair de sua página são:

- O aplicativo Donate (requer cadastro no PayPal)

- Fundrazr (também requer cadastro no PayPal)

- Piryx

Passo 3.

Promova a sua página sistematicamente. Redirecione todas as suas postagens para a sua página. Diga a todos que encontrar sobre ela, caso seja entrevistado por outras mídias, peça para os espectadores visitarem a sua página. Quando criar materiais impressos como flyers ou camisas, aproveite para divulgar a sua página colocando uma referência a ela em algum lugar estratégico.

Passo 4.

Quando receber uma doação, documente-a juntamente com as informações de contato do colaborador.

Passo 5.

Você não precisa perder tempo e recursos contactando seus colaboradores regularmente para acompanhar o que tem sido realizado com suas doações. Utilize os recursos do facebook para tal e da seguinte forma:

Tendo recebido o dinheiro, certifique-se de documentar as informações para contato de cada doador e deixe-os a par de como suas doações estão sendo aplicadas. Ao invés de contactá-los individualmente [o que consumiria muito tempo e esforço] coloque as fotos em sua página das atividades que foram realizadas [desde a preparação de um evento até a sua realização]. Todos tem acesso em tempo real ao que está sendo concretizado em termos de esforço humano com suas doações. As atualizações podem ser acompanhadas em outras mídias sociais relacionadas a página como Youtube e Twitter além do próprio Facebook, tal medida acelera a captação de recursos.

Dica!

Crie uma URL de fácil assimilação para as pessoas poderem lembrar com facilidade. Por exemplo: https://www.facebook.com/canalfichasocial

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Como se Tornar um Palestrante Requisitado

Por Andy Goodman

Esse artigo por si só não irá lhe tornar um palestrante melhor. Você deve colocar as dicas contidas aqui em prática para conseguir tal feito, adaptá-las ao seu estilo pessoal e talvez inventar novas ferramentas por conta própria. Resumidamente, cabe a você colocar o que é descrito aqui em prática. O presente texto apenas lhe apontará o caminho correto a seguir.

Os erros fatais mais comuns

1. Ler os slides. Existe alguma justificativa plausível para um palestrante ler slides em voz alta uma vez que o espectador pode fazer isso por conta própria? Qual a razão de fazer isso já que o conteúdo se encontra no material informativo que foi distribuído previamente para o público?

2. Excesso de informação. Quem disse que quantidade é sinônimo de qualidade? Se uma apresentação é entediante, dez minutos já parecem uma eternidade. O público quer encontrar relevância e aplicação prática do conteúdo que lhe é transmitido.

3. Falta de interação. Falar ininterruptamente por 30, 40 ou mesmo 60 minutos é um tédio para o espectador e pode levá-lo ao sono. Lembre-se de que muitos ouvintes tem uma vida e uma experiência profissional que desejam compartilhar com os outros, cabe ao palestrante explorar, direcionar e facilitar o compartilhamento desses relatos entre o público.

4. Apresentadores apáticos. Palestrantes que falam de forma monótona, parecem ter falta de interesse pelo tema que abordam e levam o público à dispersão rápidamente. Em poucos minutos o espectador estará entretido olhando para algo mais interessante que a palestra ou pensando sobre o que poderia fazer caso estivesse em outro lugar.

5. Problemas técnicos. Projetores que não funcionam, ar condicionado muito frio, aparelho de som muito baixo, alto ou com chiado – enfim, toda a sorte de problemas técnicos que se possa imaginar. Problemas desse tipo muitas das vezes são inevitáveis ao longo de muitas apresentações, alguns podem ser previnidos e aqueles que não podem ser evitados jamais poderão arruinar a sua apresentação. Geralmente esse tipo de problema acontece com quem não tem um plano B ou não antecipa o que pode dar errado.

Como atingir a excelência

1. Interação. Apresentações interativas criam oportunidades para que os ouvintes trabalhem em conjunto e assimilem o conteúdo rapidamente.

2. Objetividade. Seja conciso e objetivo ao tratar dos três ou quatro pontos principais que deseja cristalizar na lembrança do público, ilustre-os usando metáforas/anedotas para ser mais eficaz.

3. Entusiasmo. Demonstre entusiasmo sobre o seu tema e transmita esse interesse ao público.

Obs: Outros pontos desejáveis são: humor, uso de histórias, relevância e slides visualmente bem elaborados.

Qual o diferencial dos Palestrantes muito requisitados?

Primeiro, eles são capazes de sintetizar e arranjar grandes quantidades de informação em algo inteligível e dentro do tempo estipulado para a apresentação, garantindo que o público seja capaz de assimilar e compreender os pontos principais.

Segundo, a não ser que tenham ajuda de terceiros, apresentadores qualificados criam seus próprios slides, transparências, gráficos ou outros recursos visuais de apoio os quais podem ajudar o público absorver o conteúdo facilmente. E quando eles trabalham sem recursos visuais, sabem como criar um discurso que pode prender a atenção do público por seus próprios méritos.

E, finalmente, os apresentadores habilidosos sabem como apresentar, o que significa envolver uma sala cheia de pessoas que podem estar: distraídas; hipnotizadas pelos seus BlackBerrys; apenas vagamente interessadas no assunto; completamente hostis; ou todas as possibilidades anteriores. Eles aprenderam o suficiente sobre o público com antecedência, para adequar os seus discursos à platéia, e eles desenvolveram a presença de palco ao ponto de estarem completamente confortáveis no podium, não importando quantos pares de olhos estão olhando para eles.

Sintetizar pilhas de informações em alguns pontos compreensíveis e de fácil memorização pode demorar várias horas ou mesmo dias. Criar slides ou outros elementos gráficos que suportam o apresentador (ao invés de simplesmente duplicar o seu conteúdo) leva mais tempo. E chegar a um nível de conforto com o tema que permita ao apresentador se concentrar no público (e se eles estão ou não compreendendo a explicação) em vez de tentar lembrar o próximo ponto – pode levar horas de ensaio ou mesmo várias apresentações seguidas (no caso da palestra ser ministrada mais de uma vez).

Existe uma crença de que imprimir e distribuir uma apresentação de PowerPoint préviamente (1) ajuda o público a tomar notas mais facilmente e (2) fornece um sumário da apresentação para os inscritos que não puderem comparecer a palestra. E muitas entidades quando convidam um palestrante pedem que eles enviem suas apresentações antecipadamente.

Quando lhe pedirem tal coisa, recuse o pedido. Primeiro porque capturar a atenção do público e mantê-la é um desafio. As pessoas se distraem facilmente e qualquer material informativo distribuído antes da palestra é um convite à dispersão do público. Assim que o espectador ficar entediado ou confuso, ele invariávelmente começará a folhear o material informativo a procura de algo mais interessante ou para ver o que vem a seguir. E nessa situação o apresentador terá um trabalho muito mais ingrato para ganhar a atenção do ouvinte novamente. Enfim, qual a necessidade de ajudar o espectador a ignorá-lo?

Segundo, o PowerPoint é elaborado para ilustrar a sua fala e não para duplicá-la. Enquanto alguns slides podem fazer sentido por si só, outros estarão incompletos sem a narrativa que os acompanham e isso confundirá qualquer um que perca a explicação que acompanha-os. E por último, se você utiliza o humor em suas apresentações e alguns slides fazem parte do componente humorístico da sua palestra, não faria o menor sentido disponibilizar a sua apresentação antecipadamente. Um comediante que distribuisse préviamente um texto com suas piadas usadas no show não teria mais um emprego.

Por fim, mesmo que o seu anfitrião lhe peça para “fazer uma exceção” mantenha-se irredutível até que ele ceda. Se for para distibuir o material informativo, faça isso você mesmo e na hora que considerar conveniente.

* * * * *
Se você teve problemas para preparar sua palestra, então é importante assegurar que as pessoas continuem acordadas. Você deve pensar como tornar seu discurso atraente e vívido. Tenha respeito pela platéia e presenteie-os com uma palestra boa, interessante e memorável.

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Por Andy Goodman

Use as imagens para se comunicar (através da visão) com o lado direito do cérebro dos espectadores, e use a sua voz para se comunicar (através da audição) com o lado esquerdo do cérebro dos espectadores.

Finalidade do PowerPoint

Uma apresentação de PowerPoint é completamente diferente de um documento textual. Brochuras, memorandos, relatórios ou qualquer outro tipo de material impresso pode fazer o trabalho árduo de transmitir a informação de você para o público. Sua apresentação – independente de ter 10 minutos ou duas horas de duração – deve ser algo completamente diferente de um material impresso (resenha, resumo ou artigo). Caso você precise de um resumo para ajudá-lo a se lembrar dos pontos principais do seu tema carregue consigo cartões de índice.

O seu tempo no podium é uma oportunidade de transmitir a essência da sua proposta, dar ênfase aos pontos principais de um relato, ou contar histórias que ilustrem o seu ponto. O propósito central do PowerPoint é prover elementos visuais que demonstrem de forma clara, retratem dramaticamente e enfatizem emocionalmente cada ponto que você deseje abordar.

Os espectadores tem dois canais para processar informação: o visual e o auditivo. Esses canais trabalham simultaneamente, por isso o público é perfeitamente capaz de olhar para um slide, ouvir o palestrante e processar a informação recebida por ambos os canais. Essas mesmas pessoas podem se atrapalhar quando tem que processar muita informação de uma só vez.

Quando as pessoas lêem o texto que é projetado na tela ao mesmo tempo em que o orador recita o mesmo texto em voz alta, a tendência do público é procurar por divergências [entre os dois] para determinar se o texto projetado na tela e as palavras ditas pelo palestrante, são de fato, as mesmas. E isso tudo significa que a última coisa que o espectador está fazendo é se focar no conteúdo!

Aposente a caixa de texto

Maioria das apresentaçãoes de PowerPoint que se vêem por aí usam o background branco [que é padrão] para cada slide. Isso projeta a manjada caixa branca, fazendo muitas apresentações serem mais do mesmo. Mesmo quando os palestrantes descobrem como selecionar outras cores de background (ou usar os templates), suas imagens e textos parecem estar presas dentro de uma caixa.

No entanto quando você usa o preto como background o projetor de LCD coloca apenas as imagens e o texto que você escolheu. Isso permite que você elabore slides sem qualquer borda aparente fazendo o espectador focar sua atenção precisamente onde você quer que esteja.

O melhor de tudo, colocando o background preto, o texto e a imagem se tornam os únicos itens na tela, e os olhos irão gravitar naturalmente entre eles.

Transmita conteúdo

Identidade

Use um texto claro e conciso e imagens com um forte apelo emocional [para retratar e reforçar visualmente o texto]. Prefira sempre imagens em preto e branco (mesmo quando a versão em cores estiver disponível), pois estas ajudam os espectadores a exergar a história na imagem ao invés de se distrairem devido a uma gama de cores. Use o plano de fundo [backgroud] preto. Se pautando por essas referências você sera capaz de direcionar a atenção do público a se focar nos elementos importantes.

Estrutura

Sua meta deve ser a clareza portanto seu material deve ser simples. Uma visualização estruturada, uso de imagens fortes e o uso limitado de texto será o diferencial.

Use animação para controlar o fluxo de informação e transmitir significado

Controle o fluxo de informação

Quando um slide com mais de um tópico aparece na tela, os espectadores irão ler todos os tópicos automaticamente, mesmo que o palestrante ainda esteja a falar do primeiro tópico da lista. Isso cria problemas na transmissão da informação do orador para o ouvinte. Quando os espectadores lêem o que ainda será dito perdem invariavelmente o que está sendo explicado do ítem anterior, consequentemente perdendo informações fundamentais logo de início. E como eles já sabem o que o apresentador irá falar nos ítens subsequentes se dispersarão até que o slide seguinte apareça.

A animação evita esse problema. Mostrando cada ítem por vez, e o público só irá ver na tela o que o palestrante desejar. Os tópicos subsequentes permanecerão ocultos até que a explicação tenha terminado. Retire da platéia todas as possibilidades que tenham para se distrair.

Apresente informações complexas gradualmente

Haverá ocasiões em que você usará imagens gráficas que concentram muita informação em um único slide. Mostrar a imagem completa de uma só vez pode sobrecarregar o espectador e mesmo que você tente explicar qual o significado de cada elemento, você corre o mesmo risco do apresentador que mostra todos os tópicos de uma só vez. Enquanto você tenta explicar o gráfico a mente do público divaga tentando desvendar o sentido da imagem por conta própria. Use o efeito de animação para trazer cada elemento do gráfico gradualmente.

Transmita significado

Deve haver uma razão válida para um texto se mover em um slide. Uma boa razão para isso é ao usar citações de livros, revistas websites ou outras fontes. Use a animação para enfatizar a fonte da qual foi retirada a citação.

Use o comando PEEK IN FROM LEFT para fazer uma citação emergir de uma imagem de uma capa de livro situado a esquerda do seu slide até se estabilizar a direita da capa do livro. Quando fizer isso de um tempo de dois segundos aproximadamente para que leiam o título e quando a citação surgir fique em silêncio para que a platéia possa lê-la sem ficar sobrecarregada de informação.

Crie uma hierarquia visual

Assim como uma peça publicitária impressa ou um outdoor, um slide de PowerPoint deve capturar a atenção e direcioná-la como uma placa de trânsito. Geralmente os slides de uma apresentação mediana possuem os requisitos minimos aceitáveis – um título, tópicos, imagens e legendas – mas o design não diz ao espectador onde olhar primeiro e em que ordem. Há uma confusão visual. E como resultado os olhos e a mente vagueiam sem destino dispersando a atenção do espectador.

Desordem e confusão são falhas de design e não necessariamente de quantidade de informação. Portanto em muitos casos rearranjar e priorizar os mesmos elementos, podem transformar um slide mal estruturado em algo de uma beleza estonteante.

Evite o uso de templates do PowerPoint, pois eles agregam pouco valor a sua apresentação ao mesmo tempo em que negam espaço aos elementos que legitimamente o requerem.

Atalhos

Para direcionar a atenção do público de volta ao podium:

Dada a oportunidade de escolha entre olhar para o orador ou para um slide, o público geralmente preferirá o slide. Conforme-se, se eles podem lhe ouvir, não se sentirão obrigados a lhe olhar. Porém as vezes você precisará que eles se foquem completamente em você. Para isso aperte a tecla B do teclado quando o PowerPoint estiver no modo de exibição, a tela ficará preta, e todos os olhares irão se virar para você. Aperte B novamente para o seu slide reaparecer – e todas as cabeças se virarão para a tela. (Você pode conseguir o mesmo efeito apertando a tecla W – que faz a tela ficar branca – porém as pessoas se distrairão com isso pois ficarão na expectativa de que pode aparecer algo dentro do fundo branco.)

Mostrar um slide a qualquer momento:

Inevitávelmente em algum momento da apresentação pode ser que surja a necessidade de voltar a um slide anterior. Isso além de desperdiçar tempo entedia o público. Então como fazer isso sem voltar slide por slide?

Para ir diretamente a qualquer slide, digite o número do slide [no teclado numérico] que você deseja exibir e aperte ENTER. Para retornar ao último slide exibido antes do salto, digite seu número e aperte ENTER. Obviamente você necessitará de uma lista numerada de todos os seus slides a mão, mas com esse pequeno esforço extra, você terá a liberdade de poder se mover para qualquer ponto da sua apresentação de PowerPoint facilmente.

Acessando slides bônus:

Quando você tiver slides que pareçam opcionais, coloque-os no final da sua apresentação [como slides de bônus]. Inclua-os na sua lista numerada e – usando as instruções acima – você poderá acessá-los rápidamente voltando onde estava anteriormente.

Esse tipo de planejamento pode auxiliá-lo durante a parte na qual o público lhe faz perguntas. Se você já ministrou a mesma palestra diversas vezes, já em ideia de quais questões irão surgir. Então crie slides para servirem de apoio visual na hora de esclarecer tais questões. Se as questões previstas surgirem, você parecerá excepcionalmente preparado. E caso não apareçam, paciência.

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