Como Evitar Problemas Técnicos em Palestras

Por Andy Goodman

Mesmo tendo uma apresentação que foi feita sob medida para uma audiência e estando preparado para apresentá-la com entusiasmo e proficiência, você pode por tudo a perder por causa de alguns detalhes que possam passar despercebidos.

Alguns requisitos minímos a serem cumpridos são que consigam ouvir a sua voz, ver os seus slides sem ter que forçar a vista. Caso o público tenha que fazer anotações, se espera no minímo uma prancheta para tal. E as pessoas preferem que a temperatura do ambiente não esteja nem quente e nem fria demais.

Já que os equipamentos audiovisuais, tipos de auditórios, e a sagacidade de planejar eventos de seus anfitriões irão variar de local para local, cabe a você acertar préviamente todos os detalhes que irão garantir uma apresentação agradável e profissional.

Layout do auditório

Se você quer que os ouvintes fiquem em mesas e virados para frente, peça por algo ao “estilo sala de aula.” Se você planeja dividir os ouvintes em grupos menores de discussão, mesas redondas são a escolha certa, e essas possuem suporte para se fazer anotações. E se fazer anotações não for essencial e caso prefira ter os ouvintes em um local com uma atmosfera mais informal, então peça por algo ao “estilo teatro.” (isto é, fileiras paralelas compostas somente por cadeiras.)

Luz e Som

Ambientes com um sistema de iluminação que não pode ser controlado ou janelas sem persianas podem arruinar uma apresentação que se baseia em projeções visuais. Se você usa o PowerPoint, pergunte ao organizador se (a) o projetor LCD é potente o suficiente para sobressair a qualquer nível de luz, ou (b) se as luzes podem ser diminuídas para viabilizar o uso do PowerPoint. Ao Perguntar antecipadamente, você dá ao organizador tempo hábil para mudar o local da sua apresentação, se necessário, ou assegurar que o equipamento correto esteja disponível.

Da mesma forma, quando for pedir um aparelho de som, especifique antecipadamente (a) se você quer um microfone com pedestal ou um microfone de lapela, (b) se você precisa de um microfone para as perguntas do auditório, e (c) se os organizadores possuem alguma alternativa caso os microfones principais parem de funcionar ou dêem algum tipo de problema.

Plano B

Tenha sempre um plano B a disposição, especialmente se for usar o PowerPoint. Se você estiver levando a apresentação no seu notebook, tenha uma cópia em CD ou em um pendrive. Se você enviou a sua apresentação antecipadamente, ainda assim é válido levar consigo uma cópia extra para se precaver caso a cópia seja corrompida durante a tranferência ou caso haja alguma incompatibilidade com o sistema disponível.

Em um evento que ocorra um total colapso tecnológico esteja preparado para prosseguir sem qualquer apoio de slides. Lembre-se: O público foi para ver você, e não os seus slides, quando uma lampada queima de repente ou um computador pifa, o show deve continuar!

Saiba o essencial sobre os projetores LCD

Depois de gastar horas montando sua apresentação de PowerPoint, você quer imagens claras e nítidas na tela na hora da apresentação. Mesmo quando as luzes do auditório permanecerem acesas ou a luz do dia estiver entrando no recinto, um projetor potente pode produzir as imagens que você deseja.

Nos projetores LCD, a potência é medida em lumens (i.e., saída de luz). O projetor típico que a maioria das organizações utiliza tem em torno de 1,200 lumens, o qual é adequado para um público de 30 a 40 pessoas. Quando você estiver se apresentando para uma platéia de 100 pessoas ou mais será preciso um projetor de no minímo 2,500 lumens e uma tela de 3 metros de altura por 3 metros de largura.

Locais como hotéis e centros de conferências, muitas vezes têm projetores com mais de 2,500 lumens, geralmente eles possuem configurações de dupla afixação para ambientes projetados para grandes audiências. Não é raro, porém, encontrar situações em que um palestrante leve o seu próprio projetor portátil para se apresentar em um grande hotel e não ter que pagar a taxa de aluguel do equipamento. Não deixe esse detalhe ao acaso: Antes de chegar no local, fale com o organizador do evento e verifique se você tem a quantidade certa de lumens disponível para você.

Como você é apresentado

Sua introdução é o início de tudo. E não deve ser um elemento a parte completamene fora do seu controle. Isso tendo em vista que os primeiros segundos da sua exposição são fundamentais para capturar a atenção da platéia, e que a última coisa que você deseja é gastar o seu tempo para esclarecer o que o apresentador disse sobre você.

Então gaste alguns minutos para escrever uma introdução de 30 segundos que possa ser lida na íntegra ou rapidamente ajustada para qualquer situação. Esse pequeno investimento do seu tempo pode lhe poupar da situação de ter que corrigir a forma de pronunciar o seu nome, o seu título (bacharel, mestre, doutor, PhD etc.) ou repudiar qualquer uma das inúmeras coisas que os apresentadores podem ter entendido de maneira errada.

Material Informativo

A duração, complexidade, e a qualidade do material informativo geralmente depende das apresentações que as acompanham, tanto quanto o tempo (e dinheiro) que o palestrante teve para elaborá-los.

Dê a alguém um material informativo e esse alguém irá lê-lo – se não for logo no momento em que lhe foi entregue será no momento em que começar a se sentir entediado. Mesmo que você ateste explicitamente, “é desnecessário ler este folheto nas próximas horas,” é certo que ninguém estará prestando atenção as suas instruções por já estarem lendo o material préviamente distribuído. Isso é da natureza humana e não há nada que se possa fazer para mudar isso.

Então sempre que possível, distribua o material informativo apenas no fim da palestra, e os elabore para servirem de sumário dos pontos principais. Proceder dessa forma o ajuda a manter o foco da platéia em você e fornece a eles poucas chances de se distraírem. Se lhe perguntarem se haverá distribuição de material informativo durante a sua palestra, distribua-a o mais tarde possível. E caso os organizadores insistam para que você envie o material informativo com antecedência para que possam disponibilizá-los nos notebooks da conferência, apenas diga, “Pode deixar, eu mesmo me encarrego disso.”

Se Preparando para Painéis

Quando os organizadores agendam conferências, na maioria das vezes eles fazem um mero exercicío de preencher espaços vazios. Pegam um assunto, encontram três especialistas com pontos de vista distintos, e escolhem um mediador/coordenador para manter o foco no assunto principal além de manter o trem nos trilhos. Organizadores mais experientes irão combinar com os mediadores/coordenadores e painelistas para tratarem entre si do planejamento da sessão, mas não é difícil para um painelista entrar em um encontro sabendo apenas o nome da sessão e de outras pessoas que irão dividir o palco.

Apresentadores experientes, no entanto, serão pró-ativos e farão as ligações telefônicas necessárias aos responsáveis pela conferência para garantir um nível aceitável de preparação.

Jamais deixe a preparação ao acaso, sempre fale com os outros painelistas para ter certeza que eu não estará duplicando o material deles. E caso lhe peçam para enviar um resumo de seus comentários e observações para sua aparição no painél seguinte, diga: “Eu não posso lhe enviar nenhuma resenha até saber onde você quer chegar e o que deseja.”

Caso lhe subtraíam quinze minutos para os quais você se preparou cuidadosamente lhe restando apenas 5 minutos [porque o painelista anterior a sua vez ultrapassou o tempo estipulado], e o mediador lhe peça gentilmente para ser breve e ajudar para que a sessão cumpra o horário programado. O que você faz?

Uma saída é reajustar o tempo que você iria gastar em cada ponto chave, isso pode ser feito diminuindo a quantidade de detalhe usado para descrever cada ponto chave. Assim você consegue se livrar da solução mais óbvia que seria escolher um único ponto em detrimento dos demais.

Avaliações

Nada irá melhorar sua performance mais do que o feedback, e formulários de avaliação são as ferramentas mais comuns entre palestrantes. Muitas organizações que lhe convidam para palestrar irão providenciar formulários para o público, e nesses casos, está por sua conta pedir uma cópia dos resultados para os organizadores depois do evento. (É improvável que um organizador de conferência se recuse a compartilhá-lhas, e em muitos casos eles providenciarão antes mesmo que você peça.)

Quando os organizadores não cobrirem esse aspecto – uma pergunta a ser incluída na sua sondagem do evento – leve seu próprio formulário de avaliação. O público é notávelmente impaciente com formulários longos, especialmente quando desejam sair para outra sessão, logo mantenha o questionário curto.

Providencie questões de multipla escolha que possam ser marcadas rapidamente, e também inclua uma questão aberta (Como essa apresentação pode melhorar?) que irá permiti-los oferecer um feedback que não foi previsto na multipla escolha. Distribua o formulário no início da palestra. Isso reforça a mensagem que você está interessado na opinião do seu público, condicione os membros da platéia a pensar criticamente sobre a sua apresentação, e prepare-os para dispor de alguns minutos no final para que coloquem seus pensamentos no papel. Não dói nem um pouco para o público saber que você tem confiança o suficiente para saber da opinião deles a respeito do seu trabalho.

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Como Garantir que o seu Movimento se Fortaleça com o Passar do Tempo

Por Susannah Vila

O Facebook, se combinado com a mensagem certa, o ambiente certo e as pessoas certas, pode de fato ajudar a tirar multidões enormes da inércia. As novas tecnologias facilitam o envio de informações para muito mais pessoas, de forma muito mais rápida. O resultado? Quarteirões e praças cheias de manifestantes.

Mas isso significa que você criou uma mudança duradoura? Não necessariamente. É muito bom e essencial para um movimento ter algum sucesso, mas é ainda mais importante capitalizar em cima desse sucesso, reagrupar e levar o seu movimento para a próxima etapa.

Aqui estão alguns passos de como proceder.

Passo 1.

Capitalize em cima do seu sucesso! Embora seja essencial atingir os objetivos, é ainda mais importante capitalizar em cima desse sucesso e se reagrupar. Aja rápido, aproveitando para aumentar a visibilidade e a conscientização para obter mais recursos para sua campanha: solicite conselhos estratégicos de pessoas [de fora do movimento] com mais experiência, recrute novos membros e voluntários, se você precisar de financiamento, então agora é a hora de fazê-lo.

Passo 2.

Seja mais organizado. Você mobilizou muitas pessoas que não foram anteriormente acionadas, mas isso não significa que elas estejam treinadas. Cabe a você organizá-las. Como você contacta os novos membros hoje e, contactará se necessário, nas semanas seguintes? Sempre que possível, colete e-mails, números de telefone celular, nomes de usuário do Twitter e URLs de Facebook e guarde-os em um documento que será salvo em mais de um lugar.

Dica!

Você pode usar a função informações para descobrir quem gosta de sua página no Facebook, e postar atualizações que serão enviadas apenas para as pessoas de certas regiões ou grupos seletos.

Passo 3.

Crie uma nova visão e uma nova teoria de mudança! Reconcilie o seu objetivo original com os acontecimentos recentes e identifique uma nova visão de longo prazo para a mudança. O novo plano além de incluir uma compreensão do que você deseja alcançar, também deve descrever como alcançá - lo. Elabore um cronograma claro e definido que inclua suas próximas ações - por exemplo, protestos semanais - e como eles vão aproximá-lo do seu objetivo de longo prazo.

Passo 4.

Obtenha feedback! Sua campanha não foi bem sucedida apenas por causa das pessoas mais atuantes, mas sim por causa de todos os envolvidos - é por isso que é tão importante perguntar as pessoas que participaram qual deverá ser o próximo passo. Não decida nada individualmente ou com um pequeno grupo de integrantes mais engajados.

Caso lhe perguntem qual será o seu próximo passo, exclame: “Pergunte ao Facebook.” Isso é mais fácil de dizer do que fazer, mas o sentimento é muito preciso: ao identificar uma nova visão para a sua campanha, torne-a tão fácil quanto possível para os membros decidirem.

Passo 5.

Torne a sua nova visão pública: É inútil perguntar no Facebook se ninguém compreende a proposta. Elabore um documento interno para circular entre os organizadores com o feedback que você recebeu. Compartilhe com todos os envolvidos. O processo de se organizar pelo feedback pode ser tão transparente e público como qualquer outro aspecto de sua campanha.

Quando uma decisão for tomada, divulgue-a em todo o lugar – no Facebook, no seu website, no seu Twitter, e numa corrente de e-mail – para que todos possam estar por dentro do assunto.

I.E...

Uma boa prática é utilizar o Facebook e criar um “fórum” no Google Moderator, a fim de questionar os membros sobre o que eles consideram que deve ser feito a seguir, pois, caso lhe falte um plano em mãos, através da dinâmica desse feedback e da ação conjunta baseada nele, há mais chances de acerto.

Passo 6.

Baseado no seu plano modificado, crie um novo cronograma de campanha com novas táticas e objetivos de curto prazo. Ao fazer isso, você terá que refletir bastante sobre o quanto as coisas mudaram devido ao seu empenho, e quais conseqüências dessa mudança se apresentam para a próxima fase da sua campanha. Pergunte-se:

-O meu público-alvo continua o mesmo ou mudou?

-Quem detém agora os meios para criar a mudança que desejo?

-Os ativistas envolvidos continuam os mesmos?

Dica!

Uma “Teoria da Mudança[*]” se refere a uma compreensão articulada de como as suas ações (protestos semanais, por exemplo) irão criar a mudança que você deseja. Todos em sua campanha devem saber o significado de uma teoria da mudança!

Passo 7.

Redefina sua liderança. Todos podem ser líderes caso estejam todos sendo coordenados e operando com uma estratégia e propósito em comum. Agora que você tem um objetivo de longo prazo, ofereça as ferramentas aos organizadores espalhados pelo país para levar essa visão de mudança adiante e trabalharem por conta própria.

Dica!

Aborde as pessoas mais competentes até o momento e peça-lhes para assumir uma função de liderança. Colocar essa medida em prática é vital para o crescimento no futuro; enquanto você expande em tamanho e escopo, você precisará de ajuda para administrar a organização.

Passo 8.

Resuma sua história de sucesso em um vídeo e em um artigo de blog. Use a cobertura de eventos passados ou imagens que representam melhor a sua causa, edite um vídeo curto (de 2 a 3 minutos) que mostre o que vocês concluíram até o momento. Isso dá as pessoas os parâmetros para saber do que se trata a sua organização, das suas capacidades, e atrairá novos membros. Lembre - se de chamar as pessoas para agir, que você deve ter definido quando se decidiu por uma nova meta de longo prazo.

Passo 9.

O segundo dia do seu movimento é tão importante quanto o primeiro, e também deve ser tão bem planejado quanto.

[*] Uma Teoria de Mudança é uma abordagem para ajudar a esclarecer quais mudanças uma organização almeja para a sociedade, como se pretende atingir esses objetivos, e quais questões e pressupostos estão sendo considerados.

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Como Manter Seu Movimento Organizado

Por Susannah Vila

Você mobilizou várias pessoas que não foram acionadas anteriormente, o que todavia de forma alguma significa que estejam treinadas. Cabe a você, e a ninguém mais, conduzi-las à organização. Você estará disposto a entrar em contato com os novos membros hoje e, se necessário, nas próximas semanas?

Passo 1.

A essência de uma organização eficiente são suas pessoas. É crucial uma boa gestão de contatos, e vale a pena gastar seu tempo para organizar seus contatos meticulosamente e mantê-los atualizados.

Isso significa, no mínimo, manter uma lista geral completa com nome, e-mail, telefone celular, Twitter e/ou Facebook.

Melhor ainda, também inclua profissão, habilidades, interesses de voluntariado e um histórico de suas contribuições.

Dica!

Não deixe que qualquer voluntário administre essa lista pra você. Tenha a certeza de que o gestor da lista é confiável e preciso.

Passo 2.

Crie cópias de tudo que seja importante – sua lista deve estar disponível em diversos HDs e em inúmeros serviços de armazenamento de dados online (servidores de nuvem). A lista de contatos de uma organização é o seu bem mais precioso. Ela deve ser protegida e também considerada confidencial. Faça BACK UP da sua lista de contatos regularmente!

I.E...

Organizadores devem salvar os nomes e as informações para contato de cada um no Google Docs e também Offline [*] para o caso de perderem acesso ao Facebook ou a internet. Saiba como agir em caso da perda de acesso à internet.

Passo 3.

Colete e-mails de todos que você puder, telefone para alguém para atualizar seus dados caso o e-mail antigo não funcione mais, e faça backup da lista freqüentemente.

Passo 4.

Faça listas diferentes para propósitos diferentes. Por exemplo, uma lista para adesões, outra lista para o comitê de direção, outra para as pessoas interessadas no seu trabalho.

Passo 5.

Correntes telefônicas são uma forma extremamente prática de transmitir informações complicadas, alcançar aqueles sem e-mail, e rapidamente reunir as tropas. No entanto isso requer que alguém seja o coordenador da corrente telefônica.

Uma corrente telefônica é uma estrutura piramidal que se inicia com um coordenador chamando vários outros, e fornecendo-lhes as informações para passar adiante. Por sua vez, eles ligam para os telefones de suas listas, que passam a ligação adiante, e assim sucessivamente, até que a lista completa tenha sido convocada.

Cada integrante normalmente é capaz de contatar de 3 a 10 pessoas. Enquanto as ramificações prosseguem, e cada membro ativo passa a mensagem adiante, o número de pessoas que pode ser alcançada cresce exponencialmente – em outras palavras, muito rápido!

Dica!

Considere usar uma ferramenta como o Frontline SMS para armazenar e administrar todos os números telefônicos dos membros do grupo.

Passo 6.

Gerenciamento do tempo – “ativistas” são chamados assim por uma razão. Porque tendem a ser incrivelmente ativos ao fazer trabalhos considerados fundamentais nessa vida. O gerenciamento do tempo é a arte de tratar do que é importante e urgente, e saber o que deixar para depois. Gerenciamento do tempo é também a arte de planejar seus projetos, incluindo cronogramas, recursos necessários e hierarquia de tarefas – em outras palavras, que tarefas dependem da conclusão de outras para que sejam concluídas?

[*] O termo “offline” quer dizer que foi feito um backup do material, independentemente da necessidade de conexão com a internet.

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Como Organizar um Grupo

Por Liss Nup

Reunir um grupo diversificado de pessoas para atingir um objetivo comum é uma tarefa difícil, que requer uma série de habilidades sociais e de grandes investimentos de tempo e outros recursos importantes. Sempre que possível, é aconselhável utilizar no início os serviços de um especialista em organização de grupos para auxiliar na obtenção dessa meta. A organização estudantil constrói grupos no campus universitário a partir do zero, criando uma nova liderança onde não havia e organizando os estudantes desorganizados. É um processo baseado em valores, onde as pessoas se reúnem para agir no interesse dos alunos e do bem comum.

Passo 1.

Ouvir os outros e descobrir interesses comuns através de reuniões individuais, sondagens, etc. Para começar, você vai precisar de um pequeno grupo de pessoas comprometidas que compartilham o mesmo ponto de vista sobre as necessidades do local onde vocês pretendem atuar e partilhar a sua vontade de formar uma associação para tratar de questões locais. Este pequeno grupo de indivíduos é referido como o grupo principal.

O número final de integrantes no seu grupo principal dependerá da quantidade de pessoas que você sente que irá ajudar melhor a definir a importância das questões sobre as quais o grupo irá se debruçar. É importante que os membros deste grupo principal sejam capazes de trabalhar bem em conjunto e compartilhem uma visão semelhante sobre as questões importantes que afetem o seu âmbito de interesse. Os membros do grupo principal devem sentir a necessidade de formar uma associação para tratar de questões pontuais.

Na medida do possível, garanta que os membros do grupo principal espelhem todo o campus universitário, seja por meio da associação, parentesco ou representação. Inclusão é essencial para evitar ser visto como “elitista.”

Nota: Restrinja o número de integrantes do grupo principal a no máximo 10 pessoas.

Passo 2.

Antes de começar a sugerir que os estudantes se organizem, você deve convence-los dos benefícios de formar uma associação estudantil. Alguns dos pontos a serem frisados são que as associações estudantis:

Ajudam a alcançar os objetivos comuns dos estudantes

Autoriza os universitários a controlar o que acontece no campus

Fornece aos universitários um canal de comunicação com os diretores, decanos, chefes de departamento, professores e outros grupos influentes

Ajuda os estudantes a trabalhar em prol da preservação e aperfeiçoamento da universidade

Possibilita aos estudantes tomarem parte dos processos decisórios que orienta as ações da universidade

Planejam atividades culturais no campus universitário

Oferecer um ambiente onde os segmentos mais dispares podem ser agrupados e fortalecidos pelos laços feitos entre si.

Dica!

Quando estiver recrutando, mire nos seguintes grupos de interesse:

Estudantes seletos para representar cada área [exatas, biológicas e humanas] e seus respectivos cursos mais influentes.

Comércio interno do campus

Proprietários, administradores e residentes de repúblicas ou pensionatos

Profissionais de renome: no mínimo os que representam os cursos mais expressivos nas áreas de exatas, biológicas ou humanas.

Professores, funcionários administrativos, decanos, diretores ou pró-reitores

Pessoas que tem um ponto de vista respeitado por outros membros [alunos e/ou funcionários] da universidade

Quando conseguir um número de 5 a 10 pessoas comprometidas com o projeto, passe para o Passo 2.

Dica!

Se o grupo principal se tornar muito numeroso, ficará impossível de se gerenciar e resultará em baixa produtividade.

Passo 3.

Reúna-se informalmente com o grupo principal. Marque o encontro em um lugar confortável de fácil acesso, como a casa de alguém. Faça isso o mais rápido possível, antes que os contatos percam o interesse. O primeiro encontro do grupo principal é muito importante. Ele define o tom das futuras reuniões. É fundamental que esse encontro seja bem organizado. Tenha uma lista provisória de atividades a serem feitas ou consideradas. Mantenha o encontro breve. Uma hora é tempo mais do que suficiente para a maioria das reuniões. Se possível, distribua [com uma semana de antecedência] a todos os membros do grupo uma cópia provisória da pauta de reunião.

Sugira e acorde planos de curto prazo. Como você pode envolver mais pessoas para decidir o que deve ser feito na universidade? Depois que o grupo principal definiu metas principais e tarefas, o tamanho da organização, naturalmente se expandirá enquanto comitês e grupos de trabalho são formados para atingir os objetivos do grupo estudantil.

Este é também um bom momento para começar a indagar sobre as fontes para o capital inicial e outros tipos de recursos disponíveis para ajudar o seu grupo com tais coisas como folhetos de impressão, manutenção de registros e para ajudar com o custo de envio ou distribuição de informações para a comunidade. Se você está organizando uma comunidade onde a dificuldade financeira é uma questão importante, considere a busca de fontes de financiamento de organizações de caridade, ou associações mais abastadas.

Durante esse encontro inicial o grupo precisará de:

 

Escolher um presidente - Um bom organizador sempre colocará a consecução dos objetivos da organização acima de ser eleito como presidente. Então, se o grupo decide selecionar alguém que não seja a pessoa que convocou o grupo, isso não impede que essa pessoa seja um participante ativo no processo em curso. Haverá muitas outras oportunidades para utilizar suas habilidades de liderança. Esse papel deve ser temporário, porque o grupo deve ter uma voz na escolha de uma liderança permanente.

 

Determinar os limites da universidade - Um passo importante no início de um plano de ação é determinar os limites da universidade. Limites típicos podem ser determinados por estradas ou características naturais ao longo da fronteira da universidade. Uma análise de um mapa de localização e um circuito ao redor da área pode sugerir limites lógicos para uma área de tamanho administrável.

Crie uma lista completa de indivíduos da universidade - uma vez que os limites tenham sido determinados, deve ser feita uma lista completa de estudantes, funcionários e comerciantes. A lista deve ser mantida atualizada durante todo o processo para permitir que todas as pessoas se envolvam. Para obter uma lista completa, você pode precisar bater de porta em porta.

Debata as ideias de cada pessoa envolvendo os problemas e necessidades da universidade.

Selecione uma questão para os universitários se mobilizarem em torno. Essa questão deve ser de fácil assimilação, e exposta de uma forma que possa ser comunicada facilmente e compreendida pelas mídias impressas, revistas, panfletos e brochuras, e se espalhar pelo boca-a-boca.

 

Discutir metas, projetos e preocupações - É muito importante que os objetivos iniciais do grupo sejam simples, de curto prazo e facilmente realizáveis. O sucesso atrai ainda mais sucesso. Se você achar que o grupo tropeçou no caminho e não parece querer seguir em frente, muitas vezes a causa está nas metas muito complexas e difíceis de alcançar.

 

Iniciar discussões sobre as formas de se atingir as metas - Para começar, uma lista elaborada rapidamente de ações e táticas em potencial é uma boa maneira de manter o foco e a energia. Mantenha essa espiral sob controle em uma discussão ausente de divagações sobre os prós e contras de atividades individuais, e evite que a ação de quem quer que seja domine a discussão muito cedo no processo de planejamento ou o seu grupo organizado pode ser transformado em um grupo de protesto sem objetivos acordados, estrutura ou métodos.

 

Identificar e recrutar líderes adicionais - Identificar outros líderes em potencial da universidade. A importância de um conjunto qualificado de liderança é muitas vezes ignorado quando um grupo estudantil se desenvolve. Uma liderança forte dá uma orientação organizacional, estabilidade e continuidade ano após ano, a motivação para agir, e unidade de propósito. A tarefa de recrutar e formar líderes tem que ser uma atividade contínua durante a existência de qualquer grupo estudantil.

Determinar as especialidades, talentos e disposição para participar – identifique qualquer talento especial, perícia, habilidades, recursos úteis e/ou qualquer área especial de interesse que qualquer membro possa ter. Também determine a disposição de participar e de ajudar de cada membro do grupo principal.

Nota: Alguns membros podem não ter disponibilidade para comparecer nas reuniões, mas possuem uma habilidade especializada que pode ser útil para o grupo mesmo que eles não compareçam nos encontros. Seja flexível e permita que os integrantes tenham várias maneiras de participar, enquanto mantém o fluxo de comunicação igualmente entre participantes assíduos e não-assíduos para que ninguém se sinta excluído.

Determine a frequência mínima, tempo e local para os membros comparecerem aos encontros regulares – O grupo principal precisará se reunir diversas vezes antes que esteja preparado para promover uma reunião aberta a todos os universitários. O grupo principal deve se reunir quantas vezes for preciso para formalizar uma estratégia organizacional antes  promover a primeira reunião aberta a todos os universitários do campus. Uma vez que a massa universitária esteja envolvida o grupo principal continuará se reunindo como um conselho consultivo para a recém-formada associação universitária.

Alguns pontos para se ter em mente:

Suas contribuições para a universidade são suas habilidades e capacidade de se organizar. Portanto, procure delegar responsabilidades aos outros.

Você deve procurar continuamente por líderes em potencial, ao invés de se contentar com apenas um ou dois.

Líderes podem ficar exaustos. Foque-se em delegar tarefas, dividir tarefas, e ter suplentes regularmente a disposição que estejam engajados e preparados para segurar as pontas quando for necessário.

Mantenha sua organização aberta e flexível o suficiente para receber novos membros e líderes para a sua associação estudantil.

A importância de uma liderança qualificada é muitas vezes ignorada durante o desenvolvimento da associação universitária. Uma liderança forte fornece a uma organização:

Orientação

Estabilidade

Continuidade ano após ano

Motivação para agir

Unidade de propósito

Passo 4.

Promova uma reunião estudantil ampla – Procure chegar a um acordo em relação aos interesses comuns e prossiga com os primeiros passos para lidar com um problema. Agende uma próxima reunião se necessário.

Como você adiantou o assunto com os membros do grupo principal, e todos eles partilham um ponto de vista semelhante, a discussão será focada e fuirá bem para acomodar os interesses dos membros do grupo principal.

Siga as orientações para reuniões do grupo principal, mas complemente com ações para comunicar detalhes para um público mais amplo usando posters, flyers, boca-a-boca etc. Sua primeira reunião aberta a todos do campus será difícil de prever em termos de quantidade de pessoas, então escolha um lugar onde um grupo pequeno não pareça “insignificante” mas que tenha espaço para acomodar um grupo maior caso os seus esforços atraiam um público maior. Se você possui um bom nivel de planejamento e comunicação, você terá uma platéia considerável a sua disposição, dependendo do apelo emocional causado nos universitários pelo assunto que será abordado.

Passo 5.

Questões de investigação, mais detalhadas, originadas das preocupações surgidas em reuniões estudantis. Identificar as partes interessadas (autoridades governamentais, empresas, funcionários e estudantes do ensino superior que provavelmente têm um auto-interesse no assunto). Considere a formação de subcomissões para espalhar a carga de trabalho e permitir que qualquer conhecimento de causa seja objeto de uma utilização eficaz, mantendo a todos interessados.

Passo 6.

Escolha uma questão para começar. Uma boa questão:

Será uma melhoria na vida dos estudantes

Será específica e possível de ser ganha

Terá um alvo bem definido e específico

Será harmonioso entre os estudantes

Formará lideranças (muitas pessoas devem ser capazes de se envolver e colocar a mão na massa)

Levará a novas questões, relacionadas com o auto-interesse das pessoas

Será consistente com os valores e a visão do grupo

Desenvolverá uma sensação de importância para o grupo

Dica!

Fuja da tentação de começar por uma questão que seja complexa e/ou de longo prazo, pois você estará se arriscando a sobrecarregar membros novatos e inexperientes e condenando o seu projeto a um fracasso prematuro.

Passo 7.

Decida o que fazer a respeito de alguma questão específica! Irá fazer reuniões com os funcionários da universidade para garantir o comprometimento deles? Você vai usar os meios de comunicação? Como você vai procurar envolver mais pessoas? Como você vai fortalecer a sua organização? Faça planos com base no que você aprendeu ao falar com as pessoas e em suas investigações. Você pode decidir que é preciso fazer um pouco mais de pesquisa, se acontecer algo inesperado. Faça mais pesquisas e mude seus planos a partir disso.

Dica!

Guarde sempre consigo uma cópia de seus planos e mantenha-a atualizada. Isso irá fornecer as orientações necessárias para a sua organização no futuro próximo.

Passo 8.

Coloque seus planos em prática!

Passo 9.

Avalie o que foi feito – aprenda com seus erros e acertos.

Promova uma reunião de análise de resultados com os elementos-chave. As coisas saíram como foram inicialmente planejadas? Como a liderança se saiu? Há algo que poderia ter sido feito de outra maneira? Houve a formação de novas lideranças? Houve algum ganho nessa experiência para a organização? Qual? Se alguma parte do planejamento falhou, façam um debate franco e aberto sobre isso o quanto antes, pois os acontecimentos ainda estão frescos na memória de todos os envolvidos, e antes que qualquer desilusão tenha tempo de se formar. Seja positivo e objetivo, e mantenha uma ênfase no aprendizado. Fuja da tentação de colocar a culpa em cima de alguém ou de um grupo.

Passo 10.

Comemore! Voluntários que nunca se divertiram podem ficar esgotados. Então faça uma festa! Convide a mídia [pode ser o jornal ou TV local da universidade] e todos que ajudaram na consecução do objetivo.

Passo 11.

Construa uma nova liderança no seu grupo – Se você encontrou ótimos líderes durante sua empreitada, certifique-se de dar-lhes uma chance de liderar.

Uma parte do seu trabalho como organizador estudantil é identificar e formar líderes. A tarefa de recrutar e treinar líderes é uma atividade constante durante toda a existência de sua associação estudantil. Quando estiver a procura de novos líderes para a sua organização, preste atenção nos indivíduos que demonstrem que:

Querem que eles e o seu grupo sejam bem sucedidos na tarefa proposta

Se comunicam bem com as pessoas

Conseguem motivar os outros para tomar parte de uma ação em prol de uma causa

Estão bem informadas sobre a universidade, seus integrantes e seus interesses

Possuem um lealdade com a universidade e a associação de estudantes

Sabem como compartilhar o poder

Dica!

Nunca tente fazer tudo por conta própria. Delegue responsabilidades a outros membros do grupo.

A lista abaixo é uma de possíveis responsabilidades que podem ser delegadas a outros membros do grupo principal:

COORDENE UM INVENTÁRIO DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO

Um inventário do campus universitário é uma coletânea de fatos sobre a área incluindo a população, tipos de cursos oferecidos, biblioteca, professores, técnicos administrativos, terreno e outros elementos únicos do campus.

IDENTIFICAÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS

 

Problemas e preocupações podem ser identificados através de pesquisas enviadas aos estudantes ou através de uma série de reuniões universitárias. As preocupações podem lidar com currículo, professores, métodos pedagógicos, biblioteca, estágios profissionais, segurança, melhorias estruturais, ou outras preocupações especiais de interesse.

REVEJA AS METAS PARA UNIVERSIDADE

 

O projeto de planejamento deve ser revisto e alterado à medida que continua a se formar.

PLANEJAMENTO DE AVALIAÇÃO E REVISÃO

 

O progresso do plano deve ser monitorado e avaliado regularmente para garantir o seu sucesso. Avaliações periódicas devem ser feitas para reconhecer os sucessos, detectar problemas e sugerir melhorias no programa.

Passo 11.

Agora que você criou com sucesso um grupo de estudantes e como ação inicial procurou descobrir o que as pessoas acham de uma idéia específica antes de colocá-las em prática, é hora de usá-la como uma base para o futuro, com um plano de longo prazo. Se uma universidade é vista como uma instituição que produz conhecimento e prepara intelectual e profissionalmente seus estudantes e como um investimento contínuo para o seu futuro, então medidas precisam ser tomadas para elaborar as mudanças que irão ocorrer. Um plano, para ser implementado na universidade, é um modelo que fornece uma estrutura para a tomada de decisão no presente e no futuro. A qualidade de ensino e o progresso científico e cultural de uma universidade dependem da capacidade de seus estudantes para planejar o seu futuro. Um plano educacional contém várias declarações sobre o que os estudantes gostariam de ver acontecer (metas) e princípios que eles gostariam que fossem seguidos (políticas). O plano também contém sugestões de estratégias sobre como atingir os objetivos. Lembre-se de que nem todo objetivo requer mudanças. Por exemplo, se uma comunidade desfruta atualmente um determinado serviço que deseja manter, o objetivo é manter esse aspecto, enquanto prosseguem as mudanças em outras áreas.

Diretriz de Desenvolvimento Anual do Campus Universitário:

Identifique de uma a três questões que são de preocupação geral dos estudantes

Forme um comitê para cada questão para acelerar a resolução da mesma

Identifique os recursos disponíveis que podem ser utilizados para auxiliar o comitê

Identifique as estratégias e metas

Chegue a um acordo sobre a frequência em que os progressos serão análisados, e como serão medidos

Implemente as estratégias

Passo 12.

Volte ao passo 1!

Obviamente, quando você tem um grupo organizado, você não tem que criar um grupo novo para cada questão. No entanto, temos sempre que continuar a ouvir e atrair novas pessoas. Algumas pessoas podem querer trabalhar em cima de uma nova questão, mesmo que não estivessem interessados nas anteriores. Lembre-se que, na maioria dos casos, frequentemente as pessoas preferem se reservar e ver se sua idéia é bem-sucedida antes de comprometer tempo e energia com isso. Não se ressinta com estes “retardatários:” eles são tão essenciais para o grupo como os fundadores, pois sem o seu apoio em massa, você é muito menos eficaz e menos suscetível de ser aceito por todo o campus.

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Como realizar um evento de sucesso

Por Susannah Vila

Eventos presenciais podem aumentar a conscientização sobre a sua causa, trazer novos participantes e fundos, e reforçar o papel da sua organização dentro da comunidade com a qual você trabalha.

Como já disse o CEO e co-fundador da Meetup, “aprender a usar a internet para tirar as pessoas da internet é a jogada.”

Aqui vão algumas dicas para levar a ação do mundo online para o real com êxito.

Passo 1.

Desenvolva um propósito e objetivo para seu evento. Enquanto você planeja, você deve considerar o que e como ele acrescentará à sua comunidade e à sua causa.

Passo 2.

Assegure-se de que o objetivo é tangível: defina o que você quer ver realizado no dia após este evento. Considere publicar este objetivo. Por exemplo, anuncie que você está tentando conseguir com que cem estudantes apareçam e apoiem sua causa.

• Não prometa em demasiado! Coloque um objetivo que seja ao mesmo tempo impressionante e possível.
• Você deve ter em mente objetivos orientados à ação: O que você quer que os cem estudantes que apareceram façam no próximo dia? Como você fará com que eles continuem envolvidos?
• Seus objetivos devem ter um perfil ESPERTO: Específicos Palpáveis Exequíveis Realistas e com um Tempo Objetivo a ser cumprido.

Passo 3.

Ponha-se na pele do público alvo. Se você quer mobilizar pessoas como você mesmo, que tipo de eventos você e seus amigos frequentam? Se é um público diferente, por que tipo de eventos este público pode ser atraído? O que importa para eles?

Passo 4.

Organize um time forte. Você deve ter pelo menos cinco pessoas trabalhando com você no evento, cada uma com tarefas diferentes que pode mudar dependendo da especificidade do evento. Exemplos de papéis podem incluir:

• Coordenador do Evento – O responsável por acompanhar cada um dos membros e manter a todos no caminho certo;
• Coordenador da Divulgação – O responsável por contactar as organizações locais e pedir a elas que promovam o evento. Pode também focar em tarefas de promoção como a panfletagem.
• Coordenador de Imprensa – O responsável por convocar ou coordenar qualquer veículo de mídia. Isso pode incluir tanto propagar palavras sobre o evento antecipadamente quanto garantir que as coisas funcionem bem para qualquer imprensa que compareça.
• Coordenador dos Porta-vozes – O responsável por coordenar quaisquer porta-vozes, assegurando que eles cheguem no horário combinado, e garantindo que todas as dúvidas que tenham sejam esclarecidas.
• Outros: Responsável pela Logística, Coordenador do Voluntariado, Coordenador das Inscrições, Divulgador na Internet, etc.

Passo 5.

Orçamento. Dê uma olhada nas finanças da sua equipe. Quanto dinheiro vocês têm e quanto dinheiro vocês vão precisar arrecadar para realizar o evento? Veja abaixo algumas coisas que devem ser consideradas ao angariar fundos:

• Seja realista quanto a suas metas de arrecadação. É muito melhor estimar pouco dinheiro deixando o restante para eventos futuros do que estimar muito e ficar com prejuízos.
• Tenha em mente que o seu planejamento orçamentário vai mudar na medida em que você for planejando o evento. Um planejamento flexível é adequado contanto que ele não exceda o montante final.
• Sempre inclua em suas estimativas uma margem para taxas, preços crescentes ou necessidades adicionais.
• Sempre mantenha na lista um item que consuma uma porcentagem de 10 a 15% para despesas eventuais. (Não mexa nisto até o dia do evento. É apenas para emergências!)
• Determine o quanto as necessidades irão custar. Exemplos de necessidades: panfletos, cartazes, ponto de encontro e hospedagem.

Passo 6.

Agora que você sabe quanto precisa ser gasto, comece a pedir doações dos membros da comunidade. Peça a empresas locais que doem espaço ou a restaurantes que doem comida. Ao pedir doações, é melhor fazê-lo por escrito (você pode mandar um e-mail!), compartilhar seu orçamento com o doador em potencial, e ainda listar um item com o qual ele poderia contribuir. Enfatize o quanto a doação beneficiará a comunidade local.

Dica!

Nunca se esqueça de perguntar a si mesmo como amplificar seus esforços do mundo real no mundo online e vice-versa. Sua organização online deve ser completamente integrada com seus eventos. (N. do T.: Um exemplo bem-sucedido disso seria o Instituto Mises Brasil, que sempre filma seus cursos e palestras presenciais e deixa os vídeos disponíveis na internet.)

Passo 7.

Promova. Use cada ferramenta online disponível para promover seu evento. E então, fora da internet, encoraje a comparecer participantes e membros que poderiam estar interessados. Ou faça isso em uma mídia diferente da internet.

Dica!

Tire proveito de cada parceria que você tenha feito, seja a com os doadores de comida, seja a com o empresário que lhe cedeu o espaço, seja a com organizações de fins similares da comunidade. Mesmo que você não tenha trabalhado com outras organizações de fins similares, peça a elas que ajudem a promover o evento. Quanto maior o número de pessoas com quem você se associar, maior o número de pessoas que estarão comprometidas com a causa, e que portanto ajudarão propagar a palavra.

Passo 8.

Colete informações dos participantes. O ideal é que isso seja feito no momento da inscrição e que seja utilizado para continuamente lembrar os inscritos de participar. Adicionalmente, se eles compareceram ao seu evento, significa que eles estão pelo menos um pouco interessados na causa e estarão mais receptivos a um e-mail ou ligação telefônica do que uma pessoa comum (em especial se eles se divertiram). Não se esqueça de ter no evento uma tabela de inscrições onde as pessoas informam se elas responderam ao convite feito ou simplesmente apareceram.

Dica!

Não escolha um local muito grande — um monte de espaços vazios não parecerá atraente. Não faça do seu evento algo muito longo, porque assim você pode acabar perdendo a atenção das pessoas. Sempre reserve o local para um tempo maior que o ocupado pelo evento, para que as pessoas possam chegar mais cedo e sair mais tarde — mas nunca forneça uma programação mais longa que duas horas. (N. do T.: Para os Estados Unidos, país no qual e para o qual o texto foi originalmente escrito, esta última dica é perfeita. No Brasil, onde o costume é chegar com atraso a eventos, não sabemos até onde isso se aplica.)

Passo 9.

Compartilhe seu evento com a imprensa. Divulgue a eles o horário em que o evento deverá atingir o seu auge — se os jornalistas forem, garanta que eles cheguem no melhor momento do evento.

Passo 10.

Escolha as ferramentas organizacionais corretas. Há ferramentas gratuitas disponíveis para ajudar você e sua equipe a planejar o evento. Eis aqui algumas:

Google Wave, Google Docs, e Google Calendar: Essas ferramentas colaborativas permitem que diferentes membros o que eles estão cumprindo de suas tarefas em tempo real, para que não haja nunca duas pessoas fazendo a mesma coisa ao mesmo tempo sem necessidade e o consequente desperdício de recursos.

Skype: Use o Skype para conferências e conversas sobre o planejamento do evento. A troca de ideias por vídeo ou áudio pode fazer com que o processo criativo seja muito mais fácil e rápido. O Gchat também é uma forma simples de realizar conversas em áudio e vídeo.

PB Works ou Mediawiki: Mediawiki (o software que roda o conteúdo da Wikipédia) permite que você e seus companheiros de organização compartilhem notas uns com os outros, editem informações, e organizem conteúdo. O PBworks também possui um serviço de notificações RSS e alguns outros aspectos mais.

Facebook: A função “Evento” do Facebook é uma boa forma de criar facilmente uma lista de convidados para seu evento e espalhar a palavra para pessoas diferentes. É útil principalmente se sua organização já está no Facebook como página. Essa base de pessoas que “curtiram” sua página pode ser aproveitada para promover o evento. Há vários prós e contras que devem ser pesados antes de decidir usar o Facebook para promover seu evento.

Prós:

• Fácil para pessoas dizerem se comparecerão;

• Fácil de promover;

• Permite que as pessoas vejam se seus amigos comparecerão — na medida em que as pessoas respondem ao convite afirmativamente, “histórias” começam a aparecer nas páginas iniciais de outras pessoas, o que ajuda a espalhar sobre o evento no boca a boca online.

Contras:

• Pessoas que respondem afirmativamente ao convite com o clique de um botão não se sentirão fortemente compelidas a aparecer de verdade;

• A função não permite que você colete informações de contato das pessoas que respondem afirmativamente. Avalie esta opção cuidadosamente antes de decidir se você a usará para promover o evento ou se o melhor para convidar pessoas não é fazer uma corrente de e-mail.

Anúncios no Facebook:

Ao fazer um orçamento para um evento, anúncios no Facebook devem ser levados em consideração. Esses anúncios são baratos (você pode tanto pagar por aparecimento quanto por cliques dados nele) e podem ganhar o benefício de que o Facebook é uma rede social. Por exemplo, anúncios podem ser mostrados apenas para pessoas que já têm um amigo que declarou que comparecerá ao evento. O fato de que o amigo vai também é mostrado junto com o anúncio. Isso então cria um incentivo social para que as pessoas confiram o evento ao qual os seus amigos comparecerão.

Uma nota sobre as respostas aos convites:

Mesmo que o Facebook não permita que você facilmente recolha informações de contato para pessoas listadas como “Sim” ou “Talvez”, certas medidas podem ser tomadas. Mensagens podem ser enviadas pela plataforma de conversa do Facebook pedindo às pessoas que respondam se irão ou não (se elas não responderam ao convite já enviado) ou as lembrando de ir (se elas disseram “Sim” ou “Talvez”).

Além disso, para eventos para os quais se espera menos de cem pessoas, é melhor gastar o tempo necessário para enviar mensagens individuais em privado do que usar o recurso padrão “Evento.” Já foi provado que isso aumenta dramaticamente a participação.

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Tradução: Mari Ferreiro