Como Manter a Atenção do Público Durante a Palestra

Por Andy Goodman

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O segredo é ser você mesmo, ou uma versão melhorada de si mesmo. Relaxar e deixar sua personalidade genuína fluir é um grande feito, no entanto um palestrante que está confortável consigo mesmo e não faz contato visual com o público, fala susurrando e fica plantado no podium dificilmente se destacará dos outros.

A palavra-chave é confiança. Quando você domina o seu material e sabe a melhor forma de transmitir o seu conhecimento para a platéia, é fácil relaxar e ser você mesmo. Adquirir presença de palco – isto é, contato visual, controle vocal, domínio de como se movimentar e se portar em cima de um palco – aumenta o seu nível de confiança, portanto é desejável estudar e praticar tudo o que puder até que se torne algo automático.

Contato Visual:

Contato visual é uma das ferramentas mais poderosas a disposição do orador. Usado adequadamente, isso pode lhe ajudar a se conectar com o público, reaver a atenção das pessoas que ficaram dispersas, e assegurar que os pontos principais do seu discurso sejam assimilados.

O segredo é pensar na platéia como um conjunto de indivíduos onde cada um deseja ter a sensação de que você está falando diretamente com ele. O contato visual passa essa sensação, e você quer que o máximo de pessoas possível tenham essa sensação. Esteja ciente de que um breve olhar de relance é insuficiente. Você precisa manter o contato visual com cada pessoa até completar uma sentença ou raciocínio, dando a cada pessoa tempo o suficiente de ter a sensação de conexão.

Caso possua dificuldade de olhar desconhecidos nos olhos, comece pelas pessoas mais simpáticas – aquelas que já estão sorrindo e balançando a cabeça. Além disso você pode conversar com alguns dos participantes antes do início da palestra, assim alguns deles já serão rostos familiares quando você subir ao palco.

Então se aprimore, olhe para cada pessoa por vez, e mostre o quanto você está interessado em suas reações. Em troca eles irão demonstrar um interesse ainda maior pelo que você tem a dizer. Se você estiver contando uma história de dois minutos, conte-a para dez pessoas diferentes [uma sentença para cada pessoa]. Ao invés de falar mirando o infinito, fale olhando nos olhos dos espectadores.

Dispersão

Quando o contato visual é negligenciado ao público, as pessoas se sentem livres do constrangimento de estarem sendo observadas. Então elas estarão liberadas para ler jornal, fazer um cafézinho, mexer no celular e jogar Candy Crush! Se o orador nunca mantém o contato visual [o público pensa que não pode ser visto pelo palestrante] ou estiver ausente [fisicamente] do auditório, a platéia irá relaxar e começar a fazer palavras cruzadas.

Controle Vocal:

Assim como o contato visual, sua voz é uma ferramenta que pode lhe auxiliar a transmitir significado e a segurar a atenção da platéia. Um erro grosseiro é pensar que a voz é um instrumento com apenas duas configurações: “Berrando igual a um bezerro desmamado,” para ser utilizado quando quiser a atenção do público, e “fala monótona e cansativa” para quaisquer explicações e observações feitas.

Volume

Amadores aumentam o volume da voz e batem no podium para conseguir atenção. Profissionais sabem que isso esgota a paciência da platéia, por isso eles variam suas técnicas vocais para chamar a atenção do público.

Velocidade

Desacelerar e colocar mais ênfase em cada palavra pode chamar a atenção para certas partes do seu discurso. (pare de falar de uma só vez e você pode ver as pessoas lhe obsevando atentamente.) Essa pode ser uma técnica mais poderosa do que aumentar o volume da voz pois é desnecessário berrar – as palavras se encarregam por si só da expressividade, e você está servindo-as um pouco mais deliberadamente apenas para garantir que todos compreendam o ponto principal.

Aumentar deliberadamente o ritmo da sua fala deixa o público ciente de que “ essa parte vale a pena escutar, mas não iremos nos alongar nela,” mas tenha cuidado: Falar rápido demais por muito tempo sem pausar tempo o suficiente para que o público possa digerir o que foi dito leva a sobrecarga de informação. Alta velocidade pode ser associada com o nervosismo, então use o acelerador com cautela.

Tom

Seriedade, sarcasmo, tédio, alegria – sua voz pode transmitir uma série de emoções. Mudar o tom de voz pode mudar drásticamente o significado de suas palavras. Por exemplo, considere a sentença: “Essa é uma boa ideia.” Dita de certa forma, isso pode significar, “Finalmente, alguém veio com uma boa sugestão.” Dita de outra maneira, pode significar, “Essa foi a coisa mais estúpida que eu já escutei na minha vida.” E falando em um tom neutro, pode levar o espectador a se indagar o que o palestrante está pensando ao dizer tal frase. Desde que você deseje que a platéia saiba precisamente o que você está pensando, tire um momento para se perguntar se o tom de voz que você usa transmite consistentemente o significado que quer.

Palestrantes que mantém o volume, velocidade e tom de voz constantes produzem uma fala monótona e cansativa que pode levar os espectadores gradativamente ao sono profundo, ou no mínimo fazer com que procurem desesperadamente por seus telefones celulares. É justamente a variação desses ítens [volume, velocidade e tom] que torna um discurso interessante, e o uso premeditado dessas variações é o diferencial dos palestrantes talentosos.

Linguagem Corporal:

Uso do Podium

O podium é um bom lugar para fixar o microfone, colocar suas anotações e um copo de água, mas ele também se torna uma barreira entre o orador e o espectador. A expressão corporal é um instrumento poderoso, e o podium diminui o poder de alcance dessa ferramenta. Então qual seria a finalidade de se esconder atrás de um podium ou permitir que ele comprometa a sua movimentação pelo palco? Usar um microfone de lapela ou sem fio pode lhe dar maior mobilidade pelo palco para falar diretamente com os espectadores, apontar para itens da projeção visual para uma maior ênfase, e se comunicar de maneira mais eficaz que o normal.

É claro que haverá ocasiões em que o tipo de formato do auditório ou o equipamento de áudio/visual requerem o uso do podium. E mesmo nessas ocasiões você pode utilizar o seu olhar e a sua voz para revigorar o seu discurso e atrair o público. Um meio de se fazer isso é variar entre o uso de gestos sutis e intensos, cujo o resultado é a projeção de movimento e vigor vindas de trás do podium. O público começa a lhe observar de outra forma quando você usa ambos [voz e gestos]. Você pode levantar as mãos ou simplesmente levantar uma sombrancelha e a platéia irá focar no seu rosto.

Expressão Corporal

Existe uma relação entre como as pessoas se portam no palco e a mensagem não verbal que elas projetam no público. Para maiores detalhes clique aqui. A ideia é ajustar sua linguagem corporal ao seu discurso, fazendo com que ela sirva de fundamento para as suas palavras e que passe a mensagem não-verbal correta.

Uma boa prática é identificar a emoção – raiva, empatia, frustração, esperança, indignação – central do seu discurso. E uma vez que tenha identificado isso faça as suas colocações dizendo exatamente o que sente, excluindo eufemismos ou o uso de linguagem diplomática do seu discurso.

Humor:

As pessoas adoram rir, logo o humor é uma ferramenta poderosa para um palestrante. Quando um orador demonstra que possui bom senso de humor (e está disposto a usá-lo), os espectadores o ouvirão mais atentos esperando a próxima chance de dar uma boa risada. O humor é um exelente instrumento para manter a atenção do público, use-o para ilustrar um ponto importante do seu discurso ao mesmo tempo em que mantém a platéia entretida.

O seu tema ou as circunstancias de sua apresentação podem definir os limites do que é apropriado. Então proceda com cautela. E se você considera que o uso de humor não combina com você, não se sinta obrigado a fazer isso só porque leu em algum lugar que o uso de comédia é tiro e queda em palestras. Caso você seja uma pessoa sem a veia artística da comédia poupe o público do constrangimento de ouvir alguma piada sem graça.

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Como Planejar uma Palestra - Parte 2

Por Andy Goodman

Independente do número de pessoas para as quais você se apresenta, sejam 5 ou 500, um princípio sobre o público permanece constante: Os níveis de atenção estarão no seu ponto mais alto no ínicio e no fim da palestra.

No ínicio da palestra quando ocupamos nossos lugares na platéia estamos curiosos sobre o tema, o palestrante e se o tempo que estamos investindo ao comparecer a palestra terá valido a pena. E mesmo as pessoas morrendo de sono irão despertar e olhar para o palestrante quando ouvirem dele as seguintes palavras mágicas “Então para concluir...”

Uma vez que o conteúdo de sua apresentação já esteja definido e ordenado, concentre-se na introdução. Essa é a sua oportunidade de capturar a atenção do público, direcioná-la para o tema da palestra, e começar a pavimentar o caminho que levará todos a linha de chegada.

Introduções: Vá direto ao ponto

Algumas técnicas de introdução incluem:

• Contar uma história que ilustra o tema de sua palestra.

• Perguntar aos membros da platéia quais são as suas impressões sobre o tema que será abordado na palestra.

• Mostrar uma estatística convincente.

• Mostrar uma imagem que cumpre a promessa de “valer por mil palavras.”

Lembre-se no entanto de que ir direto ao ponto não lhe exime de cumprir as regras de etiqueta básica. Após ter capturado a atenção do público, é recomendável gastar uns minutos para agradecer as pessoas que lhe convidaram, avisar qualquer regra pré-estabelecida pela sessão (isto é, quando é apropriado fazer perguntas), e dar quaisquer informações extras que tenham sido omitidas caso a introdução tenha sido feita por terceiros. É bom frisar que mesmo isso sendo uma questão de boa etiqueta, você continua desfrutando da boa vontade do público conquistada graças a forma como você iniciou o seu discurso.

Observação:

Usar a seguinte frase acaba imediatamente com qualquer interesse prévio ou curiosidade do público: “Olá, meu nome é ___________, e hoje eu vou falar sobre ___________.”

Seja criativo, use frases que tenham algum impacto ou deixem o público atento, algo como: “Boa tarde a todos. Peguem um pedaço de papel e um lápis. Vocês terão muito o que anotar hoje.”

Diga ao público qual é o tempo de duração da palestra

Isso demonstra que você dá valor ao tempo que o público investiu para lhe prestigiar e que pretende usar esse tempo produtivamente.

Encerramento

O encerramento é a sua chance de consolidar o que o público aprendeu e inspirá-los a colocar o novo conhecimento adquirido em prática.

Com o aumento dos níveis de atenção do público no final da palestra é hora de (1) apresentar um sumário dos pontos principais, (2) fazer uma abertura para perguntas do auditório, e então (3) lançar as palavras finais para o encerramento, as quais se diferenciam distintamente do sumário.

1. O sumário

Se trata de uma breve recapitulação dos pontos principais e um reforço da sua mensagem central.

2. Perguntas do auditório

Ao final de uma sessão sempre se espera que haja perguntas feitas pelo público, nesse caso seguem algumas técnicas que podem tornar esse momento mais produtivo:

• Aposente a frase “Alguém quer fazer alguma pergunta?” e seus similares. Essa é a pior frase que alguém pode proferir na ocasião, ao invés disso diga algo como: “Hoje eu ensinei a vocês algumas técnicas. Se vocês fossem aplicá-las amanhã, em que partes vocês teriam alguma insegurança ou dúvida? Que receios vocês tem” Isso estimula os participantes a falar, quebra o gelo, e inicia o fluxo de perguntas. Ter questões prontas para disparar na platéia [duas ou três perguntas provocativas] ajuda a motivá-los a falar.

• Se prepare para as perguntas do público assim como se preparou para outras partes da palestra. Antecipe as perguntas que podem surgir e tenha uma resposta pronta para cada uma. Uma boa prática é saber o que dizer e como dizer. Escreva as respostas antecipando as prováveis perguntas. Não é necessário ter um script a mão, mas o processo da escrita lhe ajudará a encontrar a melhor forma de se expressar.

• Ensine o público a formular melhor suas perguntas. As perguntas mais interessantes são aquelas cuja resposta pode beneficiar a maior parte da platéia, portanto generalize sua resposta caso necessário ou até mesmo reformule e/ou redirecione a pergunta que lhe foi feita para que atenda a esse princípio.

• Reformule qualquer pergunta hostil que lhe façam. Caso você esteja ministrando uma palestra sobre a redução da maioridade penal e lhe perguntem “porque você odeia os pobres e negros?” você dirá [para o público], “Acabaram de me perguntar aqui porque eu me posiciono a favor das vitímas de homícidas ao invés de estimular a bandidagem e a razão para isso é (...)” Ouça a pergunta, ignore a provocação. O objetivo do provocador é arrancar uma reação emocional de você lhe tirando do sério, pois ele sabe que essa é a forma mais eficaz de lhe tirar a credibilidade.

E finalmente o mais importante de tudo, termine sua apresentação com uma frase de encerramento. Quem desobedece a essa máxima comete o erro de fechar a apresentação com as perguntas feitas pelo público, sendo que esta é a parte mais entediante de qualquer apresentação. Algumas pessoas irão perguntar coisas relevantes e outras não, até os palestrantes mais experientes conseguem perceber os níveis de atenção se esvaindo durante uma sessão de perguntas e respostas mal sucedida. E é por isso que é bom se preparar para uma frase de encerramento que será a última coisa que a platéia ouvirá do que ter o seguinte quadro: “Alguém tem mais alguma pergunta?” (Silêncio.) “Alguém tem mais alguma pergunta?” (Alguém tosse.) “Obrigado.” (Aplausos educados como prêmio de consolação.)

3. Encerramento: As palavras finais

O público deseja que você olhe fixamente nos olhos deles ao deixar sua mensagem final. Essa é a sua oportunidade de contar uma última história, reforçar a sua mensagem o mais eloquentemente possível (citar alguma personalidade admirável se for apropriado), ou contemplar uma visão de futuro inspiradora. Acima de tudo essa é a hora em que você dirá de forma assertiva o que espera que eles façam com toda a informação que acabaram de receber ou com as habilidades que adquiriram. Resumidamente, faça um apelo à ação para que se mobilizem em torno de algo.

Administre o Tempo

Uma hora bem elaborada é uma sequência planejada de elementos que capturam a atenção do público, destaca os pontos principais de maneira clara e de forma organizada, proporciona oportunidades de se engajar, aprender, sintetizar, reforçar o que foi dito, e enviar o público de forma apropriada – para a próxima palestra, a próxima sessão, ou para as suas respectivas rotinas diárias.

Essa não é a única forma de planejar a sua apresentação, porém esse esquema pode servir como um lembrete de todos os detalhes que você deve considerar ao elaborar a sua próxima apresentação e planejar como irá conduzir o público na jornada de A para B.

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Como Planejar uma Palestra

Por Andy Goodman

Ao planejar uma palestra foque-se nos ouvintes, fatos e provas científicas por si só são insuficientes para mudar a impressão das pessoas em relação a um determinado tema que você esteja empenhado em abordar, portanto descubra o que é importante para elas e a partir dessa perspectiva apresente seus argumentos, fatos, provas científicas e estatísticas.

A é o que eles pensam e sentem sobre o assunto quando entram no auditório. B é o que você quer que eles pensem e sintam sobre o assunto ao sair do auditório.

Para conduzir os ouvintes de A para B, você deve conhecer algo sobre o público que irá lhe ouvir. Isso requer uma entrevista com o organizador da conferência que agendou a sua sessão/palestra. Se você está lidando com uma única organização, isso significa encontrar alguém de dentro (da organização) que possa lhe dar uma pista sobre o tipo de participantes que lhe aguardam no evento. Seja lá qual for as circunstâncias, sempre haverá alguém que conhecerá o público que lhe aguarda melhor que você.

Ao encontrá-los, pergunte-os tudo o que puder e tome nota à medida que forem lhe respondendo:

Quem estará no auditório?

Uma das formas de entediar o público é falar acima ou abaixo de seu nível de conhecimento ou fora de suas vivências profissionais. Conhecer seus cargos, funções, atividades e aprender o máximo que puder sobre os interesses deles e dominar o tema que você irá abordar lhe ajudará a calibrar seu discurso ao nível do seu público. Um meio de ajustar o seu discurso ao público em cima da hora é começar a palestra perguntando a platéia: “O que vocês querem aprender sobre o assunto a ser abordado hoje? E qual é o aspecto desse tema que despertou o interesse de vocês?”

O que eles sabem ou acreditam que pode servir para fundamentar meu discurso?

Raramente você irá se deparar com uma platéia que seja como uma folha em branco. Eles estão propensos a terem alguma impressão sobre seu tema, e você quer estimular o interesse ou apoio que houver.

Se você estiver propondo a manutenção do armamento civil – contra as propostas de desarmamento –, por exemplo, você pode acabar constatando que algumas pessoas são resistentes à ideia de a população se armar em massa. Mas você também provavelmente descobrirá que estas mesmas pessoas se sentem incomodadas com uma legislação que, na prática, desarmaria apenas os cidadãos de bem, enquanto os bandidos continuariam infringindo a lei neste ponto também, e isso lhe dará a chance de ter um ponto melhor com o qual começar.

(De fato, foi isso o que ocorreu no referendo de 2005 no qual se propôs o desarmamento civil: as pessoas no início das campanhas estavam a favor do desarmamento, e as pesquisas todas apontavam para uma vitória do "Sim". No entanto, com a argumentação de que com a nova legislação o cidadão de bem iria se desarmar, mas os bandidos não, os apoiadores do "Não" reverteram dramaticamente o quadro de intenções e acabaram vencendo.)

Quais objeções/empecilhos que o público pode apresentar?

Ninguém deseja cair em uma armadilha. Se a palestra estiver cheia de pessoas hostis ou que tenham alguma razão para se opor a você, saber disso antecipadamente irá lhe ajudar a formular argumentos que desfaçam qualquer uma das objeções que lhe apresentem. Logo comece sua palestra apontando todas as possíveis objeções ao seu ponto de vista sobre o tema e refute-os um por um. Somente após essa medida você estará livre para prosseguir para a conclusão da sua meta relacionada ao seu tema em questão.

Ao fim da palestra, o que você deseja que o público aprenda?

Em uma palestra típica de uma hora de duração, o público se lembrará apenas de alguns pontos. Então quando for planejar seu discurso, pergunte a si mesmo: Quais são os 3 ou 4 pontos fundamentais que eu quero que o público leve consigo no caso de não se lembrarem de mais nada do que foi dito?

Ao fim da palestra, que impressão você quer que eles tenham sobre o tema?

Seres humanos são criaturas emocionais por natureza. Se você apresenta informações sem se quer despertar suas emoções, o resultado final será sempre um público que dirá, “Até que a palestra foi legalzinha,” e então retornarão prontamente as suas respectivas rotinas e se esquecerão de tudo o que você falou. Se você quer que o público sinta indignação, esperança, curiosidade, raiva, ou inspiração, você deve passar essas emoções na sua fala [a questão se trata de uma combinação precisa do que e como você fala], então saiba antecipadamente como você irá se expressar.

Observação:

Palestrantes experientes que apresentam o mesmo tema inúmeras vezes fazem essas perguntas préviamente para poder adaptar o seu material a sua nova audiência. Uma boa prática antes de ministrar uma palestra é pedir aos seus anfitriões para preencher um questionário que lhe fornecerá os detalhes pertinentes para elaborar o seu discurso.

Duração: Menos é mais

Quando o tempo de sua palestra já está préviamente fixado

Maioria dos encontros, conferências e palestras duram uma hora. A expectativa geral entre os planejadores da sessão é que 45-50 minutos serão destinados a apresentação e os 10-15 minutos restantes ficarão para responder as perguntas do auditório. (Quando o tempo da palestra é de 30 minutos se espera que 20-25 minutos sejam destinados a apresentação e os 5-10 minutos restantes sejam para responder as perguntas do auditório.)

Se você considera que precisa de mais tempo para transmitir seu conhecimento de maneira que o público o assimile, então você tem duas escolhas: (1) pedir um tempo maior, ou (2) adaptar a sua palestra ao tempo proposto e abordar apenas os pontos mais importantes. Caso isso deixe a platéia sedenta por mais – o que é uma boa coisa – você sempre pode entregar-lhes um material informativo que cobrirá os outros pontos que você não teve tempo de comentar, se oferecer para ficar depois do tempo combinado para sanar qualquer dúvida a mais que possa ter surgido, ou deixar seu e-mail para qualquer esclarecimento. A única atitude irresponsável que um palestrante pode ter nesse caso é despejar toneladas de informação sobre o público independente do tempo disponível para realizar tal façanha.

Enquanto alguns palestrantes imaginam que essa abordagem dá ao público “mais informação pelo tempo e dinheiro investido,” isso na verdade presta um grande desserviço. Uma apresentação concisa permite ao ouvinte focar nos pontos chaves e organizá-los mentalmente de uma maneira que faça sentido. Resumidamente estudantes aprendem e assimilam muito mais quando poucas informações são apresentadas.

Haverá ocasiões em que irão lhe dar mais tempo do que você precisa para transmitir o seu conteúdo. Nessas circunstancias, é desnecessário preencher o tempo restante. Ou seja se lhe pedirem para fazer uma apresentação de mais de uma hora e meia pergunte o porque disso, mesmo que lhe paguem mais pelo tempo extra! Menos é mais, é melhor deixar o público com o gosto de quero mais e ter a possibilidade de fazer uma outra palestra [de mesma duração e em uma outra ocasião] do que saturá-los despejando toneladas de informação de uma só vez. Seu objetivo é que assimilem e/ou apliquem o conteúdo.

Quando o tempo da palestra é flexível

Se a duração da palestra depender apenas da sua vontade, pense no tempo que você levará para (a) transmitir o seu conhecimento, (b) aplicar exercícios para assimilação do conteúdo, e (c) deixá-los aptos para aplicar o que acabaram de aprender ou empregar a habilidade que acabaram de adquirir.

Quando planejar uma sessão de mais de uma hora, é necessário estipular um intervalo. Depois de vinte minutos de fala ininterruptos, há uma queda nos níveis de atenção e/ou atividade mental, logo uma pausa é mais do que necessária. É como se as pessoas precisassem esvaziar a mente para que possam voltar a absorver mais informações.

Quando a duração da palestra é determinada por você, estipule o tempo que lhe for necessário. Porém tenha em mente que durante uma hora de palestra, as pessoas se lembrarão apenas de uma coisa ou outra que foi dita. Provavelmente se lembrarão apenas de três coisas. Portanto escolha três coisas, ilustre-as com exemplos, e repita. Estatísticas, raciocínio dedutivo, relatos, fatos históricos, argumentos filosóficos, exercícios interativos, anedotas e estímulos sensoriais podem ser usados para reforçar o seu ponto. Se lhe faltar uma boa história ou analogia para ilustrar o seu ponto é melhor deixá-lo de lado, pois se não há elementos suficientes para convencer o público do seu ponto qual seria a finalidade de mantê-lo em seu discurso?

Uma vez que você tenha decidido quais os pontos são essenciais para a sua palestra, organize o seu material de forma que seja capaz de encontrar informações, imagens, histórias e outros elementos que irão reforçar cada ponto chave – e deixe o resto de lado. Reduza as informações e imagens ao essencial, o excesso só serve para confundir e sobrecarregar o público. Então na dúvida se algo fica ou não, descarte. Lembre-se: menos é mais.

Invista na interatividade

Há três bons motivos para incorporar exercicíos interativos em qualquer apresentação após os primeiros 10 ou 15 minutos:

Primeiro, o público anseia por isso. Eles querem interagir com o palestrante e/ou outros membros da platéia e são raras as palestras que dão essa oportunidade.

Segundo, isso ajuda a quebrar o fluxo de informação de mão única. A duração de tempo que uma pessoa pode se concentrar mentalmente em uma atividade é curta, e há inúmeras oportunidades para que as pessoas se distraiam [desde cadeiras desconfortáveis até a temperatura do ambiente é motivo para se distrair]. Os seres humanos tem um certo limite para absorver informações ininterruptamente, passando desse limite eles irão se distrair e vão começar a mexer no celular entre outras coisas. Um exercício interativo aumenta o fluxo sanguíneo quando as pessoas se levantam ao mesmo tempo em que deixa suas mentes ativas.

Terceiro, exercícios interativos aceleram o aprendizado. O aprendizado é um processo de três passos. No primeiro passo, você adquire informação – nesse caso comparecendo a palestra. No segundo passo, você interpreta a informação para determinar como isso se aplica a sua vida ou profissão. E no terceiro passo você aplica a nova informação, colocando-a em prática de alguma forma. Exercícios interativos permitem aos ouvintes aplicar o que acabaram de aprender, completando assim o processo de aprendizado.

Observação: A forma mais simples de interação é abrir a sessão para perguntas no final da palestra, porém essa forma de interação é insuficiente para atender as necessidades do público. É aconselhável que o palestrante procure verificar o nível de compreensão do público sobre o tema periódicamente ao decorrer da palestra. Pequenas sessões de aberturas para perguntas durante a palestra são capazes de quebrar o fluxo de informação de mão única, dar aos ouvintes tempo de digerir o que eles acabaram de escutar, e previnir que alguns participantes fiquem completamente perdidos.

Outra alternativa é exibir vídeo-clips para quebrar exposição e dar a oportunidade do público de conversar entre si. Também pode ser feito um exercício em que as pessoas fazem uma lista de coisas ao seu respeito e então escolhem apenas três itens para utilizar ao se apresentar a pessoa do seu lado.

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Como Evitar Problemas Técnicos em Palestras

Por Andy Goodman

Mesmo tendo uma apresentação que foi feita sob medida para uma audiência e estando preparado para apresentá-la com entusiasmo e proficiência, você pode por tudo a perder por causa de alguns detalhes que possam passar despercebidos.

Alguns requisitos minímos a serem cumpridos são que consigam ouvir a sua voz, ver os seus slides sem ter que forçar a vista. Caso o público tenha que fazer anotações, se espera no minímo uma prancheta para tal. E as pessoas preferem que a temperatura do ambiente não esteja nem quente e nem fria demais.

Já que os equipamentos audiovisuais, tipos de auditórios, e a sagacidade de planejar eventos de seus anfitriões irão variar de local para local, cabe a você acertar préviamente todos os detalhes que irão garantir uma apresentação agradável e profissional.

Layout do auditório

Se você quer que os ouvintes fiquem em mesas e virados para frente, peça por algo ao “estilo sala de aula.” Se você planeja dividir os ouvintes em grupos menores de discussão, mesas redondas são a escolha certa, e essas possuem suporte para se fazer anotações. E se fazer anotações não for essencial e caso prefira ter os ouvintes em um local com uma atmosfera mais informal, então peça por algo ao “estilo teatro.” (isto é, fileiras paralelas compostas somente por cadeiras.)

Luz e Som

Ambientes com um sistema de iluminação que não pode ser controlado ou janelas sem persianas podem arruinar uma apresentação que se baseia em projeções visuais. Se você usa o PowerPoint, pergunte ao organizador se (a) o projetor LCD é potente o suficiente para sobressair a qualquer nível de luz, ou (b) se as luzes podem ser diminuídas para viabilizar o uso do PowerPoint. Ao Perguntar antecipadamente, você dá ao organizador tempo hábil para mudar o local da sua apresentação, se necessário, ou assegurar que o equipamento correto esteja disponível.

Da mesma forma, quando for pedir um aparelho de som, especifique antecipadamente (a) se você quer um microfone com pedestal ou um microfone de lapela, (b) se você precisa de um microfone para as perguntas do auditório, e (c) se os organizadores possuem alguma alternativa caso os microfones principais parem de funcionar ou dêem algum tipo de problema.

Plano B

Tenha sempre um plano B a disposição, especialmente se for usar o PowerPoint. Se você estiver levando a apresentação no seu notebook, tenha uma cópia em CD ou em um pendrive. Se você enviou a sua apresentação antecipadamente, ainda assim é válido levar consigo uma cópia extra para se precaver caso a cópia seja corrompida durante a tranferência ou caso haja alguma incompatibilidade com o sistema disponível.

Em um evento que ocorra um total colapso tecnológico esteja preparado para prosseguir sem qualquer apoio de slides. Lembre-se: O público foi para ver você, e não os seus slides, quando uma lampada queima de repente ou um computador pifa, o show deve continuar!

Saiba o essencial sobre os projetores LCD

Depois de gastar horas montando sua apresentação de PowerPoint, você quer imagens claras e nítidas na tela na hora da apresentação. Mesmo quando as luzes do auditório permanecerem acesas ou a luz do dia estiver entrando no recinto, um projetor potente pode produzir as imagens que você deseja.

Nos projetores LCD, a potência é medida em lumens (i.e., saída de luz). O projetor típico que a maioria das organizações utiliza tem em torno de 1,200 lumens, o qual é adequado para um público de 30 a 40 pessoas. Quando você estiver se apresentando para uma platéia de 100 pessoas ou mais será preciso um projetor de no minímo 2,500 lumens e uma tela de 3 metros de altura por 3 metros de largura.

Locais como hotéis e centros de conferências, muitas vezes têm projetores com mais de 2,500 lumens, geralmente eles possuem configurações de dupla afixação para ambientes projetados para grandes audiências. Não é raro, porém, encontrar situações em que um palestrante leve o seu próprio projetor portátil para se apresentar em um grande hotel e não ter que pagar a taxa de aluguel do equipamento. Não deixe esse detalhe ao acaso: Antes de chegar no local, fale com o organizador do evento e verifique se você tem a quantidade certa de lumens disponível para você.

Como você é apresentado

Sua introdução é o início de tudo. E não deve ser um elemento a parte completamene fora do seu controle. Isso tendo em vista que os primeiros segundos da sua exposição são fundamentais para capturar a atenção da platéia, e que a última coisa que você deseja é gastar o seu tempo para esclarecer o que o apresentador disse sobre você.

Então gaste alguns minutos para escrever uma introdução de 30 segundos que possa ser lida na íntegra ou rapidamente ajustada para qualquer situação. Esse pequeno investimento do seu tempo pode lhe poupar da situação de ter que corrigir a forma de pronunciar o seu nome, o seu título (bacharel, mestre, doutor, PhD etc.) ou repudiar qualquer uma das inúmeras coisas que os apresentadores podem ter entendido de maneira errada.

Material Informativo

A duração, complexidade, e a qualidade do material informativo geralmente depende das apresentações que as acompanham, tanto quanto o tempo (e dinheiro) que o palestrante teve para elaborá-los.

Dê a alguém um material informativo e esse alguém irá lê-lo – se não for logo no momento em que lhe foi entregue será no momento em que começar a se sentir entediado. Mesmo que você ateste explicitamente, “é desnecessário ler este folheto nas próximas horas,” é certo que ninguém estará prestando atenção as suas instruções por já estarem lendo o material préviamente distribuído. Isso é da natureza humana e não há nada que se possa fazer para mudar isso.

Então sempre que possível, distribua o material informativo apenas no fim da palestra, e os elabore para servirem de sumário dos pontos principais. Proceder dessa forma o ajuda a manter o foco da platéia em você e fornece a eles poucas chances de se distraírem. Se lhe perguntarem se haverá distribuição de material informativo durante a sua palestra, distribua-a o mais tarde possível. E caso os organizadores insistam para que você envie o material informativo com antecedência para que possam disponibilizá-los nos notebooks da conferência, apenas diga, “Pode deixar, eu mesmo me encarrego disso.”

Se Preparando para Painéis

Quando os organizadores agendam conferências, na maioria das vezes eles fazem um mero exercicío de preencher espaços vazios. Pegam um assunto, encontram três especialistas com pontos de vista distintos, e escolhem um mediador/coordenador para manter o foco no assunto principal além de manter o trem nos trilhos. Organizadores mais experientes irão combinar com os mediadores/coordenadores e painelistas para tratarem entre si do planejamento da sessão, mas não é difícil para um painelista entrar em um encontro sabendo apenas o nome da sessão e de outras pessoas que irão dividir o palco.

Apresentadores experientes, no entanto, serão pró-ativos e farão as ligações telefônicas necessárias aos responsáveis pela conferência para garantir um nível aceitável de preparação.

Jamais deixe a preparação ao acaso, sempre fale com os outros painelistas para ter certeza que eu não estará duplicando o material deles. E caso lhe peçam para enviar um resumo de seus comentários e observações para sua aparição no painél seguinte, diga: “Eu não posso lhe enviar nenhuma resenha até saber onde você quer chegar e o que deseja.”

Caso lhe subtraíam quinze minutos para os quais você se preparou cuidadosamente lhe restando apenas 5 minutos [porque o painelista anterior a sua vez ultrapassou o tempo estipulado], e o mediador lhe peça gentilmente para ser breve e ajudar para que a sessão cumpra o horário programado. O que você faz?

Uma saída é reajustar o tempo que você iria gastar em cada ponto chave, isso pode ser feito diminuindo a quantidade de detalhe usado para descrever cada ponto chave. Assim você consegue se livrar da solução mais óbvia que seria escolher um único ponto em detrimento dos demais.

Avaliações

Nada irá melhorar sua performance mais do que o feedback, e formulários de avaliação são as ferramentas mais comuns entre palestrantes. Muitas organizações que lhe convidam para palestrar irão providenciar formulários para o público, e nesses casos, está por sua conta pedir uma cópia dos resultados para os organizadores depois do evento. (É improvável que um organizador de conferência se recuse a compartilhá-lhas, e em muitos casos eles providenciarão antes mesmo que você peça.)

Quando os organizadores não cobrirem esse aspecto – uma pergunta a ser incluída na sua sondagem do evento – leve seu próprio formulário de avaliação. O público é notávelmente impaciente com formulários longos, especialmente quando desejam sair para outra sessão, logo mantenha o questionário curto.

Providencie questões de multipla escolha que possam ser marcadas rapidamente, e também inclua uma questão aberta (Como essa apresentação pode melhorar?) que irá permiti-los oferecer um feedback que não foi previsto na multipla escolha. Distribua o formulário no início da palestra. Isso reforça a mensagem que você está interessado na opinião do seu público, condicione os membros da platéia a pensar criticamente sobre a sua apresentação, e prepare-os para dispor de alguns minutos no final para que coloquem seus pensamentos no papel. Não dói nem um pouco para o público saber que você tem confiança o suficiente para saber da opinião deles a respeito do seu trabalho.

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Como Garantir que o seu Movimento se Fortaleça com o Passar do Tempo

Por Susannah Vila

O Facebook, se combinado com a mensagem certa, o ambiente certo e as pessoas certas, pode de fato ajudar a tirar multidões enormes da inércia. As novas tecnologias facilitam o envio de informações para muito mais pessoas, de forma muito mais rápida. O resultado? Quarteirões e praças cheias de manifestantes.

Mas isso significa que você criou uma mudança duradoura? Não necessariamente. É muito bom e essencial para um movimento ter algum sucesso, mas é ainda mais importante capitalizar em cima desse sucesso, reagrupar e levar o seu movimento para a próxima etapa.

Aqui estão alguns passos de como proceder.

Passo 1.

Capitalize em cima do seu sucesso! Embora seja essencial atingir os objetivos, é ainda mais importante capitalizar em cima desse sucesso e se reagrupar. Aja rápido, aproveitando para aumentar a visibilidade e a conscientização para obter mais recursos para sua campanha: solicite conselhos estratégicos de pessoas [de fora do movimento] com mais experiência, recrute novos membros e voluntários, se você precisar de financiamento, então agora é a hora de fazê-lo.

Passo 2.

Seja mais organizado. Você mobilizou muitas pessoas que não foram anteriormente acionadas, mas isso não significa que elas estejam treinadas. Cabe a você organizá-las. Como você contacta os novos membros hoje e, contactará se necessário, nas semanas seguintes? Sempre que possível, colete e-mails, números de telefone celular, nomes de usuário do Twitter e URLs de Facebook e guarde-os em um documento que será salvo em mais de um lugar.

Dica!

Você pode usar a função informações para descobrir quem gosta de sua página no Facebook, e postar atualizações que serão enviadas apenas para as pessoas de certas regiões ou grupos seletos.

Passo 3.

Crie uma nova visão e uma nova teoria de mudança! Reconcilie o seu objetivo original com os acontecimentos recentes e identifique uma nova visão de longo prazo para a mudança. O novo plano além de incluir uma compreensão do que você deseja alcançar, também deve descrever como alcançá - lo. Elabore um cronograma claro e definido que inclua suas próximas ações - por exemplo, protestos semanais - e como eles vão aproximá-lo do seu objetivo de longo prazo.

Passo 4.

Obtenha feedback! Sua campanha não foi bem sucedida apenas por causa das pessoas mais atuantes, mas sim por causa de todos os envolvidos - é por isso que é tão importante perguntar as pessoas que participaram qual deverá ser o próximo passo. Não decida nada individualmente ou com um pequeno grupo de integrantes mais engajados.

Caso lhe perguntem qual será o seu próximo passo, exclame: “Pergunte ao Facebook.” Isso é mais fácil de dizer do que fazer, mas o sentimento é muito preciso: ao identificar uma nova visão para a sua campanha, torne-a tão fácil quanto possível para os membros decidirem.

Passo 5.

Torne a sua nova visão pública: É inútil perguntar no Facebook se ninguém compreende a proposta. Elabore um documento interno para circular entre os organizadores com o feedback que você recebeu. Compartilhe com todos os envolvidos. O processo de se organizar pelo feedback pode ser tão transparente e público como qualquer outro aspecto de sua campanha.

Quando uma decisão for tomada, divulgue-a em todo o lugar – no Facebook, no seu website, no seu Twitter, e numa corrente de e-mail – para que todos possam estar por dentro do assunto.

I.E...

Uma boa prática é utilizar o Facebook e criar um “fórum” no Google Moderator, a fim de questionar os membros sobre o que eles consideram que deve ser feito a seguir, pois, caso lhe falte um plano em mãos, através da dinâmica desse feedback e da ação conjunta baseada nele, há mais chances de acerto.

Passo 6.

Baseado no seu plano modificado, crie um novo cronograma de campanha com novas táticas e objetivos de curto prazo. Ao fazer isso, você terá que refletir bastante sobre o quanto as coisas mudaram devido ao seu empenho, e quais conseqüências dessa mudança se apresentam para a próxima fase da sua campanha. Pergunte-se:

-O meu público-alvo continua o mesmo ou mudou?

-Quem detém agora os meios para criar a mudança que desejo?

-Os ativistas envolvidos continuam os mesmos?

Dica!

Uma “Teoria da Mudança[*]” se refere a uma compreensão articulada de como as suas ações (protestos semanais, por exemplo) irão criar a mudança que você deseja. Todos em sua campanha devem saber o significado de uma teoria da mudança!

Passo 7.

Redefina sua liderança. Todos podem ser líderes caso estejam todos sendo coordenados e operando com uma estratégia e propósito em comum. Agora que você tem um objetivo de longo prazo, ofereça as ferramentas aos organizadores espalhados pelo país para levar essa visão de mudança adiante e trabalharem por conta própria.

Dica!

Aborde as pessoas mais competentes até o momento e peça-lhes para assumir uma função de liderança. Colocar essa medida em prática é vital para o crescimento no futuro; enquanto você expande em tamanho e escopo, você precisará de ajuda para administrar a organização.

Passo 8.

Resuma sua história de sucesso em um vídeo e em um artigo de blog. Use a cobertura de eventos passados ou imagens que representam melhor a sua causa, edite um vídeo curto (de 2 a 3 minutos) que mostre o que vocês concluíram até o momento. Isso dá as pessoas os parâmetros para saber do que se trata a sua organização, das suas capacidades, e atrairá novos membros. Lembre - se de chamar as pessoas para agir, que você deve ter definido quando se decidiu por uma nova meta de longo prazo.

Passo 9.

O segundo dia do seu movimento é tão importante quanto o primeiro, e também deve ser tão bem planejado quanto.

[*] Uma Teoria de Mudança é uma abordagem para ajudar a esclarecer quais mudanças uma organização almeja para a sociedade, como se pretende atingir esses objetivos, e quais questões e pressupostos estão sendo considerados.

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Como Manter Seu Movimento Organizado

Por Susannah Vila

Você mobilizou várias pessoas que não foram acionadas anteriormente, o que todavia de forma alguma significa que estejam treinadas. Cabe a você, e a ninguém mais, conduzi-las à organização. Você estará disposto a entrar em contato com os novos membros hoje e, se necessário, nas próximas semanas?

Passo 1.

A essência de uma organização eficiente são suas pessoas. É crucial uma boa gestão de contatos, e vale a pena gastar seu tempo para organizar seus contatos meticulosamente e mantê-los atualizados.

Isso significa, no mínimo, manter uma lista geral completa com nome, e-mail, telefone celular, Twitter e/ou Facebook.

Melhor ainda, também inclua profissão, habilidades, interesses de voluntariado e um histórico de suas contribuições.

Dica!

Não deixe que qualquer voluntário administre essa lista pra você. Tenha a certeza de que o gestor da lista é confiável e preciso.

Passo 2.

Crie cópias de tudo que seja importante – sua lista deve estar disponível em diversos HDs e em inúmeros serviços de armazenamento de dados online (servidores de nuvem). A lista de contatos de uma organização é o seu bem mais precioso. Ela deve ser protegida e também considerada confidencial. Faça BACK UP da sua lista de contatos regularmente!

I.E...

Organizadores devem salvar os nomes e as informações para contato de cada um no Google Docs e também Offline [*] para o caso de perderem acesso ao Facebook ou a internet. Saiba como agir em caso da perda de acesso à internet.

Passo 3.

Colete e-mails de todos que você puder, telefone para alguém para atualizar seus dados caso o e-mail antigo não funcione mais, e faça backup da lista freqüentemente.

Passo 4.

Faça listas diferentes para propósitos diferentes. Por exemplo, uma lista para adesões, outra lista para o comitê de direção, outra para as pessoas interessadas no seu trabalho.

Passo 5.

Correntes telefônicas são uma forma extremamente prática de transmitir informações complicadas, alcançar aqueles sem e-mail, e rapidamente reunir as tropas. No entanto isso requer que alguém seja o coordenador da corrente telefônica.

Uma corrente telefônica é uma estrutura piramidal que se inicia com um coordenador chamando vários outros, e fornecendo-lhes as informações para passar adiante. Por sua vez, eles ligam para os telefones de suas listas, que passam a ligação adiante, e assim sucessivamente, até que a lista completa tenha sido convocada.

Cada integrante normalmente é capaz de contatar de 3 a 10 pessoas. Enquanto as ramificações prosseguem, e cada membro ativo passa a mensagem adiante, o número de pessoas que pode ser alcançada cresce exponencialmente – em outras palavras, muito rápido!

Dica!

Considere usar uma ferramenta como o Frontline SMS para armazenar e administrar todos os números telefônicos dos membros do grupo.

Passo 6.

Gerenciamento do tempo – “ativistas” são chamados assim por uma razão. Porque tendem a ser incrivelmente ativos ao fazer trabalhos considerados fundamentais nessa vida. O gerenciamento do tempo é a arte de tratar do que é importante e urgente, e saber o que deixar para depois. Gerenciamento do tempo é também a arte de planejar seus projetos, incluindo cronogramas, recursos necessários e hierarquia de tarefas – em outras palavras, que tarefas dependem da conclusão de outras para que sejam concluídas?

[*] O termo “offline” quer dizer que foi feito um backup do material, independentemente da necessidade de conexão com a internet.

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