sexta-feira, 18 de abril de 2014

Dicas de Sucesso para Delegar Tarefas


Por Mary McGhee
  1. Seja específico... é fácil dar a alguém uma tarefa vaga (“você cuidará da publicidade”) apenas para descobrir depois que o que a pessoa entendeu foi algo completamente diferente do que você quis dizer. As pessoas precisam saber por quais tarefas são responsáveis e como o resultado final de sua tarefa deve ser. Exemplo: “Prepare um artigo e envie ao jornal local, TV e para a rádio um mês antes do evento.”
  2. ...mas não imponha sua perspectiva. Diga o suficiente para que saibam o que é esperado deles, mas deixando que tenham chance de pensarem por si próprios. Deixe um espaço para as pessoas tomarem decisões individuais e escolherem a forma de fazer a tarefa de um jeito que as satisfaça melhor. Isso faz com que se sintam respeitados e confiáveis e como parte do grupo. Isso gera um sentimento de orgulho e propriedade no projeto, e lhes dá uma chance de desenvolver suas habilidades e confiança. Eles podem não fazer um trabalho exepcional [que você considera que você mesmo faria], mas que continuaria sendo bom o suficiente – e os benefícios para a pessoa que o realizou provavelmente compensam.
  3. Defina os prazos. Tenha certeza que a pessoa compreendeu quando terá as coisas que precisa de outras pessoas, quando a parte delas da tarefa precisa ser entregue, e como isso se encaixa na perspectiva total do projeto.
  4. Acompanhe. Confira com a pessoa para qual a tarefa foi delegada como as coisas estão indo. Pergunte se surgiu alguma questão desde a última vez em que vocês se falaram. Certifique-se se eles tem tudo que é necessário para concluir a tarefa, e se estão tendo a assistência e cooperação dos outros. As vezes as pessoas relutam em admitir que não entenderam algo, ou que estão com dificuldades. Perguntar sobre o andamento da tarefa lhes dá oportunidade de se abrir. Também é um meio de descobrir se alguém não está cumprindo sua parte antes que seja tarde demais.
  5. Distribua as tarefas de acordo com as habilidades das pessoas... algumas pessoas escrevem bem, mas odeiam falar no telefone. Algumas pessoas são extremamente persuasivas para arrecadar fundos, enquanto outras fariam qualquer coisa exceto pedir doações. Descubra o talento das pessoas, o que gostam de fazer, e tire o melhor disso.
  6. ...mas não deixe as pessoas ficarem estigmatizadas contra a própria vontade. Pessoas com habilidades únicas (artística, computacional, etc.) sempre ficam presas ao mesmo serviço, por o fazerem muito bem. Se eles gostam disso, tudo bem (apesar que você pode encorajá-los a fazer algo diferente de vez enquando). Mas eles podem estar ansiosos para variar de tarefa – e deve haver alguém afim de ter uma chance de fazer o trabalho “deles” também.
  7. Certfique-se que as tarefas foram distribuídas justa e realísticamente. Maioria dos grupos tem um burro de carga que tende a assumir mais compromissos do que é capaz de cumprir – as vezes ao ponto da exaustão e esgotamento. Outro problema é a pessoa que é levada pelo entusiamo do momento e se propõem a fazer coisas, e então se vê incapaz de dar continuidade as coisas com as quais se comprometeu. Incentive as pessoas a avaliar realísticamente sua carga de trabalho e habilidades, e a assumirem tarefas que possam cumprir sem maiores complicações.
  8. Dê um feedback preciso e honesto. As pessoas querem saber se estão cumprindo as expectativas, e elas merecem uma opinião honesta. Elogie o esforço e o bom trabalho, mas também avise-os onde podem melhorar. Encoraje-os a assumir riscos e a crescer ao lidar com os erros e esforços nem-tão-bem-sucedidos-assim como uma chance de aprender e se superar na próxima oportunidade.

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